L'expertise de l'externalisation et des services document pour une meilleure efficacité, des revenus plus rapides et une plus grande satisfaction du client
Est-ce que des processus financiers inefficaces grèvent votre flux de trésorerie? Avez-vous de la difficulté à trouver des moyens de profiter des rabais pour paiement hâtif, de réduire le nombre de paiements en double et d'améliorer la productivité?
Services financiers et administratifs de Xerox vous aident à gérer les processus financiers de façon plus rentable. En procédant à une refonte des processus d'affaires, nous numérisons et simplifions le flux de documents « non structurés », qu'il s'agisse de courriels ou de télécopies, sur papier ou en ligne, et les intégrons aux données existantes du progiciel de gestion intégrée. En permettant à votre personnel des finances d'accéder facilement par Internet aux renseignements dont ils ont besoin, nous vous aidons à accélérer les processus, à améliorer la précision et à accroître vos profits.
Notre équipe offre des solutions et des critères d'évaluation normalisés pour la numérisation et l'automatisation des processus liés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients.
Optimisation du flux de production
Nous reconfigurons les processus de numérisation des documents et les intégrons à vos systèmes de gestion intégrée.
Capacités d'impartition de la gestion des documents
Xerox offre des fonctions complètes pour imager, indexer, stocker et éliminer des documents par l'entremise de nos centres mondiaux de gestion des documents.
Accès à l'information
Nous assurons une gestion rigoureuse en temps réel de l'information, qui facilite la résolution des différends et des exceptions, et accélère la prise de décision.
Niveaux de service uniformes garantis
Nous représentons votre point de contact unique, ce qui simplifie la gestion des indicateurs clés de performance permettant de répondre aux exigences de conformité financière.
Applications d'affaires
Services financiers et administratifs de Xerox permettent d'obtenir un meilleur rendement et de réaliser des économies dans des secteurs d'activité primordiaux pour votre entreprise.
Comptes fournisseurs :
Grâce à l'optimisation des processus liés à la facturation et aux comptes fournisseurs ainsi qu'à l'intégration des meilleures solutions de flux de production, votre entreprise est en mesure de fonctionner plus efficacement, pour valider des factures, répondre à des demandes de renseignements des fournisseurs ou internes, et obtenir des approbations. Cela se traduit par une amélioration du flux de trésorerie et de la gestion des fournisseurs.
Comptes clients :
L'amélioration de la gestion des documents et de la correspondance liée aux recouvrements élimine les recherches manuelles très longues. Vous obtenez un accès instantané à tous les renseignements dont vous avez besoin pour résoudre les différends, ce qui vous permet de réduire considérablement le délai moyen de recouvrement. Il en résulte une réduction des niveaux de créances douteuses ainsi qu'une augmentation du flux de trésorerie provenant des activités d'investissement.
Frais de déplacement et dépenses :
En éliminant la paperasserie habituelle liée aux notes de frais des employés et aux approbations, Xerox améliore la productivité de vos employés des services des finances et de l'exploitation. Grâce à un contrôle resserré et à une plus grande visibilité des approbations, les politiques sont mieux respectées et les dépenses, mieux gérées. Vous obtenez une piste de vérification parfaite dans un des plus importants secteurs de dépenses de votre entreprise, avec de meilleurs rapports pour voir quelles sont les périodes de pointe de dépenses et ainsi mieux planifier les dépenses pour le prochain exercice.
Comptabilité générale :
Nous optimisons votre comptabilité générale, la gestion financière et les fonctions de production de rapports de gestion dans un des meilleurs environnements de contrôle et de conformité (incluant la section 404 de la loi Sarbanes Oxley). Vous bénéficiez ainsi pour toutes vos unités commerciales, peu importe leur emplacement géographique, d'un service rentable répondant aux normes les plus élevées en matière de traitement financier.
Une approche reconnue
Xerox offre une gamme complète de services de traitement des transactions des Services de gestion des processus d’affaires (BPS) destinés aux comptes fournisseurs, à la facturation et au recouvrement ainsi qu'aux frais de déplacement et dépenses.
Comptes fournisseurs, frais de déplacement et dépenses
Processus :
Services documentaires > extraction des données > gestion des exceptions (identification et acheminement) > services des processus d'affaires > débours
Services :
Extraction de données
Réception centralisée
Tri/lot
Indexation/numérisation
Hôte/archivage
Extraction de données
Extraction de données de comptes fournisseurs
Rapprochement
Détermination des exceptions
Acheminement des exceptions
Gestion des exceptions
Interrogations de première ligne
Acheminement
Suivi
Soutien du fournisseur
Gestion des exceptions (acheminement)
Escalade – recours au fournisseur
Escalade – recours au propriétaire d'entreprise
Résolution
Suivi
Services commerciaux
Paiements en double
Rapports sur la TVA
Gestion de carte électronique
Rapport de gestion
Débours
Mise à jour du PDE
Préparation des fichiers de paiement
Facturation et recouvrements
Processus :
Facturation > gestion du crédit > contrôle du crédit > gestion des différends > affectation des paiements > opérations bancaires/rapprochement
Services :
Facturation
Génération de factures
EDI/EBPP
Image/archivage
Poste/messagerie
Mise à jour du PDE
Affectation des paiements
Affectation des paiements
Rapprochements
Encaisse non affectée
Mise à jour du PDE
Production de rapports
Opérations bancaires/rapprochement
Rapprochements
Opérations bancaires
Rapport de gestion
Avantages pour le client
La refonte des processus d'affaires et l'impartition aux Services financiers et administratifs de Xerox offrent de nombreux avantages pour votre entreprise :
Conformité aux réglements : Améliorez vos contrôles internes, assurez la conformité et réduisez les risques grâce à un registre vérifiable des documents financiers.
Réduction des coûts d'exploitation : Réduisez les coûts de main – d'oeuvre en automatisant et en impartissant ces processus, ce qui vous permet de réaliser d'importantes économies et d'améliorer la productivité.
Amélioration du service à la clientèle : Constatez comment le fait de pouvoir payer plus rapidement grâce à des processus plus efficaces peut améliorer de façon importante les relations entre fournisseur et acheteur.
Meilleure rentabilité des investissements actuels : Augmentez la valeur en intégrant les documents justificatifs « non structurés » aux processus financiers du système de gestion intégrée dans lequel vous avez déjà investi.
Gestion améliorée de la trésorerie : Profitez au maximum des rabais pour paiement hâtif et économisez en réduisant les pénalités de retard.
Encaissement plus rapide : Réglez plus rapidement les différends de facturation et réduisez vos délais de recouvrement.
Réussite mesurable
Comment savons-nous si la refonte des processus d'affaires, par l'entremise des Services financiers et administratifs de Xerox, peut faire une différence réelle pour votre entreprise? Nous les avons vus à l'œuvre dans de nombreuses amiss-utres entreprises. Voyez des exemples de résultats quantifiables que nous avons obtenus quant au rendement :
Widdowson Group, une importante société de logistique du Royaume-Uni, a réussi à améliorer de 400 % le traitement des attestations de livraison, tout en éliminant les demandes de renseignements des clients et en améliorant de façon importante la perception au comptant.
Un fournisseur mondial de services de télécommunications a considérablement réduit ses coûts d'exploitation en utilisant un processus entièrement automatisé de traitement des comptes fournisseurs pour gérer les factures de 2 000 000 de fournisseurs.
Xerox Corporation a utilisé ses propres processus, logiciels et services externalisés en Inde pour diminuer les coûts de son centre de services partagés de Dublin. Cela a notamment entraîné une réduction considérable du coût en ETP et la mise en œuvre d'un processus automatisé de traitement intégral des comptes fournisseurs qui accroît la productivité et permet à l'entreprise de mieux profiter des rabais pour paiement hâtif auprès de ses fournisseurs privilégiés. Xerox envisage de mettre en œuvre cette capacité à l'échelle mondiale.
À titre d'entreprise de logistique, nous devons nous assurer que nos clients obtiennent de l'information précise et opportune concernant leurs commandes.
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Richard Baxter,
Directeur des systèmes TI, Widdowson Group
Les spécialistes de Xerox ont travaillé étroitement avec l'importante entreprise de logistique Widdowson Group du RoyaumeUni pour mettre au point un nouveau système de numérisation et d'indexation qui lui a permis d'améliorer la rapidité, l'efficacité et la précision de son travail ainsi que le service à la clientèle, et qui lui donnera en fin de compte un avantage indéniable sur ses concurrents.
Un processus simplifié de gestion des différends qui associe les gens, les processus et la technologie dans un système automatisé permettant d'obtenir un délai de recouvrement plus court, moins de retenues et de radiations et finalement, une plus grande satisfaction de la clientèle.
À titre d'entreprise de logistique, nous devons nous assurer que nos clients obtiennent de l'information précise et opportune concernant leurs 