L'expertise de l'externalisation et des services document pour une meilleure efficacité, des revenus plus rapides et une plus grande satisfaction du client
Gestion des processus administratifs et financiers
Des processus financiers inefficaces nuisent-ils à votre capacité d'autofinancement ?
Avez-vous des difficultés à trouver des moyens de bénéficier de remises pour paiement anticipé, de réduire le nombre de paiements en double et d'améliorer la productivité ?
Les Gestion des processus administratifs et financiers vous aident à gérer vos processus financiers de manière plus rentable. En utilisant une refonte des processus, nous numérisons et rationalisons le flux des documents « non structurés », depuis les courriers électroniques jusqu'aux télécopies, sur du papier ou en ligne, puis nous les intégrons dans vos données ERP (Enterprise Resource Planning) existantes. En fournissant à vos financiers un accès simple via le Web aux informations dont ils ont besoin, nous vous aidons à accélérer les processus, à améliorer la précision et à augmenter vos bénéfices.
Notre équipe propose des mesures et solutions standardisées pour la numérisation et l'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs et clients.
Optimisation du workflow
Nous remanions les processus afin de numériser les documents et de les intégrer dans vos systèmes ERP (Enterprise Resource Planning).
Xerox fournit des fonctionnalités complètes pour imager, indexer, stocker et détruire des documents via nos centres de gestion de documents globaux.
Accès aux informations
Nous proposons une gestion précise des informations à la minute près qui permet une résolution plus facile des litiges et des attentes ainsi qu'une prise de décisions plus rapide.
Niveaux de service cohérents et garantis
Nous vous servons de point de contact unique, ce qui simplifie la gestion des indicateurs de performances clés qui répondent aux critères de conformité financière.
Applications business
Les Gestion des processus administratifs et financiers ouvrent la voie à une amélioration des performances et à de réelles économies dans des domaines essentiels de votre entreprise :
Comptabilité fournisseurs
En optimisant le traitement des factures et les processus de comptabilité fournisseurs et en intégrant des solutions de workflow de premier ordre, votre entreprise est en mesure de fonctionner plus efficacement (validation des factures, réactivité aux demandes des fournisseurs et aux demandes internes, et obtention des approbations). Cette optimisation implique une meilleure capacité d'autofinancement et une meilleure gestion des fournisseurs.
Comptabilité clients
L'amélioration de la gestion des documents et de la correspondance relative au recouvrement des créances permet d'éliminer les recherches manuelles fastidieuses. Vous obtenez ainsi un accès instantané à toutes les informations dont vous avez besoin pour résoudre les litiges, ce qui permet de réduire considérablement votre délai moyen de recouvrement des créances. Deux autres conséquences concernent la réduction du niveau des créances irrécouvrables et l'augmentation de la capacité d'autofinancement pour les produits financiers.
Frais de déplacement
En éliminant la chasse aux traditionnelles notes de frais et autorisations, Xerox permet au personnel des services financiers comme au personnel d'exécution de gagner en productivité. Disposant d'une plus grande maîtrise et d'une plus grande visibilité, vous êtes à même de garantir la conformité des processus à la politique d'entreprise et de mieux gérer ce type de dépenses. Vous disposerez de la piste de vérification parfaite pour l'un des postes de dépenses les plus importants de votre entreprise grâce à un reporting amélioré permettant de suivre les plus grandes périodes de dépenses, ce qui permettra une meilleure planification des futures dépenses annuelles.
Comptabilité générale
Nous optimisons vos fonctions de comptabilité générale, de gestion financière et de reporting au sein d'un environnement de contrôles et de mise en conformité de premier ordre (incluant notamment la mise en conformité avec la section 404 de la loi Sarbanes Oxley). Vous bénéficiez alors d'un service performant qui répond aux normes les plus strictes en matière de gestion de données financières et comptables et ce à tous les niveaux des différentes entités de votre entreprise.
Une approche éprouvée
Xerox propose un large éventail de services de traitement des transactions pour la comptabilité clients, la facturation et le recouvrement, ainsi que les frais de déplacement.
Comptabilité clients, frais de déplacement
Les processus :
Services de documents > Extraction des données > Gestion des exceptions (identification et acheminement) > Services d'affaires > Décaissements
Les services :
Services documentaires
Encaissement centralisé
Tri/Lot
Indexation/Numérisation
Hôte/Archive
Extraction des données
Extraction de données CF
Mise en correspondance
Identification des exceptions
Acheminement des exceptions
Gestion des exceptions
Demandes de première ligne
Acheminement
Suivi
Support fournisseurs
Gestion des exceptions (acheminement)
Escalade fournisseurs
Escalade propriétaire
Résolution
Suivi
Services commerciaux
Paiements en double
Comptabilisation TVA
Administration des cartes électroniques
Rapports de gestion
Décaissements
Mise à jour ERP
Préparation des fichiers de paiement
Facturation et recouvrement
Les processus :
Facturation > Gestion du crédit > Contrôle du crédit > Gestion des litiges > Imputation des paiements > Opérations de banque/Rapprochement
Les services :
Facturation
Génération de factures
EDI/EBPP
Image/Archive
Envoi
Mise à jour ERP
Imputation des paiements
Imputation des paiements
Rapprochements
Solde non affecté
Mise à jour ERP
Établissement de rapports
Opérations de banque/Rapprochement
Rapprochements
Opérations de banque
Rapports de gestion
Avantages pour les clients
La refonte des processus métier et l'externalisation à l'aide des Gestion des processus administratifs et financiers offrent plusieurs avantages significatifs à votre entreprise :
Mise en conformité avec les exigences réglementaires : Améliorez vos contrôles internes, garantissez votre conformité et réduisez les risques via un suivi des documents financiers.
Réduction des coûts de fonctionnement : Réduisez les coûts du travail en automatisant et en externalisant les processus qui y sont liés, ce qui entraîne des économies et des améliorations de la productivité importantes.
Amélioration de la satisfaction client : Grâce à des processus plus efficaces, les paiements s'effectuent plus rapidement ce qui entraîne une amélioration significative des relations fournisseur/acheteur.
Exploitation des investissements existants : L'intégration des documents « non structurés » sur lesquels reposent vos processus financiers dans votre système ERP existant génère de la valeur ajoutée.
Meilleure gestion de la trésorerie : Profitez au maximum des remises pour paiement anticipé et faites des économies en réduisant les pénalités de retard.
Recouvrement plus rapide : Résolvez plus rapidement les litiges de facturation et diminuez votre délai moyen de recouvrement des créances.
Succès démontrés
Comment savons-nous que la refonte des processus métier via les Gestion des processus administratifs et financiers peut vraiment changer votre entreprise ? Nous avons constaté son efficacité dans de nombreuses autres entreprises. Voici quelques-uns des résultats mesurables que nous avons obtenus :
La société Widdowson Group, une importante entreprise de logistique britannique, a amélioré de 400 % son traitement des preuves de livraison, via l'élimination des demandes de renseignement clients et l'amélioration notable du recouvrement pour le service Comptabilité clients.
Un fournisseur international de Telco a considérablement réduit ses coûts de fonctionnement en gérant 2 millions de factures fournisseurs via un processus comptabilité fournisseurs entièrement automatisé.
Xerox Corporation a utilisé nos propres processus, logiciels et capacités extraterritoriales en Inde pour réduire les coûts de notre centre de services partagés basé à Dublin. Cet exemple inclut une large réduction du coût ETP et un processus automatisé de bout en bout pour la comptabilité clients qui permet d'améliorer la productivité et améliore encore la capacité de l'entreprise à augmenter les bénéfices liés aux remises pour paiement anticipé provenant des fournisseurs préférés. Xerox a l'intention de développer cette capacité dans le monde.
En tant qu'entreprise de logistique, nous devons veiller à ce que nos clients reçoivent des informations opportunes et précises sur leurs commandes.
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Richard Baxter, Responsable des systèmes informatiques, Widdowson Group
Les spécialistes Xerox ont travaillé en étroite collaboration avec l'entreprise de logistique britannique Widdowson Group pour lancer un nouveau système de numérisation et d'indexation permettant d'améliorer sa rapidité, son efficacité, sa précision et la satisfaction de ses clients, lequel système lui a fourni un nette avance sur la concurrence.
Un processus de gestion des litiges rationalisé qui associe les compétences, les processus et la technologie dans un système automatisé permet de réduire le délai moyen de recouvrement des créances, de diminuer les décomptes et les pertes sèches et au bout du compte, d'améliorer la satisfaction client.
En tant qu'entreprise de logistique, nous devons veiller à ce que nos clients reçoivent des informations opportunes et précises sur leurs 