Hur mycket pengar spenderar ni på att skapa, dela, skriva ut och lagra dokument?
Hur kan ni få kontroll över era dokumentprocesser och kostnader?
Xerox Office Services hjälper er att få kontroll över era dokumentprocesser och dokumentkostnader. Vi hanterar all er utskriftsutrustning – skrivare, kopiatorer, faxmaskiner etc – oavsett fabrikat eller modell. Produktiviteten och kostnadsbesparingarna ökar allteftersom vi kontinuerligt förbättrar er utskriftsutrustning och era dokumentrutiner.
Med Xerox Lean Six Sigma-metodik och etablerade metoder för analys av era befintliga processer får ni ett tillförlitligt underlag för faktabaserade beslut och fortlöpande förbättring.
Effektivare arbetsflöde
Våra konsulter utformar och inför en skräddarsydd lösning som automatiserar och integrerar dokumentorienterade rutiner.
Administrering av utrustning oberoende av tillverkare
Xerox hanterar utrustning, förbrukningsmaterial, service och ny teknologi, och garanterar er både besparingar och hög servicenivå.
En enda kontaktpunkt: Vi hanterar kontorsutrustning och förbrukningsmaterial oavsett typ och fabrikat.
Upphandling och inköp av förbrukningsmaterial: Tack vare vår stora köpkraft, teknikkunnande och erfarenhet kan vi bidra med att strukturera och samordna inköp och distribution av förbrukningsmaterial oavsett fabrikat.
Leverantörskvalitet: Vi säkerställer att era leverantörer uppfyller överenskommen servicenivå.
Helpdesktjänster
Våra världsomspännande helpdeskcentra kan ge support på all utrustning i er utskriftsmiljö, oberoende av var den är geografiskt placerad:
Helpdeskpersonal: Vår välutbildade och kundorienterade personal kan med hjälp av sin stora produkt-, teknik- och felsökningserfarenhet snabbt hitta grundorsaken till uppkomna problem.
Supportcentra: Våra supportcentra hanterar tusentals samtal varje dag och samverkar med er interna supportavdelning och helpdesk.
Förebyggande support: Vår förmåga att förutse problemområden och diagnostisera dem snabbt hjälper er att lösa potentiella problem – innan de hinner utvecklas till en kritisk situation.
Slutanvändartjänster
Våra kontorsspecialister utformar olika typer av dokumentmiljöer:
Xerox Service Portal: Via en webbportal kan er personal dra nytta av Xerox mångsidiga erfarenhet.
Praktisk information: Med våra praktiska tips och råd får slutanvändarna hjälp till självhjälp.
Affärstillämpningar
Med Xerox Office Services skapar ni en stabil totallösning för dokumentframställning som ger ert företag kontinuerliga affärsfördelar år efter år. Vi fokuserar på ett flertal centrala affärsområden:
Förvaltning av tillgångar
Ni har gjort avsevärda investeringar i skrivare, kopiatorer och multifunktionssystem. Våra verktyg och processer är designade för att fungera med er befintliga utskriftsmiljö, vilket gör att ni kan utnyttja redan gjorda investeringar.
Administration och service av utrustningen
Vi administrerar all er utskriftsutrustning oavsett fabrikat, inklusive de serviceavtal som ni har med befintliga leverantörer. Vi har skalbara, flexibla tjänster som kan utökas allteftersom era behov ändras.
Kontorsutrustning från flera tillverkare
Ni har sannolikt investerat i dokumentutrustning från flera olika tillverkare. Vi har tecknat avtal som inkluderar mer än 1,5 miljoner utrustningar av många olika fabrikat, vilket gör att vi kan hantera kontorsutrustning från olika tillverkare. Detta inkluderar kundstöd, service, serviceavtal, förbrukningsmaterial och upphandling.
Överblick över era tillgångar
Vi ser till att ni får en tydlig överblick över de besparingar som våra tjänster genererar. Det hela fungerar på samma sätt som för el-, telefon- eller vattenräkningen; ni kan vara säkra på att ni bara betalar i proportion till hur mycket ni utnyttjar utrustningen. Vi registrerar kostnaden för varje sida som ni skriver ut.
Bevisat fungerande arbetssätt
Xerox har utarbetat en beprövad fyrstegsmetod som gör att ni kan utnyttja utskriftsmiljön maximalt och ändå göra faktiska, kontinuerliga och garanterade besparingar.
Etablera total ägandekostnad
Genom att fastställa den totala, faktiska ägandekostnaden kan ert företag konstatera om besparingarna är riktiga – och om de verkligen innebär tydliga fördelar för organisationen. Vi har genomfört verksamhetsanalyser sedan mitten av 90-talet, som omfattar mer än 85 000 anställda i olika typer av organisationer över hela världen. Vi utnyttjar Six Sigma-metodik för att utvärdera er verksamhet på ett genomgripande sätt. Vi fastställer den totala ägandekostnaden genom att beräkna maskin- och programvarukostnader samt utföra användarstudier och arbetsflödesanalys för hela dokumentmiljön.
Vi visar hur stora era kostnader för dokumentproduktion är, var det finns onödiga kostnader och hur ni kan eliminera dessa. Ni kommer att få veta svart på vitt på vad det kostar att klicka på ”Skriv ut”, vilka maskiner som under- respektive överutnyttjas, vart pengarna tar vägen och vilka åtgärder ni kan vidta.
Utforma utskriftsmiljön så att era affärsmål främjas maximalt
När vårt team har lärt känna era behov, er personal och vilka speciella tillämpningar ni behöver utformar vi i samarbete med er en idealisk utskriftsmiljö. Genom att använda rätt maskiner på rätt plats får alla medarbetare åtkomst till rätt funktioner när de behöver dem.
Eftersom ett företags behov förändras över tid genomför vi förändringarna etappvis, och anpassar dem sedan kontinuerligt för att säkerställa att de garanterade kostnadsbesparingarna uppnås.
Övergå till den nya miljön med ett minimum av störningar och investeringar
Att optimera infrastrukturen för kontorsutskrifter på ett stort företag är vanligtvis ett omfattande projekt som kräver migration i flera steg. Det kan innefatta att ni väljer att behålla befintlig utrustning från olika leverantörer så länge det är fördelaktigt. På så sätt undviker ni avbrott för slutanvändarna och direkta kapitalinvesteringar, något som leder till snabbare ekonomisk avkastning.
Xerox ansvarar för central tillgångsförvaltning och hantering av alla aktiviteter som avser flytt, tillägg, utbyte och avyttring (så kallade MACD-aktiviteter – Move Add Change Dispose) samt utskriftsrelaterade kundstödstjänster. På så sätt kan vi hålla tidsplanen och företagets interna arbetsgrupp slipper ta på sig extra arbetsuppgifter.
Behåll kontrollen över kontorsutskriftsmiljön och gör ytterligare förbättringar på lång sikt
För att se till att fördelarna förblir permanenta även efter en längre tid använder Xerox branschledande verktyg och program för utskriftshantering tillsammans med en central support- och underhållsgrupp.
Xerox metod för att administrera utrustningen omfattar alla aspekter av överenskomna servicenivåer, inklusive:
Proaktiv övervakning och administration av utrustning
Påfyllning av förbrukningsmaterial
Servicetjänster
Flerspråkiga kundstödstjänster
MACD-kontroll (flytt, tillägg, utbyte och avyttring)
En enda samlad faktura per land
Detaljerade rapporter
Fördelar för kunderna
Optimering av er utskriftsmiljö med Xerox Office Services ger ert företag flera viktiga fördelar:
Garanterade kostnadsbesparingar*
Minskade kontorsutskriftskostnader med ca 1500 kronor per anställd och år
Kostnaderna kontrolleras, hålls nere och fördelas på rätt sätt och i enlighet med användning
Nya tillgångar inkluderas inte längre i balansräkningen, vilket innebär att likvida medel frigörs
Nöjdare och mer produktiva slutanvändare
Ditt optimala kontor utformas så att slutanvändarna får tillgång till rätt funktioner: rätt utrustning på rätt plats
Personalen kan utan egen inblandning i själva produktionen dra nytta av en komplett tjänst för utskriftshantering med maximal drifttid
Förbättrad produktivitet inom centrala affärsområden
IT (kundtjänst och support): I och med att Xerox tar hand om alla utskriftsrelaterade samtal kan era IT-resurser öka servicenivån inom andra viktiga områden såsom servrar, klienter och tillämpningar.
Ekonomi (leverantörsreskontra): Genom att reducera hundra- eller tusentals fakturatransaktioner till endast en transaktion per kvartal får ni enorma effektivitetsvinster.
* Garanterade besparingar
I ett avtal garanterar Xerox ert företag besparingar med hjälp av tjänsten Xerox Office Services. Först beräknar vi den totala ägandekostnaden för er kontorsutskriftsutrustning. Därefter lämnar vi ett erbjudande om en tjänst som inkluderar avtalsreglerade garanterade resultat och besparingar. De faktiska besparingarna beror på ert företags behov, på aktuella avtalsöverenskommelser och på vilka mål som har satts upp.
Mätbara resultat
Hur kan vi vara så säkra på att Xerox Office Services kan åstadkomma påtagliga skillnader för er verksamhet? Vi har hjälpt många andra företag till framgång. Här är några exempel på mätbara resultat från våra tjänster:
Intercontinental Hotels Group, ett världsomspännande företag, gjorde besparingar på 8 miljoner kronor redan under första året, ökade antalet uppklarade kundtjänstärenden och förkortade den genomsnittliga tiden det tog att åtgärda ett problem med mer än hälften.
Sun Microsystems EMEA, ett teknikledande företag, minskade sina utskrifts- och dokumentkostnader med ca 10 procent och reducerade 3 000 fakturor per kvartal i Europa till en faktura per land och månad.
Microsoft, ett ledande programvaruföretag, genomförde en omfattande analys av företagets kontorsdokument för att hitta sätt att göra de anställda mer nöjda och samtidigt minska dokumentkostnaderna.
Xerox påvisade flera olika besparingsmöjligheter i sin inledande verksamhetsanalys. Allteftersom våra behov har växt har Xerox hela tiden bidragit med ytterligare insikter och tjänster. Det är synnerligen värdefullt att ha dem som partner på vår processutvecklingsresa.
—
Kent Wiley, direktör, utbildning och support, Dillard's Inc.
Med hjälp av Lean Six Sigma-metodiken hjälpte Xerox Intercontinental Hotels Group att göra besparingar på 8 miljoner kronor redan under första året, att öka antalet uppklarade kundtjänstärenden och att förkorta den genomsnittliga tiden det tog att åtgärda ett problem med mer än hälften.
Företag som inför en effektiv hantering av utskriftsutrustning kan minska sina utskriftskostnader med 10–30 procent. Genom att ta ett helhetsgrepp om sin utskriftsmiljö kan de uppnå betydligt fler fördelar.
Xerox påvisade flera olika besparingsmöjligheter i sin inledande verksamhetsanalys. Allteftersom våra behov har växt har Xerox hela tiden bidragit med ytterligare insikter och tjänster. Det är synnerligen värdefullt att ha dem som partner på vår 