Servicios y procesos de subcontratación y externalización de documentos para aumentar la eficiencia, acelerar el tiempo de rentabilidad y mejorar la experiencia del cliente
¿Qué gasto incurre su empresa en la creación, uso compartido, impresión y almacenamiento de documentos?
¿Cómo se puede lograr un control de los gastos y de los procesos de documentos?
Servicios de Oficina Xerox ayuda a su organización a mantener el control de los procesos y de los gastos de salida de documentos. Gestionamos todos los dispositivos de impresión de oficina como impresoras, copiadoras y máquinas de fax, sin importar el fabricante ni el modelo. Su productividad y ahorro de gastos sigue aumentando mientras diseñamos e implementamos en conjunto el entorno y los procesos óptimos de salida de documentos.
Con indicadores definidos y las metodologías Lean Six Sigma de Xerox para el análisis de sus procesos actuales, se obtiene una base real de decisiones basada en situaciones reales y en continuas mejoras.
Optimización del flujo de trabajo
Nuestro equipo de servicios de oficina diseña e implementa una solución adaptada a su empresa que automatiza e integra los procesos documentales.
Capacidad de externalización (outsourcing) de documentos
Xerox administra todos los equipos de salida de documentos, suministros, servicio, así como la nueva tecnología para garantizar niveles extraordinarios de ahorro y servicio.
Único punto de gestión: Xerox administra todos los sistemas de impresión y suministros de oficina, independientemente del fabricante que utiliza su empresa.
Compra y distribución de suministros: Xerox le ayuda a controlar y consolidar la compra y distribución de todas las marcas de suministros con nuestra probada capacidad de compra, tecnología y experiencia.
Rendimiento de los proveedores: Nuestro equipo le asegura que los proveedores actuales suministran los niveles de servicios acordados.
Servicios de atención al cliente
Todos nuestros centros de atención al cliente en el mundo brindan asistencia a todos los sistemas de su entorno de impresión de oficina, en cualquier lugar donde se encuentren:
Profesionales en atención al cliente: Nuestro equipo de profesionales altamente capacitados y dedicados al cliente, utiliza sus vastos conocimientos técnicos, del producto y de solución de problemas para identificar rápidamente las causas del problema.
Centro de asistencia: Nuestros centros de asistencia manipulan miles de llamadas diarias y se integran con sus propios procesos de atención al cliente y asistencia de TI.
Asistencia preventiva: La capacidad de nuestro equipo de anticipar las áreas con problemas y diagnosticarlas rápidamente ayuda a su empresa a solucionar los problemas antes de convertirse en una crisis.
Servicios para usuarios finales
Nuestros profesionales de servicios de oficina se especializan en la transformación del entorno de la salida documental:
Portal de servicio de Xerox: Ponemos a disposición de sus empleados nuestra vasto conocimiento a través de nuestro portal web.
Información útil: También ofrecemos una base de datos de sugerencias y preguntas para ayudar a los usuarios a que se ayuden a sí mismos.
Aplicaciones empresariales
Servicios de Oficina Xerox ofrece un enfoque integral y equilibrado de la gestión de la salida de documentos, para entregar resultados valiosos y sostenibles cada año. Nos enfocamos en áreas clave de negocio:
Gestión de activos
Su empresa dispone de un capital considerable invertido en impresoras, copiadoras y dispositivos multifunción existentes. Nuestras herramientas y técnicas están diseñadas para funcionar dentro de su actual entorno de impresión de oficina de la empresa, aprovechando sus inversiones existentes en equipos.
Niveles de servicio y control de los dispositivos de salida
Le ayudamos a administrar todos sus dispositivos de salida, sin importar el fabricante y los niveles de servicio contratados con proveedores actuales. Para cumplir con sus necesidades en constante cambio, suministramos servicios muy flexibles y escalables.
Entornos de oficina de múltiples fabricantes
Su entorno de salida de documentos se compone de dispositivos de distintos fabricantes. Con más de 1,5 millones de dispositivos no Xerox con contratos de servicio, ofrecemos una gestión profesional de un entorno de múltiples fabricantes. Esto incluye asistencia al cliente, reparación, acuerdos de nivel de servicio, suministros y compras.
Percepción de activos
Aseguramos que notará claramente los ahorros que hemos generado en su empresa. El cargo de nuestros servicios es similar a una factura de servicios común; sabe exactamente lo que está pagando y paga solamente por lo que utiliza. Realizamos un seguimiento del gasto de cada página de documento que se entrega.
Planteamiento probado
Para optimizar su entorno de oficina de impresión y obtener un ahorro substancial, sostenible y garantizado, Xerox ha desarrollado una metodología reconocida y probada que se compone de cuatro pasos principales.
Establecimiento del coste total de propiedad
El establecimiento del coste total de propiedad verdadero es la clave para obtener ahorros reales; así como entregar resultados finales a su negocio. Hemos llevado a cabo asesoramientos de oficina desde mediados de 1990, incidiendo en el trabajo de más de 85.000 empleados en varias empresas en todo el mundo. Para evaluar exhaustivamente su entorno, aplicamos la metodología Six Sigma. La determinación del coste total de propiedad en su empresa incluye el cálculo de los costes de hardware y software, llevando a cabo un estudio de casos y analizando el flujo de trabajo en todo el entorno documental.
Le mostramos los verdaderos costes de la impresión en su empresa, dónde se realizan desperdicios y cómo eliminarlos. Descubrirá exactamente el coste de hacer clic en “imprimir”, qué máquinas se utilizan más que otras, dónde se gasta el dinero y cómo su empresa puede apalear las deficiencias existentes.
Diseño del entorno de impresión de oficina óptimo para ayudarle a cumplir sus objetivos de negocio
Una vez que nuestro equipo de servicios de oficina comprende las necesidades de su empresa, sus usuarios y las aplicaciones especializadas que se requieren, trabajamos con usted para diseñar el entorno de salida de documentos. Al colocar los dispositivos correctos en las ubicaciones correctas, se permite a los usuarios finales acceder las funciones correctas en el momento indicado.
Dado que sus necesidades cambian, realizamos un análisis en etapas para cambiar el entorno de documentos y después realizar los ajustes necesarios sistemáticamente para asegurar que logra los ahorros garantizados.
Transición a su nuevo entorno con una mínima interrupción o inversión
La optimización de la infraestructura de impresión en una gran organización es normalmente un proyecto substancial que requiere una migración paso a paso. Es posible que desee conservar los sistemas que ha adquirido de otros fabricantes para crear un mínimo de interrupción para los usuarios y reducir los costes de inversión en capital. Esto permite acelerar los beneficios financieros del proyecto.
Asumimos la responsabilidad de supervisar los activos, mediante la administración de toda la actividad de traslado, adición, cambio y desecho (MACD), y de la gestión de los servicios de asistencia relacionados con la impresión. De esta manera, la actividad de transición está bajo control, de manera que su personal interno se desliga de la tarea tediosa de lidiar con tareas adicionales.
Controle su entorno de documentos de oficina y realice mejoras sistemáticas
Para asegurar que existe un beneficio ininterrumpido, Xerox utiliza software y herramientas de gestión de impresión líder de la industria junto con una asistencia centralizada y un equipo de gestión.
Nuestro compromiso de gestionar sus dispositivos cubre todos los aspectos de los niveles de acuerdo de servicio, entre los que se incluyen:
Gestión y supervisión activa de dispositivos
Reposición de suministros
Servicios de reparación
Servicios de asistencia multilingüe
Control MACD (traslado, adición, cambio, desecho)
Un única factura consolidada por país
Creación de informes de gestión detallados
Ventajas para el cliente
La optimización del entorno de salida de documentos con Servicios de Oficina Xerox proporciona un número de beneficios significativos para su empresa:
Ahorros en costes garantizados con acuerdos*
Reducción de los costes de impresión en aproximadamente 170 euros por empleado de oficina por año.
Control, mantenimiento y asignación correcta de los costes según el uso de cada dispositivo de impresión.
Efectivo disponible al mantener activos nuevos fuera del presupuesto
Satisfacción y productividad mejorada del usuario
Transforme su entorno de oficina con los dispositivos correctos, en el lugar correcto y el acceso adecuado a las funciones para los usuarios.
Disfrute de un servicio total de gestión de la impresión que asegura un tiempo de producción óptimo y una mínima intervención del empleado.
Eficiencia mejorada en áreas clave del negocio
TI (asistencia y atención al cliente): con Xerox administrando el 100% de las llamadas relacionadas con las impresoras, el personal de TI está libre para impulsar un rendimiento de nivel de servicio y eficiente en otras áreas clave, como servidores, escritorios y aplicaciones.
Finanzas (cuentas a pagar): La reducción de cientos o miles de facturas a solo una factura por trimestre y por país, ofrece a las empresas beneficios altamente significativos.
* Ahorros garantizados
* Ahorros garantizados
Xerox garantiza el ahorro para su empresa a través de nuestra gestión de Servicios de Oficina. Primero medimos el coste total de propiedad para los dispositivos de documentos en su entorno de oficina. Posteriormente, ofrecemos una propuesta de servicio de alto valor mediante la entrega de resultados y ahorros garantizados a través de nuestro acuerdo. Los ahorros obtenidos varían en función de los requisitos, términos del acuerdo y objetivos de la solución.
Éxito mensurable
¿Cómo garantizamos que Servicios de Oficina Xerox puede ofrecerle una marcada diferencia para su negocio? Hemos ayudado a muchas otras empresas a alcanzar el éxito. Observe algunos ejemplos de los resultados de rendimiento mensurables ofrecidos:
Grupo de hoteles Intercontinental, una empresa mundial en hotelería, obtuvo una reducción de sus gastos de 800.000 euros el primer año solamente, un aumento de su índice de conclusión de casos relacionados con la atención al cliente y la reducción de más de la mitad del tiempo medio de resolución de problemas.
Sun Microsystems EMEA, un líder en tecnología, disminuyó sus gastos de impresión y documentos en aproximadamente un 10% y redujo 3.000 facturas por trimestre en toda Europa a una factura por país y por mes.
Microsoft, una empresa líder en software y soluciones, realizó una evaluación y valoración integral de sus documentos de oficina para señalar las formas de mejorar la satisfacción del empleado en la producción de documentos mientras se reducen los costes.
Xerox descubrió un gran número de oportunidades en su evaluación inicial. A medida que aumentan nuestras necesidades, Xerox nos ofrece alternativas y servicios muy apropiados. Es una gran satisfacción trabajar con Xerox en pro de los procesos de mejora.
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Kent Wiley, Vicepresidente de formación y asistencia, Dillard's Inc.
La implementación de la tecnología Lean Six Sigma de Xerox ha ayudado al grupo de hoteles Intercontinental a reducir los costes en aproximadamente 800.000 euros durante el primer año y en 1 millón de euros en el segundo año, así como aumentar los índices de cierre de casos en la asistencia al cliente y reducir el tiempo de resolución de problemas a más de la mitad.
Las empresas que implementan una administración de dispositivos efectiva pueden ahorrar entre un 10% y un 30% en sus costes de impresión, aunque existen muchas más oportunidades que se pueden alcanzar si se adopta una postura holística del entorno de producción de documentos.
Xerox descubrió un gran número de oportunidades en su evaluación inicial. A medida que aumentan nuestras necesidades, Xerox nos ofrece alternativas y servicios muy apropiados. Es una gran satisfacción trabajar con Xerox en pro de los procesos de 