> Strona domowa > Outsourcing dokumentów > Usługi związane z przetwarzaniem transakcji dokumentowych

Usługi Xerox Document Transaction Processing Services

Czy kluczowe informacje biznesowe są w Twojej firmie łatwo dostępne i spójne? Jak szybko Twoja firma rozpatruje wnioski klientów i odpowiada na zapytania?

Usługi Xerox Document Transaction Processing Services pozwalają usprawnić procesy firmowe, napędzając rozwój, obniżając koszty i zapewniając trwałą przewagę konkurencyjną. Automatyzujemy działalność biurową firmy poprzez zarządzanie dokumentami przychodzącymi, ich digitalizację, indeksowanie oraz przekazywanie zawartych w nich danych do elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją i archiwizacji.

Sprostaj wyzwaniom w biznesie - Prosimy o wypełnienie formularza:

Postaw na transformację danych, która napędza rozwój

Postaw na transformację danych, która napędza rozwój

Wszystkie działy firmy mają szybszy dostęp do jednego źródła informacji. Umożliwia to szybsze odpowiadanie na zapytania klientów dzięki przetwarzającej je aplikacji. Pracownicy nie będą już tracić czasu na obsługę różnorodnych procesów związanych z pocztą w różnych działach firmy. Zyskane w ten sposób rzeczywiste oszczędności i zwiększona wydajność umożliwiają sprawniejsze, bardziej dynamiczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Postaw na transformację danych, która napędza rozwój
  • Optymalizacja procesów otwierania nowych kanałów sprzedaży w celu przyspieszenia przepływu gotówki.
  • Redukcja kosztów transakcyjnych oraz zwiększenie dokładności i wydajności procesów finansowych.
  • Uproszczenie, ustandaryzowanie i zcentralizowanie procesów wdrażania pracowników i komunikacji.
  • Lepsza obsługa klientów w najważniejszych obszarach w celu zachowywania i budowania dobrych relacji.
  • Stała i niezawodna obsługa klientów w okresach szczytowego i zwykłego obciążenia.
  • Możliwość monitorowania zgodności działań zaplecza firmy.


Korzyści dla klienta

Korzyści dla klienta

Usługi Xerox Document Transaction Processing Services pomagają wyeliminować koszty uwięzione w działalności zaplecza firmy i napędzać rozwój. Postaw na transformację danych biznesowych i:

Zwiększ produktywność Przekształć stosowane procesy poprzez przechwytywanie kluczowych informacji biznesowych w miejscu ich powstawania. Popraw możliwości wyszukiwania i odzyskiwania dokumentów, jednocześnie łącząc ze sobą powiązane informacje. Łatwo znajdziesz ważne dane zawsze wtedy, gdy będą potrzebne.

Usprawnienie procesów Wyeliminuj wąskie gardła związane z utratą lub brakiem danych poprzez bezpieczne przechowywanie i zarządzanie dokumentacją oraz automatyzację przekazywania informacji w kluczowych procesach biznesowych.

Niższe koszty operacyjne Zyskaj na ekonomii skali poprzez zredukowanie kosztów eksploatacji systemów i pracy dzięki automatyzacji procesów. Spowoduje to również znaczne obniżenie liczby dokumentów drukowanych oraz skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie informacji.

Większe zadowolenie klientów Przyspiesz i popraw jakość tworzenia nowego konta klienckiego. Lepsze zarządzanie dokumentacją w całym okresie obsługi danego klienta zwiększy jego zadowolenie na każdym etapie współpracy — od jej rozpoczęcia przez cały okres utrzymywania relacji.

Skuteczniejsze zarządzanie gotówką Automatyzacja procesów pozwala maksymalizować korzyści z rabatów za wczesne płatności oraz oszczędzać poprzez unikanie kar za opóźnienia w płatnościach.

Zgodność z normami Łatwy do skontrolowania rejestr danych umożliwia usprawnienie funkcjonowania wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, zapewnienie zgodności z normami oraz zmniejszenie ryzyka.



Applications/Capabilities

Applications/Capabilities

Usługi Xerox Document Transaction Processing Services pomagają firmom w digitalizacji dokumentów oraz przekształceniu procesów biznesowych, zwiększając wydajność i obniżając koszty. Gdy zaplecze firmy działa bardziej wydajnie, pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu dokumentów, a więcej na udoskonalaniu obsługi i generowaniu zysków. Warto więc zapewnić pracownikom natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji, aby przyspieszyć ich pracę i zmniejszyć ryzyko błędów.

Zdobywanie i obsługa klientów Usprawnij funkcjonowanie obsługi klientów w swojej firmie poprzez outsourcing cyfrowej obsługi odbierania, przetwarzania i zatwierdzania danych. Zautomatyzowane, spójne procesy umożliwią szybsze otwieranie kont klienckich. Zapewni to wydajność i doskonałą jakość reakcji na potrzeby klientów oraz bieżącej obsługi.

Wdrażanie pracowników i komunikacja Zredukuj czas i koszty przetwarzania związane z obsługą dokumentów w całym okresie zatrudnienia pracownika. Wydajny, zcentralizowany system zarządzania danymi umożliwia bezpieczne, spójne i poufne przekazywanie dokumentów kadrowych.

Przetwarzanie faktur Usprawnij obsługę dokumentów i korespondencji związanych z operacjami finansowymi, aby wyeliminować czasochłonne ręczne wyszukiwanie. Poprzez optymalizację procesów obsługi należności dzięki zintegrowanym rozwiązaniom przepływu prac Twoja firma może w bardziej wydajny sposób sprawdzać faktury, odpowiadać na zapytania ze strony wykonawców i wewnętrzne oraz uzyskiwać zatwierdzenia. Oznacza to lepszy przepływ gotówki i obsługę dostawców.

Podróże i wydatki Eliminując tradycyjną biurokrację towarzyszącą składaniu i zatwierdzaniu próśb o zwrot poniesionych przez pracowników kosztów, zapewniamy lepszą wydajność zarówno pracowników działu finansowego, jak i operacyjnego. Efektem jest lepsza kontrola i przejrzystość zatwierdzanych wniosków, co daje większą gwarancję zgodności z obowiązującymi zasadami oraz usprawnia zarządzanie wydatkami. Firma zyskuje doskonały rejestr danych do przeprowadzenia audytu w jednym z kluczowych obszarów jej działalności — umożliwia to lepsze planowanie przyszłych budżetów.

Zarządzanie dokumentacją kredytów hipotecznych Skrócenie czasu uruchamiania pożyczek i procesów zatwierdzania pozwoli poprawić wyniki firmy. Dokumenty w postaci cyfrowej zapewniają natychmiastowy dostęp do danych kredytobiorców, co usprawnia obsługę klientów i przyspiesza sprzedaż na rynku wtórnym.

Sprawdzone podejście

Sprawdzone podejście

Oferujemy usługi z zakresu zarządzania dokumentacją i danymi, które usprawniają procesy biznesowe w celu zwiększenia kontroli i przyspieszenia dostępu do informacji.

Wprowadzanie danychDzięki wszechstronności naszych usług, świadczonych na miejscu i poza firmą, dane są wprowadzane cyfrowo, niezależnie od ich postaci — drukowanej lub elektronicznej.
  • Odbieranie, rejestracja, sortowanie i tworzenie pakietów dokumentów (drukowanych lub elektronicznych)
  • Identyfikacja typów dokumentów oraz oznaczanie jako priorytet, wyjątek lub wymagający specjalnej obsługi
  • Przekształcanie plików elektronicznych w powszechne formaty cyfrowe
  • Przekazywanie do obsługi specjalnej

PrzekształcanieSystemy obrazowania digitalizują dokumenty w celu zautomatyzowania wprowadzania danych, wykorzystując do tego inteligentne technologie obróbki dokumentów firmy Xerox, które przyspieszają przekazywanie danych.
  • Usługi skanowania korygowania i czyszczenia obrazów
  • Automatyczne przydzielanie do kategorii i klasyfikowanie informacji
  • Konwersja, pobieranie, kodowanie i weryfikacja danych
  • Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR = Optical Character Recognition)

Przetwarzanie transakcyjneDane elektroniczne są przekazywane do przetworzenia transakcyjnego w obrębie firmy, umożliwiając natychmiastowe i współdzielone korzystanie. Usprawnia to podejmowanie decyzji, zatwierdzanie i udzielanie odpowiedzi.
  • Uruchamianie kont klienckich
  • Dane klientów w celu obsługi i odpowiadania na zapytania
  • Dane należności i informacje finansowe
  • Informacje dotyczące wdrażania pracowników i komunikacji
  • Przychodząca i wychodząca korespondencja pomiędzy klientem a pracownikiem

PrzechowywanieNasze rozwiązania do przechowywania dokumentów i danych są szybkie, bezpieczne oraz elektronicznie zautomatyzowane, dzięki czemu pozwalają redukować koszty, poprawiając jednocześnie dostęp do informacji.
  • Systemy obrazowania i przechowywania danych na miejscu
  • Systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną z zewnętrznym hostingiem
  • Usługi archiwizacyjne
  • Sieciowy dostęp do informacji
  • Usługi raportowania

Dostarczanie informacjiZadbaj, aby Twoja firma miała dostęp do informacji zawsze i wszędzie tam, gdzie są potrzebne, za pośrednictwem kanałów dostosowanych do konkretnych potrzeb.
  • Elektroniczne
  • Drukowane

Wymierne efekty

Wymierne efekty

Skąd wiemy, że usprawnienie procesów biurowych poprzez korzystanie z usług Xerox Document Transaction Processing Services może w znacznym stopniu zmienić Twoją firmę? Widzieliśmy jak sprawdza się to w wielu innych firmach. Oto kilka przykładów wymiernych wyników, jakie osiągnęliśmy:

  • Dillard's, wiodący detalista, zaoszczędził 1,6 mln dolarów, usprawniając procesy obejmujące całą firmę oraz obsługę druku.
  • Park University, niezależna, liberalna instytucja poświęcona sztuce, działająca na amerykańskim Midweście, podjęła współpracę z Xerox Global Services w celu zapewnienia szybszego dostępu do informacji o studentach, uproszczenia przetwarzania formularzy, zmniejszenia kosztów poprzez pracę w systemie elektronicznym i zwiększenia potencjału przychodów dzięki wprowadzonym procesom mającym obsłużyć 300 procentowy wzrost liczby studentów.
  • Firma Dow Chemical, lider w branży technologicznej i naukowej, skrócił czas wprowadzenia produktów na rynek poprzez uproszczenie procesu opracowania produktu i umożliwienie działom rozwojowo-badawczym natychmiastowego globalnego dostępu do dokumentów.
  • Xerox pomógł firmie Marriott w usprawnieniu procesu regulowania zobowiązań i szybszego reagowania na roszczenia. Szybszy dostęp do dokumentów elektronicznych podwyższył poziom zadowolenia gości i pracowników hotelu Marriott oraz usprawnił przepływy pieniężne i zarządzanie dostawcami.
  • UWV, holenderska instytucja ubezpieczeń społecznych, wykorzystała oprogramowanie Xerox eFLOW w celu rozpoznawania słów kluczowych i danych w formularzach i listach klientów zawierających zgłoszenia odszkodowawcze oraz w celu automatycznego kierowania zgłoszeń do procesu uzyskiwania zatwierdzeń. Dzięki temu proces wypłaty odszkodowań dla obywateli został skrócony, wyeliminowano błędy oraz ograniczono koszty.
Xerox przyspieszył wyszukiwanie i dostęp do rysunków o kluczowym znaczeniu dla naszej działalności.
— Larry Valka, Menedżer projektów IT, Manitoba Hydro
Prawdziwe doświadczenie
Xerox zaprojektował i wdrożył system zarządzania dokumentami, obejmujący 40 oddalonych od siebie kampusów Park University. To połączyło różne procesy obsługi dokumentów, zmniejszyło koszty i podniosło poziom obsługi studentów.

zobacz pełną wersję studium przypadku
zobacz wszystkie studia przypadkówzobacz wszystkie studia przypadków
Spostrzeżenie
Zarządzanie danymi i dokumentacją to świetny kandydat na outsourcing. Rozwiązanie takie pozwala firmie skoncentrować się na głównych dziedzinach swojej działalności, pozostawiając obsługę druku oraz zarządzanie danymi i dokumentami specjalistom. W zamian firma otrzymuje same korzyści — niższe koszty, większą wydajność oraz szybszy dostęp do jednego źródła danych.

zobacz pełną wersję białej księgi
zobacz wszystkie białe księgizobacz wszystkie białe księgi