Servicios y procesos de subcontratación y externalización de documentos para aumentar la eficiencia, acelerar el tiempo de rentabilidad y mejorar la experiencia del cliente
Servicios de Digitalización y Gestión Documental Xerox
¿Está la información crítica de la empresa fácilmente disponible?
¿Cree que el acceso fácil y rápido a la información es una ventaja estratégica?
Los Servicios de Digitalización y Gestión Documental Xerox agilizan sus flujos de trabajo de documentos para una óptima eficacia de costes y tiempos de respuesta. Nuestro equipo proporciona capacidades integrales, desde el escaneado y conversión de documentos hasta la gestión documental electrónica y el almacenamiento. Ya no perderá más tiempo en la búsqueda de información ni en gastos de almacenamiento del papel. Logre un acceso inmediato a la información y así brindarle a su empresa un cuadro más competitivo.
Nuestro equipo utiliza las metodologías Lean Six Sigma para analizar sus procesos de negocio existentes y descubrir oportunidades para una mejora.
Optimización del flujo de trabajo
Nuestros expertos diseñan e implementan soluciones que automatizan e integran procesos documentales alineados con sus criterios de medición del negocio.
Capacidad de externalización (outsourcing) de documentos
Nuestros expertos en la gestión documental administran la recepción y supervisión de los documentos durante todo el proceso de digitalización y preparan los documentos para un escaneado óptimo que garantiza la calidad.
Digitalización de los documentos
Proporcionamos tecnología y recursos de escaneado de documentos excepcional en todo su flujo de trabajo.
Indexación
Nuestros servicios proporcionan acceso completo y preciso a la información, ahí donde lo necesite.
Servicios de almacenamiento
Ofrecemos almacenamiento y gestión eficiente de contenido y registros en su instalación o en una instalación protegida de Xerox.
Depósito y desecho de documentos
Organizamos el almacenamiento de los documentos en papel hasta el tiempo de desecho.
Supervisión de los pedidos de trabajo
Aseguramos una alta calidad a través de controles apropiados y acuerdos de servicio garantizados.
Aplicaciones empresariales
Los Servicios de Digitalización y Gestión Documental Xerox le ayudan a digitalizar sus documentos y a agilizar los procesos para mejorar la eficiencia y reducir los costes. Nos enfocamos en varias áreas de negocio:
Compra y pagos
Agilice los procesos financieros de su empresa automatizando el flujo de documentos. El resultado es un mejor acceso a las actividades de revisión y aprobación, así como la integración con las aplicaciones existentes de planificación de recursos de la empresa.
Contratos legales y asistencia para litigios
Gestione el inicio, revisión, aprobación y supervisión de los contratos y acuerdos con terceros de su empresa, así como la asistencia para litigios, desde la proposición hasta la conclusión.
Procesamiento de solicitudes
Incremente la velocidad y eficacia de los procesos y transacciones de documentos de flujo de trabajo intenso y de gran volumen, tales como la admisión de estudiantes, el procesamiento de reclamos y los préstamos hipotecarios.
Seguridad y cumplimiento de normas (conservación de registros)
Reduzca al mínimo el riesgo de la empresa mediante una respuesta proactiva y completa a los requisitos de cumplimiento y normas para la validación y generación de informes.
Recursos humanos
Proporcione un entorno seguro para guardar y controlar los archivos del personal activo y pasado y la documentación complementaria.
Planteamiento probado
Xerox ofrece una gran gama de soluciones de escaneado y gestión de contenido. Le entregamos todo lo que necesita para agilizar sus procesos de documentos críticos para obtener mayor control, rápido acceso y seguridad.
Preparación
Reciba, ingrese, clasifique y organice los documentos
Detecte los tipos de documento e identifíquelos para establecer su prioridad, excepción o manipulación especial, según se requiera
Retire los acabados de encuadernación, desenrolle y alise
Convierta los archivos electrónicos a formatos digitales comunes
Encamine para una gestión especial
Garantía de calidad
Digitalización de documentos
Escanee las páginas
Importe los archivos
Imágenes con un 100% de garantía de calidad
Marque para el reescaneado
Conversión
Mejora de la imagen y limpieza
Enderezar automáticamente
Eliminar manchas automáticamente
Eliminar páginas en blanco automáticamente
Orientar las páginas automáticamente
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Conversión de archivos
Uso de la tecnología de compresión de Xerox (SILX)
Total garantía de calidad
Indexación
Pulsaciones manuales para búsquedas sencillas de texto
Código de barras, OMR/IMR
Extracción de base de datos
Garantía de calidad
Montaje y liberación
Entrega de imágenes y metadatos indexados en soportes, FTP, liberación de datos o almacenados en un depósito central seguro
Almacenamiento o destrucción según requisitos del cliente
Remontaje del documento impreso original y devolución al cliente
Seguridad
Documentos y pedidos de trabajo supervisados de forma segura durante todo el proceso (Gestor de digitalización de la producción de Xerox)
Ventajas para el cliente
El escaneado y el procesamiento de documentos con los Servicios de Digitalización y Gestión Documental Xerox proporcionan un gran número de beneficios para su negocio:
Mejora de la productividad
Agilice los procesos de trabajo mediante la captura de la información crítica del negocio, desde el comienzo. Mejore la capacidad de búsqueda y recuperación de los documentos —mientras se enlaza la información relacionada— para encontrar la información crítica en cualquier momento y en el lugar donde la necesite.
Reducción de costes de almacenamiento
El escaneado de documentos elimina los costes de almacenamiento de los documentos en papel, desde los formularios de recursos humanos hasta los carteles de venta.
Agilización de los procesos
Elimine los atascos asociados con la información perdida o faltante, mediante el almacenamiento y la posterior gestión segura de los documentos, así como la automatización del encaminamiento de la información dentro de los procesos críticos del negocio.
Mejora del tiempo de comercialización
Una vez que los documentos están digitalizados, puede proporcionar acceso instantáneo a la información desde cualquier escritorio.
Generación de informes correctos
Los documentos digitalizados impulsan la productividad de los procesos de información intensos y mejoran la calidad de la documentación que captura contenido de varias fuentes.
Compromiso y responsabilidad
Las capacidades de negocio y entrega de Xerox proporcionan acceso a tecnologías líderes, añadiendo valor para respaldar sus requisitos de negocio.
Éxito mensurable
¿Cómo garantizamos que el escaneado de documentos con Servicios de Digitalización y Gestión Documental Xerox aporta una sólida diferencia para su negocio? Nuestro éxito se pone en evidencia en muchas otras empresas. Observe algunos ejemplos de los resultados de rendimiento mensurables ofrecidos:
Manitoba Hydro, una extensa compañía de servicios canadienses, ahorró 1,5 millones de euros en mano de obra anual, aumentó la productividad de ingeniería y técnica y redujo los riesgos de seguridad para los empleados.
Dillard's, un distribuidor líder, ahorró 1 millón de euros agilizando los procesos de trabajo en toda la compañía, así como los requisitos de impresión.
Brewin Dolphin, un gran proveedor de servicios financieros del Reino Unido, aseguró el cumplimiento de normas y mejoró su base de datos de conocimiento de clientes.
Enterprise Rent-A-Car, la más conocida agencia de alquiler de autos de EE.UU., redujo los costes operativos mediante el traslado mensual de 1,7 millones de documentos a la intranet de la empresa.
Una empresa de servicios de asistencia sanitaria ahorró casi 2 millones de euros en el primer año y prevé incrementar los ingresos.
Un banco líder de servicios de Internet alcanzó una reducción de un 40%.
Xerox ha mejorado la velocidad de búsqueda y acceso a los gráficos críticos de nuestra empresa.
—
Larry Valka, Gestión de proyectos de TI, Manitoba Hydro
Enterprise Rent-A-Car, la compañía de alquiler de autos más prestigiosa de EE.UU., trabajó con Xerox para crear centros de impresión corporativos y regionales, y para consolidar el equipamiento de oficina e implementar servicios de digitalización y archivo, que dio como resultado una dramática reducción de costes y mejora de los procesos..
La implementación de normas, procedimientos y tecnologías sólidas de gestión de registros le ayudarán a apalear los grandes riesgos relacionados con registros, así como evitar consecuencias potencialmente costosas y generar una rentabilidad inmediata de la inversión.
Xerox ha mejorado la velocidad de búsqueda y acceso a los gráficos críticos de nuestra 