Terceirização de documentos e serviços comprovados para gerar eficiência, reduzir o tempo de retorno de rendimentos e aprimorar a experiência do seu cliente
Quanto sua empresa gasta para criar, compartilhar, imprimir e armazenar documentos?
Como é possível manter os processos de documentação e os custos sob controle?
Xerox Office Services ajuda a sua empresa a ter o controle dos processos e dos custos na impressão de documentos. A Xerox gerencia todos os seus dispositivos de impressão do escritório, como impressoras, copiadoras e aparelhos de fax, independentemente do fabricante ou do modelo. A economia com os custos e a produtividade aumentam continuamente, já que trabalhamos com a sua empresa para projetar e implementar o ambiente e os processos ideais para impressão de documentos.
Com as metodologias Lean Six Sigma da Xerox e as medidas estabelecidas para análise dos processos atuais, você terá um “painel de instrumentos” para tomar decisões baseadas em fatos e obter melhorias contínuas.
Otimização do fluxo de trabalho
Nossa equipe de serviços para escritórios projeta e implementa uma solução feita sob medida para a sua empresa, automatizando e integrando os processos relacionados aos documentos.
A Xerox gerencia todos os equipamentos, suprimentos, serviços e novas tecnologias relacionados à saída de documentos e garante economia e nível de serviços.
Gerenciamento centralizado: A Xerox gerencia todos os equipamentos e consumíveis do escritório, mesmo que sua empresa utilize outra marca.
Aquisição e distribuição de suprimentos: A Xerox o ajuda a controlar e consolidar a aquisição e a distribuição de todas as marcas de suprimentos, combinando poder de compra, tecnologia e experiência.
Desempenho do fornecedor: Nossa equipe garante que seus atuais fornecedores atinjam padrões desejados de serviço.
Serviços de assistência
Nossos call centers estão em todo o mundo e fornecem suporte a todos os dispositivos do seu ambiente de impressão de escritório, independentemente de onde estiverem localizados:
Profissionais de help desk: Nossa equipe de funcionários é habilmente treinada e se concentra no cliente. Além disso, nossa equipe usa seu excepcional conhecimento técnico sobre produtos e resolução de problemas para identificar rapidamente o ponto central da causa dos problemas.
Centros de suporte: Os centros de suporte da Xerox lidam com milhares de ligações todos os dias e são compatíveis com o help desk de TI da sua empresa, bem como com seus processos de suporte ao cliente.
Suporte preventivo: A capacidade da equipe da Xerox em antecipar e diagnosticar problemas ajuda a sua empresa a resolver esses problemas antes que se transformem em crises.
Serviços para o usuário final
Os profissionais de serviços para escritórios da Xerox são especializados em transformar ambientes de saída de documentos.
Portal de serviços da Xerox: Disponibilizamos a seus funcionários o portal da Xerox na Internet, onde armazenamos todo o nosso conhecimento.
Informações úteis: Dicas simples e perguntas freqüentes ajudam os usuários finais a ajudarem a si mesmos.
Aplicações de negócios
Xerox Office Services oferece uma abordagem ampla e equilibrada para o gerenciamento de impressão de documentos, o que fornece resultados sustentáveis, ano após ano. O foco está em várias áreas importantes de negócios:
Gerenciamento de bens
A sua empresa possui bastante capital investido nos dispositivos multifuncionais, impressoras e copiadoras. Nossas ferramentas e técnicas são desenvolvidas para trabalhar no ambiente de impressão atual do seu escritório, aproveitando os investimentos anteriores feitos em equipamentos.
Níveis de serviço e controle dos dispositivos de impressão
A Xerox ajuda a gerenciar todos os dispositivos de impressão de documentos da sua empresa, independentemente do fabricante, e os níveis de serviço acordados pelos atuais fornecedores. Oferecemos serviços flexíveis e escalonáveis, que se adequam às suas necessidades de mudança.
Ambiente de escritório com vários fornecedores:
Seu ambiente de impressão de documentos contém dispositivos de vários fabricantes. Temos mais de 1,5 milhão de dispositivos de outras marcas (não-Xerox) sob contrato, então sabemos como gerenciar todos os aspectos de um ambiente com vários fornecedores, e isso inclui help desks, consertos, acordos de níveis de serviço, suprimentos e aquisições.
Visibilidade de bens
Garantimos que você verá a economia que a Xerox gera para a sua empresa. Cobramos por nossos serviços de forma clara: você sabe exatamente pelo que está pagando e paga apenas por aquilo que usa. Acompanhamos o custo de cada página impressa.
Uma abordagem de sucesso
Para otimizar seu ambiente de impressão de escritório e economizar dinheiro de forma substancial, sustentável e garantida, a Xerox desenvolveu uma metodologia comprovada com quatro etapas principais.
Estabelecer o custo total de propriedade
Estabelecer o custo total de propriedade real é essencial para saber que realmente há economia e para fornecer resultados finais para sua empresa. Realizamos avaliações em escritórios desde a metade da década de 90 e tivemos impacto em mais de 85.000 funcionários em várias empresas, em todo o mundo. Para avaliar minuciosamente seu ambiente, aplicamos a metodologia Lean Six Sigma. A determinação do custo total de propriedade da sua empresa inclui o cálculo de custos de aquisição e de operação, a realização de estudos de usuários e a análise do fluxo de trabalho em todo o ambiente dos documentos.
Nós mostraremos a você quanto a impressão de escritório realmente custa para sua empresa, onde está o desperdício e como eliminá-lo. Você vai descobrir exatamente o quanto custa clicar em "imprimir", quais máquinas são muito ou pouco utilizadas, para onde está indo o seu dinheiro e o que a sua empresa pode fazer em relação a isso.
Projetar o ambiente de impressão de escritório ideal para dar suporte aos seus objetivos de negócio
Quando a nossa equipe de serviços em escritórios entende as necessidades da sua empresa, dos seus usuários e quais são as aplicações específicas que você necessita, a Xerox projeta, junto com você, o ambiente de impressão de documentos ideal. Colocando os dispositivos ideais nos lugares ideais, possibilitamos que os usuários finais acessem as funções certas no tempo certo.
E, porque as suas necessidades também evoluem, realizamos uma abordagem em etapas, para que seu ambiente de documentos se modifique, e fazemos ajustes a todo o momento, para garantir economias reais.
Transição para um novo ambiente com pouco transtorno e pouco investimento
A otimização da infra-estrutura de impressão de escritório em uma grande empresa é, normalmente, um grande projeto que requer uma migração em etapas. Você pode manter o equipamento adquirido de outros fornecedores para que haja menos transtorno para os usuários finais e para minimizar os custos iniciais de investimentos, e isso acelerará os retornos financeiros deste projeto.
Nós nos responsabilizamos pelo rastreamento dos bens, pelo gerenciamento de toda a atividade de movimentação, aquisição, alteração e eliminação (MACD, Move Add Change Dispose) de equipamentos e pela realização de serviços de help desk relacionados à impressão. Dessa forma, a transição é realizada sem problemas e a sua equipe interna não será sobrecarregada com novas tarefas.
Controle do seu ambiente de documento de escritório e realização de melhorias
Para garantir que haja benefícios, a Xerox usa ferramentas e softwares de gerenciamento líderes no mercado e uma equipe de gerenciamento e suporte centralizada.
Nossa abordagem na gestão de seus dispositivos cobre todos os aspectos dos níveis de serviço contratados, inclusive:
Monitoração e gestão proativas de documentos
Reabastecimento de consumíveis
Serviços de consertos
Serviços de help desk em vários idiomas
Controle de movimentação, aquisição, alteração e eliminação (MACD)
Uma fatura única e consolidada por país
Relatório detalhado de gerenciamento
Benefícios para o cliente
Ao otimizar seu ambiente de impressão de documentos com o Xerox Office Services, você obtém vários benefícios importantes para sua empresa:
Economia de custos garantida
Reduza os custos com impressão de escritório em até US$ 250,00 por funcionário ano
Controle, mantenha e aloque os custos de modo preciso, de acordo com a utilização do dispositivo de impressão
Tenha dinheiro sempre à mão: remova as novas aquisições da planilha de balanço
Satisfação e produtividade do usuário final otimizadas
Transforme seu ambiente empresarial com os dispositivos certos, nos lugares certos, com acessibilidade ideal para os usuários finais
Desfrute de um serviço de gerenciamento de impressão de escritório completo, o que garante um bom tempo de funcionamento e envolvimento reduzido dos funcionários
Eficiência aprimorada em áreas-chave do negócio
TI (help desk e suporte): Com a Xerox gerenciando todas as chamadas relacionadas às impressoras, sua equipe de TI estará livre para direcionar sua eficiência e desempenho em nível de serviço para outras áreas essenciais, como servidores, estações de trabalho e aplicativos.
Finanças (pagamento de contas): Ao reduzir centenas ou milhares de transações com faturas para apenas uma fatura por trimestre e por país, sua empresa será muito mais eficiente.
Sucesso mensurável
Como podemos saber que Xerox Office Services pode realmente fazer diferença em seus negócios? Já ajudamos muitas empresas a obterem êxito. Veja alguns exemplos dos resultados de desempenho mensuráveis que fornecemos:
Intercontinental Hotels Group, uma empresa global, reduziu seus custos em US$ 1,2 Milhões apenas no primeiro ano, aumentou a taxa de fechamento de chamadas de help desk e reduziu em mais da metade o tempo de resolução de problemas.
Sun Microsystems EMEA, líder em tecnologia, reduziu os custos com impressão e documentos em aproximadamente 10% e o número de faturas caiu de 3.000 por trimestre, na Europa, para 1fatura por país/mês.
A Microsoft, líder em softwares e soluções, usou uma avaliação abrangente de documentos de escritório para identificar formas de melhorar a satisfação do funcionário ao imprimir documentos, ao mesmo tempo em que reduzia custos.
A Xerox nos revelou várias oportunidades em sua abrangente avaliação. Conforme nossas necessidades evoluíram, eles foram capazes de responder com idéias e serviços adequados. É ótimo tê-los conosco nessa jornada para a melhoria dos nossos processos.
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Kent Wiley, Vice-presidente, Treinamento e suporte, Dillard's Inc.
Usando a metodologia Lean Six Sigma, a Xerox ajudou a Intercontinental Hotels Group a reduzir os custos em US$ 1,2 milhão no primeiro ano e em US$ 1,4 milhão no segundo ano, a aumentar a taxa de fechamento de chamadas de help desk e a reduzir em mais da metade o tempo de resolução de problemas.
Empresas que implementam um gerenciamento eficaz de dispositivos podem economizar de 10%a 30% nos custos de impressão, mas pode haver muitas outras oportunidades se a empresa tiver uma visão mais completa do ambiente de impressão.
A Xerox nos revelou várias oportunidades em sua abrangente avaliação. Conforme nossas necessidades evoluíram, eles foram capazes de responder com idéias e serviços adequados. É ótimo tê-los conosco nessa jornada para a melhoria dos nossos 