La vostra azienda spende regolarmente troppo per la corrispondenza, la spedizione di pacchi e l'utilizzo del fax?
La vostra produttività è compromessa da un flusso di informazioni troppo lento all'interno della vostra azienda?
I Xerox Mail and Distribution Services si occupano di gestire e dotare di personale la mailroom moderna. Analizziamo le vostre attività correnti per identificare opportunità di risparmio in aree chiave come la manodopera e spedizioni postali. Quindi, applichiamo le necessarie modifiche a tecnologia, layout e processi aziendali, gestendo al contempo attrezzature, manutenzione, forniture e risorse umane per fornire il massimo valore e migliorare la produttività dei servizi di distribuzione.
Massimizziamo gli sconti postali ottimizzando l'ordinamento e la presentazione ai fornitori di servizi postali, inclusi i servizi di corrispondenza tra uffici.
Posta digitale
Applichiamo le nostre conoscenze sulla tecnologia digitale per scansire e digitalizzare la posta in arrivo.
E-mail
Forniamo un quadro completo di tutta la corrispondenza ricevuta dalla vostra organizzazione attraverso l'acquisizione e l'integrazione della posta digitale.
Fulfillment locale e globale
Il nostro team ottiene risparmi operativi implementando una strategia di spedizione ottimizzata e consolidata.
Imballaggio e distribuzione
Xerox fornisce strumenti completi e servizi per la creazione di kit e la gestione della distribuzione.
Applicazioni aziendali
I Xerox Mail and Distribution Services assicurano efficienza operativa ottimale per tutti gli aspetti relativi a una mailroom moderna. Forniamo soluzioni flessibili ed economiche per diverse applicazioni aziendali di importanza fondamentale.
Mailroom per ufficio
Via via che la vostra organizzazione si espande, la mailroom deve adattarsi a flussi di materiale variabili e imprevisti, e al contempo offrire lo stesso alto livello di servizio e utilizzare gli stessi programmi e risorse. Se la capacità di soddisfare la domanda non tiene il passo col ritmo di crescita, si avranno inefficienze che consumano tempo e risorse di gestione preziosi. Xerox può aiutarvi occupandosi della gestione di:
Posta in arrivo
Posta interna
Posta in uscita
Sconti per le tariffe postali
Gestione di attrezzature e veicoli
Trasferimento della corrispondenza
Servizi con corriere
Servizi di consegna in 24 ore
Consegne internazionali
Spedizione e ricevimento
Servizio fax centrale
Servizi di posta digitale
Mailroom di produzione
Le mailroom moderne offrono spesso servizi di finitura, fulfillment e distribuzione associati a un flusso di dati o di stampa. Ciò risulta particolarmente importante per i clienti che spediscono fatture, resoconti, libri paga, corrispondenza diretta in quantità notevoli.
I nostri Mail and Distribution Services offrono una soluzione economicamente efficiente unitamente a un servizio di qualità eccezionale. Oltre a costanti risparmi sui costi e a una gestione efficiente, i clienti ottengono pieno accesso a tutta la gamma di soluzioni hardware e software Xerox.
Electronic Mailroom Services
Xerox converte anche la posta dal formato cartaceo al formato digitale e ne consente l'indicizzazione, la distribuzione e l'archiviazione. Electronic Mailroom Services può essere integrato nei sistemi CRM (Customer Relationship Management) migliorando l'efficienza e l'efficacia complessiva.
Un approccio comprovato
Un servizio di mailroom efficiente è fondamentale per il successo di ogni azienda moderna; eppure gestire e trovare il personale appropriato per questo servizio diventa sempre più difficile. Noi abbiamo le competenze e le risorse per fornire una soluzione flessibile ed economica per tutti gli aspetti inerenti la posta e la distribuzione per ufficio.
Valutazione delle opportunità
Iniziamo analizzando la vostra attività corrente per identificare opportunità di risparmio in aree chiave come la manodopera e i costi postali. Dopo aver quantificato la vostra situazione, vi mostreremo i vantaggi dell'outsourcing dei servizi di posta e distribuzione quantificando l'impatto che la nostra soluzione avrà sui vostri profitti. Ci avvaliamo dei nostri anni di esperienza per fornire consigli economicamente validi che soddisfino le vostre specifiche esigenze di mailroom e distribuzione..
Fornire valore
Le nostre soluzioni garantiscono risparmi apprezzabili e migliorano la produttività della mailroom aiutandovi nei processi che riguardano la posta in entrata, in uscita e interna, la spedizione e la ricezione, il preordinamento e la gestione dei codici a barre. L'utilizzo trasversale del personale può inoltre ridurre il numero di addetti.
Vantaggi per il cliente
La gestione della mailroom e il reperimento del personale con i Xerox Mail and Distribution Services offre svariati significativi vantaggi alla vostra azienda:
Aumento della produttività: I nostri standard calibrano il perfetto equilibrio tra funzionalità del processo ed erogazione di un servizio eccezionale.
Riduzione dei costi lavorativi e postali: Il risparmio anche di soli due o tre centesimi su ciascun elemento di posta può produrre ogni anno significativi tagli alle spese.
Riduzione del personale: Il miglioramento dei processi, delle funzionalità e della tecnologia consente spesso un diverso utilizzo del personale, consentendo una maggiore produttività.
Sistemi automatizzati di misurazione di attività e prestazioni: Controlliamo le nostre prestazioni in riferimento agli obiettivi concordati per assicurarvi il massimo valore.
Un numero sempre maggiore di utenti farà affidamento a fornitori in grado di offrire soluzioni end-to-end adeguate alle esigenze.
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Alex Motsenigos, Worldwide Services Research, IDC
Con oltre 35 anni di successi in centinaia di mailroom, Xerox è in grado di offrire la soluzione adatta alle vostre esigenze. Possiamo finanche utilizzare attrezzature specializzate che non avete mai considerato di acquistare o soltanto noleggiare.
La gestione ottimale dei documenti non è solo una questione tecnologica. È necessaria una conoscenza approfondita dell'organizzazione, dei suoi processi e del personale. Tecniche di qualità come Lean Six Sigma vengono spesso utilizzate per identificare punti deboli, colli di bottiglia e aree di opportunità.
Un numero sempre maggiore di utenti farà affidamento a fornitori in grado di offrire soluzioni end-to-end adeguate alle 