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Gestion des processus et moyens d'impression bureautiques
Combien votre entreprise dépense-t-elle pour créer, partager, imprimer et stocker des documents ?
Comment pouvez-vous maîtriser vos processus documentaires et vos coûts ?
Les Gestion des processus et moyens d'impression bureautiques aident votre entreprise à maîtriser les processus et les coûts liés à la production de documents. Nous gérons tous vos périphériques d'impression de bureau, tels que les imprimantes, les copieurs et les télécopieurs, quels qu'en soient le fabricant et le modèle. Votre productivité et vos réductions de coûts continuent d'augmenter à mesure que nous nous efforçons avec vous de concevoir et mettre en place un environnement et des processus de production de documents optimaux.
Avec les méthodologies Lean Six Sigma et les mesures établies de Xerox pour analyser vos processus actuels, vous obtenez un « tableau de bord » utile à la prise de décisions basées sur des faits et à des améliorations permanentes.
Optimisation du workflow
Notre équipe des services de bureau conçoit et met en place une solution adaptée à votre entreprise qui lui permet d'automatiser et d'intégrer des processus documentaires.
Xerox gère tout votre matériel de production de documents, leurs consommables, leur entretien et les nouvelles technologies tout en vous garantissant des économies et des niveaux de service.
Point de gestion unique : Nous gérons tout le matériel d'impression de bureau et leurs consommables, quelle que soit la marque utilisée par votre entreprise.
Approvisionnement et distribution : Xerox vous aide à contrôler et regrouper l'achat et la distribution de toutes les marques de consommables grâce à sa conjonction de pouvoir d'achat, technologie et expérience.
Performances des fournisseurs : Notre équipe veille à ce que vos fournisseurs actuels respectent les niveaux de service convenus.
Services d'assistance
Nos centres d'appels répartis dans le monde entier prennent en charge tous les périphériques de votre environnement d'impression de bureau, où qu'ils se trouvent :
Professionnels de l'assistance : Notre personnel hautement qualifié et à l'écoute des clients utilise ses connaissances approfondies sur les produits, les aspects techniques et le dépannage pour identifier rapidement les causes premières des problèmes.
Centres d'assistance : Nos centres d'assistance gèrent des milliers d'appels chaque jour et s'accordent avec vos propres processus d'assistance informatique et d'assistance aux utilisateurs.
Assistance préventive : La capacité de notre équipe à anticiper les problèmes et à les diagnostiquer rapidement aide votre entreprise à résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques.
Services pour l'utilisateur final
Nos professionnels des services de bureau sont spécialisés dans la transformation des environnements de production de documents :
Portail de services Xerox : Nous mettons notre vaste savoir à la disposition de vos employés via notre portail Web.
Informations utiles : Nos simples conseils et foires aux questions aident vos utilisateurs à résoudre eux-mêmes leurs problèmes.
Applications business
Les Gestion des processus et moyens d'impression bureautiques proposent une approche équilibrée et complète de la gestion de la production de documents afin d'obtenir des résultats durables, années après année. Nous mettons l'accent sur plusieurs aspects :
Gestion du parc informatique
Votre entreprise possède une part considérable de son capital investi dans des imprimantes, copieurs et périphériques multifonctions existants. Nos outils et techniques sont conçus de sorte à s'adapter à l'environnement d'impression de bureau actuel de votre entreprise, afin d'exploiter les investissements matériels antérieurs.
Contrôle des systèmes d'impression et niveaux de service
Nous vous aidons à gérer tous vos systèmes d'impression de documents, quels qu'en soient les fabricants, ainsi que les niveaux de service contractuels avec les fournisseurs actuels. Pour répondre à vos besoins en constante évolution, nous proposons des services évolutifs et flexibles.
Environnement de bureau multiconstructeur
Votre environnement de production de documents contient des périphériques de plusieurs constructeurs. Avec plus de 1,5 million de périphériques non-Xerox sous contrat, nous savons comment gérer tous les aspects d'un environnement multiconstructeur. Notre savoir-faire inclut des services d'assistance, des services de résolution des incidents, des contrats de niveaux de service, des services de consommables et des services d'approvisionnement.
Visibilité
Nous veillons à ce que vous puissiez clairement constater les économies que nous vous avons permis de réaliser pour votre entreprise. Nous facturons nos services comme le ferait un fournisseur d'électricité : vous savez exactement ce pour quoi vous payez et payez uniquement ce que vous consommez. Nous effectuons un suivi du coût de chaque page de document produite.
Une approche éprouvée
Pour optimiser votre environnement d'impression de bureau afin de réaliser des économies significatives, durables et garanties, Xerox a développé une méthodologie qui a fait ses preuves et qui comprend quatre étapes principales.
Définir le coût total de propriété
La détermination du vrai coût total de propriété est essentielle afin de connaître les économies réelles et d'améliorer les résultats de votre entreprise. Nous avons effectué des évaluations depuis le milieu des années 90, qui ont eu un impact sur plus de 85 000 employés de diverses entreprises dans le monde. Pour évaluer votre environnement de manière approfondie, nous appliquons les méthodologies Six Sigma. La détermination du coût total de propriété pour votre entreprise inclut le calcul des coûts essentiels et accessoires, la réalisation d'études sur les utilisateurs et l'analyse du workflow dans tout votre environnement documentaire.
Nous vous montrerons combien coûte vraiment l'impression de bureau à votre entreprise, où les pertes sont réalisées et comment les éliminer. Vous découvrirez le prix exact de chaque clic sur le bouton « Imprimer », quelles machines sont sous-utilisées ou surexploitées, où va l'argent et comment remédier aux problèmes identifiés.
Concevoir l'environnement d'impression de bureau optimal pour atteindre vos objectifs d'entreprise
Une fois que notre équipe des services de bureau comprend les besoins de votre organisation, vos utilisateurs et les applications spécifiques dont vous avez besoin, nous travaillons avec vous afin de concevoir l'environnement de production de documents idéal. En plaçant les bons périphériques aux bons endroits, nous permettons à vos utilisateurs d'accéder aux bonnes fonctions au bon moment.
Parce que vos besoins évoluent, la modification de votre environnement de production de documents s'effectue par étapes, puis inclut des ajustements permanents afin de veiller à ce que vous réalisiez les économies garanties.
Migrer vers votre nouvel environnement sans grands bouleversements ou investissements
L'optimisation de l'infrastructure d'impression de bureau dans une grande entreprise constitue généralement un projet d'envergure qui nécessite une migration progressive par étapes. Vous pouvez décider de conserver le matériel que vous avez acquis auprès d'autres fournisseurs afin d'engendrer moins de perturbations pour les utilisateurs et de baisser les coûts de départ des investissements en capital. Ainsi, les retours financiers du projet seront accélérés.
Nous prenons la responsabilité de suivre le parc informatique, de gérer toutes les activités liées au déplacement, à l'augmentation, à la modification et la mise au rebut de ce parc, ainsi que de gérer les services d'assistance liés à l'impression. Ce faisant, la transition se déroule sans heurts et votre équipe interne ne se retrouve pas accablée de travail supplémentaire.
Contrôler votre environnement de production de documents de bureau et apporter des améliorations durables
Pour veiller à ce que les bénéfices soient durables, Xerox utilise des outils et logiciels de gestion de l'impression à la pointe de la technologie et fait appel à une équipe d'assistance et de gestion centrale.
Notre approche de la gestion de vos périphériques couvre tous les aspects des niveaux de service convenus, notamment les suivants :
Gestion et surveillance proactives des systèmes
Réapprovisionnement en consommables
Services de résolution des incidents
Services d'assistance multilingues
Contrôle du déplacement, de l'augmentation, de la modification et de la mise au rebut du parc informatique
Facture unique et regroupée par pays
Rapports de gestion détaillés
Avantages pour les clients
L'optimisation de votre environnement de production de documents à l'aide des Gestion des processus et moyens d'impression bureautiques offre plusieurs avantages significatifs à votre entreprise :
Économies garanties contractuellement *
Réduction des coûts d'impression de bureau d'environ 250 dollars US par employé de bureau et par an
Contrôle, maintien et allocation précise des coûts selon l'utilisation des systèmes d'impression
Mise à disposition de trésorerie en excluant de nouveaux actifs du bilan
Productivité et satisfaction accrues de l'utilisateur final
Transformation de votre environnement de bureau avec les bons systèmes, aux bons endroits, avec la bonne accessibilité aux fonctions pour les utilisateurs finals
Utilisation d'un service de gestion de l'impression complet qui assure une durée de disponibilité élevée et une faible implication des employés
Efficacité améliorée au sein de plusieurs services de l'entreprise
Informatique (assistance et support) : Lorsque Xerox gère la totalité des appels concernant l'impression, votre personnel informatique est libre d'exercer ses compétences dans d'autres domaines, tels que les serveurs, les ordinateurs de bureau et les applications.
Finances (comptabilité clients) : Le passage de centaines ou milliers de factures à une seule facture par trimestre et par pays permet à votre entreprise un gain d'efficacité considérable.
* Économies garanties
Xerox s'engage par contrat à garantir des économies à votre entreprise via nos Gestion des processus et moyens d’impression bureautiques gérés. Nous estimons dans un premier temps le coût total de propriété des systèmes inclus dans votre environnement de bureau. Ensuite, nous vous proposons un service de grande valeur dans le cadre duquel nous offrons des résultats et économies garantis, faisant l'objet d'un contrat. Les économies réelles varient selon les exigences, les termes du contrat et les objectifs des solutions.
Succès démontrés
Comment savons-nous que les Gestion des processus et moyens d'impression bureautiques peuvent véritablement transformer votre entreprise ? Nous avons aidé de nombreuses autres entreprises à réussir. Voici quelques-uns des résultats mesurables que nous avons obtenus :
Intercontinental Hotels Group, une société internationale, a réduit ses coûts de 1,2 million de dollars US au cours de la première année uniquement, a augmenté le taux de résolution des problèmes de son service d'assistance et a diminué de plus de moitié le délai moyen de résolution des problèmes.
Sun Microsystems EMEA, une entreprise leader en matière de technologies, a réduit ses coûts d'impression et de documentation d'environ 10 % et est passé de 3 000 factures par trimestre en Europe à une seule facture par pays et par mois.
Microsoft, une société majeure dans le domaine des logiciels et des solutions, a eu recours à une évaluation complète des documents de bureau pour déterminer des moyens d'améliorer la satisfaction de ses employés vis-à-vis de la production des documents tout en réduisant les coûts.
Xerox a identifié plusieurs possibilités pour nous dans son évaluation approfondie initiale. À mesure que nos besoins ont évolué, l'équipe Xerox a su y répondre à l'aide d'idées et de services appropriés. C'est très appréciable de l'avoir à nos côtés dans notre projet d'amélioration de nos processus.
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Kent Wiley, Vice-président du service Formation et support, Dillard's Inc.
À l'aide de la méthodologie Lean Six Sigma, Xerox a aidé Intercontinental Hotels Group à réduire ses coûts de 1,2 million de dollars US au cours de la première année et de 1,4 million de dollars US au cours de la deuxième année, à augmenter le taux de résolution des problèmes de son service d'assistance et à diminuer de plus de moitié le délai moyen de résolution des problèmes.
Les entreprises qui mettent en place une gestion des systèmes efficace peuvent réaliser entre 10 et 30 % d'économies sur leurs coûts d'impression, mais de nombreuses autres possibilités peuvent être exploitées en adoptant un point de vue plus holistique de l'environnement de production.
Xerox a identifié plusieurs possibilités pour nous dans son évaluation approfondie initiale. À mesure que nos besoins ont évolué, l'équipe Xerox a su y répondre à l'aide d'idées et de services appropriés. C'est très appréciable de l'avoir à nos côtés dans notre projet d'amélioration de nos 