Xerox Imaging and Document Management Services (IDMS)
Le vostre informazioni aziendali chiave sono facili da trovare e distribuire?
Un accesso semplice e rapido alle informazioni è un vantaggio strategico per voi?
I Xerox Imaging and Document Management Services (IDMS) ottimizzano il vostro flusso di lavoro per documenti in termini di efficienza dei costi e tempi di risposta. Il nostro team offre una gamma completa di funzionalità, dalla scansione e conversione dei documenti alla gestione e archiviazione dei documenti elettronici. Non sarà più necessario sprecare tempo alla ricerca di dati e spendere soldi per conservare documenti cartacei. La possibilità di accesso istantaneo alle informazioni vi darà un fortissimo vantaggio competitivo.
Il nostro team utilizza il sistema Lean Six Sigma per analizzare i vostri processi aziendali esistenti e scoprire opportunità di miglioramento.
Ottimizzazione del flusso di lavoro
I nostri esperti progettano e realizzano soluzioni che automatizzano e integrano processi basati su documenti allineandoli alla vostra metrica aziendale.
I nostri esperti gestiscono la ricezione e il monitoraggio dei documenti lungo tutto il processo di imaging e preparano il documento per garantirne una scansione e una qualità ottimali.
Imaging dei documenti
Forniamo tecnologia di scansione documenti e risorse di assoluta avanguardia lungo tutto il vostro flusso di lavoro.
Indicizzazione
I nostri servizi forniscono un accesso accurato e completo alle informazioni quando richiesto.
Servizi di archiviazione
Offriamo un efficiente gestione e archiviazione di dati e contenuti nella vostra sede o in una struttura sicura Xerox.
Immagazzinaggio e smaltimento di documenti
Organizziamo l'archiviazione dei documenti cartacei fino al momento del loro smaltimento.
Monitoraggio degli ordini di lavoro
Assicuriamo la qualità grazie ad accurati controlli e contratti di assistenza garantiti.
Applicazioni aziendali
Xerox Imaging and Document Management Services (IDMS) aiuta le aziende a digitalizzare i documenti e a ottimizzare i processi per accrescere l'efficienza e ridurre i costi. Ci concentriamo su diverse applicazioni aziendali:
Acquisto e pagamenti finanziari
Ottimizzazione dei processi finanziari della vostra organizzazione mediante automatizzazione del flusso di documenti. Il risultato: migliore accessibilità alle funzioni di revisione/approvazione e migliore integrazione con le applicazioni ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti.
Supporto per contratti giuridici e vertenze
Gestione di stesura, analisi, approvazione e controllo dei contratti con terze parti dell'azienda e supporto per gli accordi e le vertenze lungo tutto l'iter legale.
Elaborazione delle applicazioni
Aumento della rapidità e dell'efficienza di transazioni e processi per documenti a flusso di lavoro intensivo, come ammissione di studenti, reclami e prestiti ipotecari.
Conformità alle norme per la sicurezza (conservazione dei record)
Riduzione al minimo dei rischi per la vostra organizzazione tramite una risposta proattiva e completa ai requisiti normativi e di conformità per le attività di convalida e creazione di rapporti.
Risorse umane
Creazione di un ambiente protetto per l'archiviazione e il controllo dei record del personale attivo e antecedente e documentazione di supporto.
Un approccio comprovato
Xerox offre una gamma di soluzioni di scansione documenti e gestione del contenuto. Offriamo tutto ciò che vi occorre per ottimizzare i vostri principali processi aziendali a uso intensivo di documenti e garantire maggiore controllo, accesso più rapido e massima sicurezza.
Preparazione
Ricezione, controllo, ordinamento e organizzazione in batch dei documenti
Identificazione del tipo di documento e contrassegno per gestione prioritaria o speciale in base alle esigenze
Eliminazione piegature, srotolamento e appiattimento
Conversione di file elettronici in formati digitali comuni
Instradamento per gestione speciale
Garanzia di qualità
Imaging di documenti
Scansione pagine
Importazione file
Immagini con Garanzia di qualità al 100%
Indicatori di ripetizione scansione
Conversione
Miglioramento e pulizia immagini
Correzione automatica della distorsione
Eliminazione automatica delle imperfezioni
Eliminazione automatica delle pagine vuote
Orientamento automatico della pagina
OCR (Optical Character Recognition)
Conversione file
Utilizzo della tecnologia di compressione Xerox (SILX)
Garanzia di qualità al 100%)
Indicizzazione
Pressione manuale di un tasto per abilitare la ricerca facilitata di parole chiave
Codice a barre, OMR/IMR
Estrazione di database
Garanzia di qualità
Riassemblaggio e rilascio
Immagini e metadati di indice forniti mediante supporti, FTP, rilascio dati, oppure archiviati in un archivio esterno sicuro
Archiviazione o distruzione in base alle istruzioni del cliente
Riassemblaggio e restituzione al cliente del documento cartaceo originale
Sicurezza
Documenti e ordini di lavoro vengono monitorati in modo sicuro lungo tutto il processo (Xerox Production Imaging Manager)
Vantaggi per il cliente
La scansione e l'elaborazione dei documenti con Xerox Imaging and Document Management Services (IDMS) offre alcuni significativi vantaggi per il vostro business:
Maggiore produttività
Ottimizzazione dei processi lavorativi grazie all'acquisizione di informazioni aziendali chiave al punto di origine. Migliorando la capacità di cercare e recuperare documenti – nonché di collegare tra loro tutte le relative informazioni – è possibile reperire informazioni importanti in qualunque momento occorrano.
Costi di conservazione ridotti
Digitalizzando i documenti si eliminano i costi di conservazione dei documenti cartacei, dai moduli HR alle fatture e ai materiali da esposizione.
Processi ottimizzati
Rimozione degli ingolfamenti associati alla perdita o non reperibilità di informazioni grazie a un sistema di archiviazione e gestione sicura dei documenti e di automazione dell'instradamento delle informazioni all'interno dei processi aziendali chiave.
Migliore time-to-market
Una volta digitalizzati i documenti, è possibile fornire l'accesso globale immediato alle informazioni da qualsiasi desktop.
Rapporti accurati
I documenti digitalizzati accrescono la produttività dei processi a uso intensivo di informazioni e migliorano la qualità della documentazione che trae il proprio contenuto da molteplici fonti.
Dedizione e senso di responsabilità
La competenza e la capacità professionale di Xerox offrono accesso a tecnologie di assoluta avanguardia a supporto delle vostre esigenze aziendali.
Successo concreto
Come facciamo a sapere che la scansione di documenti con Xerox Imaging and Document Management Services (IDMS) può fare davvero la differenza per il vostro business? Perché ne abbiamo avuto la prova con molte altre aziende. Date uno sguardo ad alcuni esempi di risultati concreti che abbiamo ottenuto:
Manitoba Hydro, una grande società di servizi pubblici canadese, ha risparmiato $2 milioni l'anno in forza lavoro, ha aumentato la produttività a livello ingegneristico e tecnico e ha ridotto i rischi alla sicurezza per i dipendenti.
Dillard's, un importante rivenditore al dettaglio, ha risparmiato $1,6 milioni ottimizzando i processi di lavoro e le esigenze di stampa dell'azienda.
Brewin Dolphin, una prestigiosa società di servizi finanziari britannica, ha ottenuto la conformità normativa e ha migliorato il database di informazioni sui clienti.
Enterprise Rent-A-Car, una delle più importanti società di autonoleggio degli Stati Uniti, ha ridotto i costi operativi trasferendo ogni mese 1,7 milioni di documenti sulla intranet aziendale.
Un'azienda del settore sanitario ha risparmiato $2,3 milioni nel primo anno, con un aumento dei ritorni previsti.
Un'importante banca online ha ottenuto una riduzione del 40 % in time-to-cash.
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Douglas Helmink, Vice President and General Manager, Business Process Services
Enterprise Rent-A-Car, la principale società di autonoleggio del Nord America, ha lavorato insieme a Xerox per creare dei centri stampa a livello aziendale e regionale, accorpare le apparecchiature in ufficio e attivare servizi di imaging digitale e archiviazione. Il risultato è stato una fortissima riduzione dei costi e un eccezionale aumento dell'efficienza dei processi.
Implementare tecnologie, procedure e politiche di gestione dati efficienti aiuta a ridurre i principali rischi per i vostri documenti, ad evitare conseguenze potenzialmente onerose e a generare un ritorno immediato sul vostro investimento.
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