Procesamiento de documentos por terceros y servicios demostrados para impulsar la eficacia, reducir el tiempo para generar ingresos y mejorar la experiencia de sus clientes
¿Cuánto gasta su empresa en crear, compartir, imprimir y almacenar documentos?
¿Cómo puede controlar los procesos de documentos y los costos?
Los Servicios de Oficina Xerox ayudan a su organización a lograr el control de los procesos y los costos para la
producción de documentos. Administramos todos los dispositivos de impresión de oficina (por ejemplo,
impresoras, copiadoras y equipos de fax) independientemente del fabricante o el modelo. La
productividad y el ahorro de costos de su organización continúan aumentando mientras trabajamos con
usted para diseñar e implementar el entorno y los procesos de producción de documentos óptimos.
con las metodologías Lean Six Sigma de Xerox y las medidas establecidas para analizar sus
procesos actuales, usted recibe un "tablero de control" para tomar decisiones basadas en hechos
y generar mejoras continuas.
Optimización del flujo de trabajo
nuestro equipo de servicios de oficina diseña e implementa una solución adaptada a su
organización que automatiza e integra los procesos que utilizan documentos.
Xerox administra todos los equipos, los suministros, los servicios y las nuevas tecnologías de
producción de documentos de su empresa y le garantiza niveles de ahorro y servicio.
Único punto de administración: administramos todos los equipos y los insumos
de impresión de oficina independientemente de las marcas que utilice su organización.
Abastecimiento de suministros y distribución: Xerox lo ayuda a controlar y consolidar
la adquisición y la distribución de todas las marcas de suministros con nuestra combinación de poder
de compra, tecnología y experiencia.
Desempeño de proveedores: nuestro equipo le garantiza que sus proveedores actuales
cumplan con los niveles de servicio acordados.
Servicios de asistencia técnica
Nuestros centros de atención telefónica de todo el mundo brindan servicios de asistencia
técnica para todos los dispositivos de su entorno de impresión de oficina, independientemente
del lugar en donde se encuentren:
Profesionales de asistencia técnica: nuestro personal muy capacitado y concentrado
en los clientes utiliza el conocimiento excepcional que tiene sobre los productos,
aspectos técnicos y diagnóstico de problemas para identificar con rapidez el origen de
los problemas.
Centros de asistencia técnica: nuestros centros de asistencia técnica atienden
miles de llamadas por día y trabajan en conjunto con el personal de asistencia técnica de TI
y los procesos de asistencia técnica para usuarios de su organización.
Asistencia técnica preventiva la capacidad de nuestro equipo de anticipar áreas
problemáticas y diagnosticarlas con rapidez ayuda a su organización a resolver los problemas
antes de que se conviertan en crisis.
Servicios de usuarios finales
Nuestros profesionales de servicios de oficinas se especializan en la transformación de los entornos de
producción de documentos:
Portal de servicios de Xerox: ponemos nuestro amplio conocimiento de almacenamiento
a disposición de sus empleados a través de nuestro portal web.
Información útil: nuestros consejos simples y preguntas frecuentes permiten a los
usuarios finales ayudarse a sí mismos.
Aplicaciones comerciales
Los Servicios de Oficina Xerox ofrecen un enfoque balanceado y completo para administrar una
producción de documentos que brinde resultados continuos año tras año. Nos concentramos
en varias áreas comerciales:
Administración de activos
Su empresa tiene un capital considerable invertido en las impresoras, las copiadoras y
los dispositivos multifunción existentes. Nuestras herramientas y técnicas están
diseñadas para funcionar dentro del entorno de impresión actual de su organización
aprovechando las inversiones previas en equipos.
Niveles de servicio y control de los dispositivos de producción
Lo ayudamos a administrar todos sus dispositivos de producción de documentos,
independientemente del fabricante y los niveles de servicio acordados con los proveedores
actuales. Para satisfacer sus necesidades en evolución, proporcionamos servicios flexibles
que se pueden ampliar.
Entorno de oficina con varios proveedores
Su entorno de producción de documentos contiene dispositivos de varios fabricantes. Con
más de 1,5 millones de dispositivos que no son marca Xerox en nuestros contratos, sabemos
cómo administrar todos los aspectos de un entorno con varios proveedores. Esto incluye la
asistencia técnica, la reparación o la sustitución de equipos, los contratos de nivel de
servicio, los suministros y el abastecimiento.
Visibilidad de activos
nos aseguramos de que usted pueda ver con claridad los ahorros que hemos generado para su
organización. Cobramos por nuestros servicios de la misma manera en la que lo haría un
servicio de utilidades: usted sabe exactamente qué es lo que está pagando y paga sólo lo
que utiliza. Hacemos un seguimiento del costo de cada página de producción de documentos.
Un enfoque probado
Para optimizar su entorno de impresión de oficina y lograr ahorros de costos sustanciales, continuos y garantizados, Xerox ha desarrollado una metodología probada con cuatro pasos principales.
Establezca el costo total de propiedad
El establecimiento del verdadero costo total de propiedad es la clave para saber si los ahorros son
reales y generar resultados finales positivos para su empresa. Hemos realizado evaluaciones de oficinas
desde mediados de la década de los noventa, lo que ha generado un impacto en más de 85 000 empleados
en diversas organizaciones de todo el mundo. Para evaluar exhaustivamente su entorno, aplicamos
metodologías Six Sigma. La determinación del costo total de propiedad para su empresa incluye el
cálculo de los costos directos e indirectos, la realización de estudios de usuarios y el análisis
del flujo de trabajo en todo el entorno de documentos.
Le mostraremos cuánto cuesta realmente la impresión de oficina a su
organización, dónde se genera el desperdicio y cómo eliminarlo. Descubrirá exactamente
cuánto cuesta la "impresión" con un clic, qué equipos no se están aprovechando al
máximo y cuáles se están utilizando en exceso, a dónde va el dinero y qué puede hacer
la empresa acerca de la situación actual.
Diseñe el entorno de impresión de oficina óptimo para respaldar los objetivos de la empresa
Una vez que nuestro equipo de servicios de oficina comprenda las necesidades de su
organización, sus usuarios y las aplicaciones especializadas que usted requiere,
trabajamos con usted para diseñar el entorno de producción de documentos ideal.
Al poner los dispositivos adecuados en los lugares correctos, permitimos a sus usuarios finales
tener acceso a las funciones adecuadas en el momento oportuno.
Como sus necesidades evolucionan, seguimos un enfoque por fases para cambiar su
entorno de documentos y después hacemos ajustes continuos para garantizar que usted
logre el ahorro de costos garantizado.
Haga la transición a su nuevo entorno con pocas interrupciones o escasa inversión
La optimización de la infraestructura de impresión de oficina en una organización grande normalmente
es un proyecto importante que requiere una migración paso a paso. Tal vez usted decida conservar los
equipos que adquirió de otros proveedores para crear menos interrupciones para los usuarios finales y
reducir los costos iniciales de inversión de capital. De esta manera se acelerará el retorno
financiero del proyecto.
Nosotros asumimos la responsabilidad de llevar un control de los activos, administrar toda la
actividad de traslado, agregado, cambio y eliminación (MACD, por sus siglas en inglés) y brindar los
servicios de asistencia técnica relacionados con la impresión. Al hacerlo, la actividad de la
transición permanece encaminada y su equipo interno no tendrá la carga de tener que atender
tareas adicionales.
Controle el entorno de documentos de oficina y haga mejoras graduales
Para asegurar que los beneficios sean continuos, Xerox utiliza herramientas y
software de administración de impresión líderes en la industria junto con un equipo de
administración y asistencia centralizada.
Nuestro enfoque para la administración de dispositivos abarca todos los aspectos de los niveles de
servicio acordados, entre ellos:
Supervisión y administración proactivas de los dispositivos
Reposición de insumos
Servicios de reparación y reemplazo de equipos
Servicios de asistencia técnica en varios idiomas
Control de traslados, agregados, cambios y eliminación (MACD)
Factura única y consolidada por país
Generación de informes de administración detallados
Beneficios para el cliente
La optimización de su entorno de producción de documentos con los Servicios de Oficina Xerox brinda
una variedad de beneficios importantes para su empresa:
Ahorro de costos garantizado por contrato*
Reduzca los costos de impresión de oficina en aproximadamente US$250 por empleado que
trabaja en la oficina por año
Controle, mantenga y asigne adecuadamente los costos según el uso de los dispositivos
de impresión
Libere efectivo al mantener los nuevos activos fuera del balance general
Mayor productividad y satisfacción de los usuarios finales
Transforme el entorno de oficina con los dispositivos adecuados en los lugares correctos con el acceso adecuado a funciones para los usuarios finales
Disfrute de un servicio total de oficina de administración de impresión que le garantice un tiempo de actividad elevado y una baja participación de los empleados
Mayor eficacia en las áreas clave de la empresa
TI (asistencia técnica): al administrar Xerox el 100% de las llamadas relacionadas
con las impresoras, su personal de TI está libre para impulsar la eficacia y el desempeño del
nivel de servicio en otras áreas clave, por ejemplo, servidores, equipos de escritorio y
aplicaciones.
Finanzas (cuentas a pagar): la reducción de cientos o miles de transacciones de
facturación a sólo una por trimestre por país ofrece a su empresa una ganancia de eficacia
importante.
* Ahorros garantizados
Contratos de Xerox para garantizar ahorros para su organización a través de nuestros Servicios de Oficina
administrados. Primero medimos el costo total de propiedad para los dispositivos de documentos en su
entorno de oficina. Después le ofrecemos una propuesta de servicios de alto valor mediante la cual
nosotros brindamos resultados y ahorros garantizados establecidos por contrato. Los ahorros reales
variarán en función de los requisitos, los términos del contrato y los objetivos de la solución.
Éxito medible
¿Cómo sabemos que los Servicios de Oficina Xerox pueden marcar una diferencia sólida para su empresa?
Hemos ayudado a muchas otras organizaciones a tener éxito. Vea algunos ejemplos de los
resultados de desempeño medibles que hemos entregado:
Intercontinental Hotels Group, empresa global, redujo sus costos en US$1,2
millones sólo en el primer año, aumentó la tasa de cierre de la asistencia técnica y
redujo el tiempo promedio necesario para solucionar problemas en más de la mitad.
Sun Microsystems EMEA, líder de tecnología, redujo los costos de impresión y
documentos en aproximadamente un 10% y pasó de tener 3000 facturas por trimestre en toda
Europa a una factura por país por mes.
Microsoft, líder en software y soluciones, utilizó una evaluación de documentos de
oficina completa para detectar maneras en las que podía mejorar la satisfacción de los
empleados con la producción de documentos y a la vez reducir costos.
Xerox descubrió una variedad de oportunidades en su evaluación exhaustiva inicial. A medida que nuestras necesidades evolucionan, han podido responder con el conocimiento y los servicios adecuados. Es fantástico tenerlos con nosotros en nuestro viaje para mejorar los procesos.
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Kent Wiley, Vicepresidente, Capacitación y asistencia técnica, Dillard's Inc.
Con la metodología Lean Six Sigma, Xerox ayudó a Intercontinental Hotels Group a reducir costos en US$1,2 millones durante el primer año y US$1,4 millones durante el segundo año, aumentar la tasa de cierre de la asistencia técnica y reducir el tiempo promedio necesario para solucionar problemas en más de la mitad.
Las empresas que implementan una administración de dispositivos eficaz pueden ahorrar entre un 10 y un 30% en los costos de impresión, pero si se encara una visión más integral del entorno de producción pueden detectarse muchas oportunidades más.
Xerox descubrió una variedad de oportunidades en su evaluación exhaustiva inicial. A medida que nuestras necesidades evolucionan, han podido responder con el conocimiento y los servicios adecuados. Es fantástico tenerlos con nosotros en nuestro viaje para mejorar los 