Miten paljon yrityksesi kuluttaa asiakirjojen luomiseen, jakamiseen, tulostukseen ja tallennukseen?
Miten voit saada asiakirjaprosessit ja kulut hallintaan?
Xerox Office Services auttavat yritystäsi saamaan asiakirjatuotannon prosessit ja kulut hallintaan. Voimme hallita kaikkia toimiston tulostuslaitteita – kuten tulostimia, kopiokoneita ja fakseja – riippumatta niiden valmistajasta tai mallista. Tuottavuus ja säästöt lisääntyvät, kun suunnittelemme ja toteutamme yhteistyössä yrityksesi kanssa optimaalisen asiakirjojen tuotantoympäristön.
Xeroxin käyttämä Lean Six Sigma -metodiikka ja vakiintuneet analysointimenetelmät auttavat tekemään faktapohjaisia päätöksiä ja jatkuvia parannuksia.
Työnkulun optimointi
Toimistopalvelujen tiimimme suunnittelee ja toteuttaa ratkaisun, joka on räätälöity yrityksesi tarpeisiin – se automatisoi ja integroi kaikki asiakirjapohjaiset prosessit.
Xerox voi hallita kaikkia asiakirjatuotantoon käytettäviä laitteita, tarvikkeita, palveluita ja uutta tekniikkaa – takaamme säästöt ja palvelutasot.
Yhtenäinen hallinta: Hallitsemme kaikkia tulostuslaitteita ja kulutustarvikkeita riippumatta siitä mitä laitemerkkejä yrityksesi käyttää.
Tarvikkeiden hankinta ja jakelu: Xerox auttaa hallitsemaan ja tehostamaan kaikkien laitemerkkien tarvikkeiden hankintaa ja jakelua ostovoimamme, tekniikkamme ja kokemuksemme avulla.
Toimittajien tehokkuus: Xerox varmistaa, että nykyiset tavarantoimittajat vastaavat sovittuja palvelutasoja.
Helpdesk-palvelut
Maailmanlaajuiset call centerimme tukevat kaikkia toimiston tulostusympäristön laitteita toimipaikasta riippumatta:
Helpdesk-ammattilaiset Koulutettu ja palveluhenkinen henkilöstömme käyttää laajaa tietämystään tuotteista, tekniikasta ja ongelmienratkaisusta ongelmien aiheuttajien nopeaan löytämiseen.
Tukikeskukset: Tukikeskuksemme käsittelevät tuhansia puheluita päivässä ja ovat yrityksesi oman ATK-tuen taustavoimana.
Ennaltaehkäisevä tuki: Työryhmämme pystyy ennakoimaan ongelma-alueita ja tekemään diagnoosin nopeasti, mikä auttaa yritystäsi selviytymään ongelmista ennen kuin tilanteesta muodostuu kriisi.
Loppukäyttäjien palvelut
Toimistopalvelujen ammattilaisemme ovat erikoistuneet asiakirjojen tuotantoympäristöjen muutoksiin:
Xerox Service Portal: Keräämämme laaja osaaminen on työntekijöidesi käytössä verkkoportaalimme kautta.
Hyödyllistä tietoa: Yksinkertaiset vinkkimme ja FAQ-tietomme auttavat loppukäyttäjiä löytämään ratkaisun itse.
Liiketoimisovellukset
Xerox Office Services tarjoavat tasapainoisen ja kattavan tavan hallita asiakirjatuotantoa – ja se tuottaa tulosta vuodesta toiseen. Keskitymme useisiin tärkeisiin liiketoiminnan alueisiin:
Laitteiden hallinta
Yrityksesi on sijoittanut huomattavasti pääomaa tulostimiin, kopiokoneisiin ja monitoimilaitteisiin. Työkalumme ja tekniikkamme soveltuvat yrityksesi nykyiseen toimistotulostusympäristöön, joten voitte hyödyntää aiempia laiteinvestointeja.
Tulostuslaitteiden hallinta ja palvelutasot
Autamme hallitsemaan kaikki asiakirjatuotantoon käytettäviä laitteita, riippumatta niiden valmistajasta ja nykyisten toimittajien tarjoamista palvelutasoista. Palvelumme ovat skaalattavia ja joustavia, jotta ne vastaisivat yrityksesi muuttuvia tarpeita.
Useiden valmistajien laitteita sisältävä toimistoympäristö
Yrityksesi asiakirjojen tuotantoympäristössä on useiden valmistajien laitteita. Meillä on yli 1,5 miljoonaa muiden valmistajien laitetta hallintasopimusten alaisena, joten tiedämme miten eri valmistajien laitteita sisältävä ympäristö toimii. Hallintasopimus kattaa kaiken helpdesk-tuesta, korjauksista, palvelutasosopimuksista ja tarvikkeista hankintoihin.
Laitteiston näkyvyys
Varmistamme, että näet selvästi mitä säästöjä tuotamme yrityksellesi. Laskutamme palveluista sähkö- tai puhelinlaskun tapaan: Näet tarkalleen, mistä maksat ja maksat vain siitä miten paljon käytät. Seuraamme jokaisen tuotetun sivun kuluja.
Hyväksi todettu toimintatapa
Xerox on kehittänyt toimivaksi havaitun menetelmän toimiston tulostusympäristön optimoimiseksi ja merkittävien, taattujen säästöjen takaamiseksi. Siinä on neljä vaihetta.
Omistajuuden kokonaiskulujen määrittäminen
Todellisten omistajuuden kokonaiskulujen määrittäminen on ehdottoman tärkeää, jotta voitaisiin tietää saadaanko todellista säästöä – ja vaikutuksia yrityksen taloudelliseen tulokseen. Xerox on suorittanut toimistokartoituksia 1990-luvun puolivälistä alkaen monissa yrityksissä ympäri maailmaa. Kartoitukset ovat kattaneet yhteensä 85 000 työntekijää. Käytämme Six Sigma -metodeja yrityksesi ympäristön arviointiin. Omistajuuden kokonaiskulujen määrittelyssä lasketaan kiinteät ja muuttuvat kulut, toteutetaan käyttötutkimuksia ja analysoidaan asiakirjaympäristön työnkulkuja.
Näytämme miten paljon yrityksesi käyttää asiakirjatuotantoon ja miten turhat kulut voidaan eliminoida. Näette tarkalleen mitä kukin tulostuskerta maksaa, mitä laitteita käytetään liian vähän (tai liikaa), mihin rahat oikein kuluvat, sekä miten tilannetta voidaan parantaa.
Optimoidun toimiston tulostusympäristön suunnittelu yrityksen tavoitteiden tueksi
Kun toimistopalvelujen tiimimme ymmärtää yrityksesi ja loppukäyttäjien tarpeet, sekä tarvittavat erityissovellukset, suunnittelemme yhteistyössä ihanteellisen asiakirjatuotantoympäristön. Kun oikeat laitteet ovat oikeassa paikassa, voimme tarjota loppukäyttäjille oikeat toiminnot oikeaan aikaan.
Koska tarpeet kehittyvät, käytämme vaiheittaista lähestymistapaa asiakirjaympäristön muuttamisessa ja jatkamme sopeuttamista varmistaaksemme takaamiemme kustannussäästöjen syntymisen.
Siirtyminen uuteen ympäristöön vähäisin häiriöin tai investoinnein
Suuren yrityksen toimistotulostuksen infrastruktuurin optimointi on tyypillisesti suuri projekti, joka on toteutettava vaiheittaisesti. Haluatte ehkä säilyttää aiemmin hankitut muiden valmistajien laitteet ja aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriöitä loppukäyttäjille, sekä pitää alkuvaiheen pääomatarpeen alhaisena. Siten projektista saadaan pian taloudellista hyötyä.
Xerox ottaa vastuun laitteiden seurannasta keskitetysti ja kaikkien siirtojen, lisäysten, muutosten ja käytöstä poistojen hallinnasta, sekä tulostukseen liittyvien tukipalvelujen tarjoamisesta. Näin siirtymävaihe pysyy aikataulussa ja yrityksen omien työntekijöiden ei tarvitse ottaa hoidettavakseen lisätehtäviä.
Toimiston tulostusympäristön hallinta ja lisäparannukset ajan myötä
Saavutettujen etujen säilyttämiseksi Xerox käyttää alan johtavia tulostuksenhallinnan työkaluja ja ohjelmistoja, joiden taustalla on keskitetty tuki- ja hallintahenkilöstö.
Laitehallinnan toimintatapaamme sisältyvät kaikki sovittujen palvelutasojen osa-alueet, mukaan lukien:
Proaktiivinen laitteiden valvonta ja hallinta
Kulutustarvikkeiden lisäys
Korjauspalvelut
Monikieliset tukipalvelut
Laitteiden siirtojen, lisäysten, muutosten ja käytöstä poistojen hallinta
Yksi yhdistetty lasku maata kohden
Yksityiskohtainen hallintoraportointi
Asiakkaan edut
Optimoimalla asiakirjatuotantoympäristösi Xerox Office Servicesyrityksesi saa monia tärkeitä etuja:
Sopimuksella taattuja säästöjä*
Toimistotulostuksen kustannuksia vähennetään 250 USD toimistotyöntekijää kohden vuodessa
Kuluja voidaan hallita ja ne voidaan kohdistaa tarkasti tulostuslaitteiden käytön mukaan
Käteisvaroja vapautuu, kun uudet laitteet ovat poissa yrityksen taseesta
Parannusta loppukäyttäjien tuottavuuteen ja tyytyväisyyteen
Toimistoympäristö muutetaan siten, että se sisältää oikeat laitteet oikeassa paikassa ja tarjoaa loppukäyttäjille oikeat toiminnot
Käytettävissä on myös kaikenkattava tulostuksenhallinnan palvelu, joka varmistaa korkean käyttöajan ja vähäiset työntekijöiden toimet
Parempaa tehokkuutta liiketoiminnan avainalueilla
IT-tukitoiminnot: Kun Xerox hoitaa kaikki tulostukseen liittyvät kyselyt, yrityksenne IT-resursseja vapautuu tehostamaan toimintaa muilla tärkeillä alueille – kuten palvelimet, desktop-sovellukset, jne.
Rahoitus (ostovelat): Satojen tai tuhansien laskutransaktioiden vaihtaminen vain yhteen neljännesvuosittaiseen laskuun merkitsee huomattavaa tehostusta ostovelkojen käsittelyssä.
* Taattua säästöä
Xerox Office Services tarjoavat sopimuksella taattuja säästöjä tulostuksen hallintapalvelullaan. Mittaamme ensin omistajuuden kokonaiskulut yrityksesi toimistoympäristön asiakirjalaitteille. Sitten teemme suuren lisäarvon palvelutarjouksen, jonka kautta tuotamme sopimuksella taattuja tuloksia ja säästöjä. Todelliset säästöt voivat vaihdella yrityksesi tarpeista, sopimusehdoista ja ratkaisun tavoitteista riippuen.
Mitattavaa menestystä
Mistä tiedämme, että Xerox Office Services voivat vaikuttaa merkittävästi liiketoimintaasi? Olemme auttaneet monia muita yrityksiä menestymään. Tässä on joitain esimerkkejä mitattavista tuloksista, joita olemme saavuttaneet:
Intercontinental Hotels Group, maailmanlaajuinen hotelliyritys, leikkasi kulujaan 1,2 miljoonalla dollarilla jo ensimmäisen vuoden aikana, paransi helpdeskin ratkaisemien ongelmien osuutta ja lyhensi ongelmien ratkaisuun kuluvaa aikaa yli puolella.
Sun Microsystems EMEA, johtava teknologiayritys, on leikannut tulostus- ja asiakirjakustannuksiaan noin 10% ja saanut korvattua 3 000 laskua vuosineljänneksessä ympäri Eurooppaa vain yhdellä laskulla kuukaudessa jokaista maata kohden.
Microsoft, johtava ohjelmisto- ja ratkaisuyritys, käytti laajaa Office Document Assessment -kartoitusta, joka osoitti tapoja työntekijöiden tyytyväisyyden parantamiseen kustannusten leikkaamisen lisäksi.
Xerox löysi monia mahdollisuuksia jo alkuvaiheen laajassa arvioinnissaan. Tarpeiden muuttuessa he ovat voineet reagoida tarjoamalla asianmukaisia ideoita ja palveluja. Meistä on hienoa, että he ovat apunamme parantaessamme prosessejamme.
—
Kent Wiley, Vice President, Training and Support, Dillard's Inc.
Xerox käytti Lean Six Sigma -metodeja auttaessaan Intercontinental Hotels Groupia leikkaamaan kulujaan 1,2 miljoonalla dollarilla ensimmäisen ja 1,4 miljoonalla toisen vuoden aikana. Samalla paransimme helpdeskin ratkaisemien ongelmien osuutta ja lyhensimme ongelmien ratkaisuun kuluvaa aikaa yli puolella.
Yritykset, jotka ovat ottaneet käyttöönsä tehokkaan laitehallinnan, voivat säästää 10–30 prosenttia tulostuskustannuksistaan. Mutta mahdollisuudet ovat vielä suuremmat, kun tulostusympäristöä tarkastellaan kokonaisvaltaisemmin.
Xerox löysi monia mahdollisuuksia jo alkuvaiheen laajassa arvioinnissaan. Tarpeiden muuttuessa he ovat voineet reagoida tarjoamalla asianmukaisia ideoita ja palveluja. Meistä on hienoa, että he ovat apunamme parantaessamme 