Hvor mye bruker selskapet på å opprette, dele, skrive ut og lagre dokumenter?
Hvordan kan du få kontroll over dokumentprosessene og kostnadene?
Xerox Office Services hjelper deg å få kontroll over prosesser og kostnader forbundet med utskrift av dokumenter. Vi administrerer alle utskriftsenhetene deres, dvs. skrivere, kopimaskiner og faksmaskiner, uavhengig av produsent eller modell. Produktiviteten og kostnadsbesparelsene vil øke etterhvert som vi samarbeider om å designe og implementere et optimalt dokumentutskriftsmiljø og prosesser for å oppnå dette.
Med Xerox' Lean Six Sigma og fastsatte metoder for å analysere dine eksisterende prosesser, får du en tydelig oversikt som kan benyttes til faktabaserte beslutninger og kontinuerlige forbedringer.
Optimalisering av arbeidsflyt
Vårt team designer og implementerer en løsning som er skreddersydd for din organisasjon og som automatiserer og integrerer dokumentdrevne prosesser.
Xerox administrerer alt utstyr for dokumentutskrift, alle forbruksartikler, service og ny teknologi og garanterer deg besparelser og servicenivåer.
Ett administrasjonspunkt: Vi administrerer alt utstyr for dokumentutskrift og alle forbruksartikler, uansett hvilke varemerker organisasjonen måtte bruke.
Innkjøp og distribusjon av forbruksartikler: Xerox hjeler deg å kontrollere og konsolidere innkjøp og distribusjon av forbruksartikler fra alle produsenter ved hjelp av en kombinasjon av kjøpekraft, teknologi og erfaring.
Kontroll av leverandører: Vårt team sørger for at eksisterende leverandører overholder de avtalte servicenivåene.
Helpdesk-tjenester
Våre brukerstøttesentre verden over gir deg brukerstøtte til alle enheter på ditt kontor, uansett hvor de måtte befinne seg:
Helpdesk-ansatte: Med sin inngående kunnskap om produkter, tekniske spesifikasjoner og problemløsingsevner, vil våre rutinerte og kundefokuserte ansatte raskt identifisere årsaken til problemet.
Supportsenter: Våre supportsentre tar i mot tusenvis av henvendelser hver eneste dag og er i tråd med din egen IT-helpdesk og brukerstøtteprosesser.
Forebyggende brukerstøtte: Fordi våre eksperter er vant til å forutse problemområder og diagnostisere dem raskt ,vil organisasjonen din raskt kunne løse eventuelle problemer før de utvikler seg til en krise.
Sluttbrukertjenester
Våre eksperter spesialiserer seg på forandre dokumentutskriftsmiljøer:
Xerox' tjenesteportal: Vi gjør vår enorme kunnskapsdatabase tilgjengelig for dine ansatte via vår web-portal.
Nyttig informasjon: Våre enkle tips og vanlige spørsmål og svar (FAQ) hjelper sluttbrukerne dine å hjelpe seg selv.
Forretningsmuligheter
Xerox Office Services kan tilby en balansert og omfattende metode for håndtering av dokumentutskrift som leverer bærekraftige resultater år etter år. Vi fokuserer på flere nøkkelområder:
Utstyrsadministrasjon
Bedriften har investert betydelige summer i eksisterende skrivere, kopimaskiner og multifunksjonsmaskiner. Våre verktøy og teknikker er designet for å fungere sammen med bedriftens eksisterende maskinpark, der de drar nytte av tidligere investeringer i utstyr.
Kontroll over utenheter og servicenivåer
Vi hjelper deg å administrere alle utskriftsenheter, uavhengig av produsent, og servicenivåene som er fastsatt av gjeldende leverandører. For å kunne dekke endrede behov, tilbyr vi skalerbare og fleksible tjenester.
Utstyr fra ulike produsenter
Utskriftsmiljøet ditt inneholder maskiner fra ulike leverandører. Med over 1,5 millioner enheter fra andre leverandører enn Xerox i kontrakt, vet vi hvordan vi skal håndtere alle aspekter ved miljøer som består av maskiner fra ulike leverandører. Det omfatter helpdesk, break-fix, serviceavtaler, forbruksartikler og innkjøp.
Synliggjøring av verdier
Vi sørger for at du tydelig kan se de innsparingene vi har gjort for bedriften din. Vi belaster tjenestene våre på samme måte som en strømleverandør: Du vet akkurat hva du betaler for og du betaler bare for det du bruker. Vi sporer kostnadene for hver side i utskriften.
En anerkjent tilnærmingsmåte
For å optimalisere utskriftsmiljøet på kontoret og oppnå betydelige, garanterte og vedvarende kostnadsbesparelser, har Xerox utviklet en anerkjent metode med fire hovedtrinn.
Fastsett de totale eierkostnadene
Det første du bør gjøre er å finne ut av hvilke faktiske totale eierkostnader organisasjonen har, da først ser du hvilke reelle innsparinger bedriften kan gjøre - og hva disse innsparingene vil bety for organisasjonens bunnlinje. Vi har gjennomført kontoranalyser siden midten av 1990-tallet, noe som har påvirket mer enn 85 000 ansatte i ulike organisasjoner verden over. Vi bruker Six Sigma-metoder for å gi en grundig vurdering av ditt miljø. For å kunne fastsette de totale eierkostnadene for bedriften, må du ta med både direkte og indirekte kostnader, gjennomføre brukerundersøkelser og analysere arbeidsflyten i hele dokumentmiljøet.
Vi viser deg hvor mye du faktisk bruker på kontorutskrifter i din organisasjon, hvor det sløses og hvordan dere kan bli kvitt sløsingen. Du vil få se nøyaktig hva det koster hver gang det klikkes på "Skriv ut", hvilke maskiner som blir for lite (eller for mye) utnyttet, hvor det blir av pengene og hva du kan gjøre med det.
Design det optimale utskriftsmiljøet for ditt kontor i tråd med din bedrifts målsetninger
Når vi vet litt mer om hvilke behov bedriften og brukerne har og kjenner mer til de spesialprogrammene dere bruker, kan vi i fellesskap designe det ideelle miljøet for ditt kontor. Ved å sette riktige maskiner på rett sted, gir vi sluttbrukerne dine tilgang til riktige funksjoner til riktig tid.
Behovene forandrer seg over tid og derfor planlegger vi en etappevis overgang og foretar kontinuerlige justeringer for å sikre at du oppnår de garanterte kostnadsbesparelsene.
Overgang til det nye miljøet uten store avbrudd eller ytterligere investeringer
Optimalisering av utskriftsinfrastrukturen på kontoret i en stor organisasjon, er vanligvis et stort prosjekt som krever en trinnvis overgang. Du velger kanskje å beholde det utstyret du har kjøpt fra andre leverandører for å skape minst mulig avbrudd for sluttbrukerne og lavere kostnader i forbindelse nye investeringer. En slik løsning vil føre til en raskere avkastning fra prosjektet.
Vi tar ansvaret for å kontrollere aktiva, håndtere all MACD-aktivitet (Move Add Change Dispose) og utskriftsrelaterte helpdesk-tjenester. Ved å gjøre detvil overgangen holde tidsskjemaet og ditt internte team vil ikke bli belastet med ekstra oppgaver.
Behold kontrollen over utskriftsmiljøet på kontoret og gjør flere utbedringer over tid
For å sikre at fordelene opprettholdes, bruker Xerox bransjeledende utskriftsstyringsverktøy og -programvare i kombinasjon med et sentralt brukerstøtte- og lederteam.
Vår måte å styre dine maskiner på, omfatter alle sidene ved de avtalte servicenivåene, inkludert:
Proaktiv maskinovervåking og -styring
Etterfylling av forbruksartikler
Service-tjenester
Flerspråklig brukerstøtte
MACD-kontroll (Move, Add, Change, Dispose)
En samlet faktura per land
Detaljert styringsrapportering
Fordeler for kunden
Optimalisering av utskriftsmiljøet på kontoret med Xerox Office Services gir bedriften din en rekke viktige fordeler:
Kontraktsmessige garanterte kostnadsbesparelser*
Utskriftskostnadene for kontoret reduseres med rundt 2 500 kroner per kontoransatt i året
Kostnadene kontrolleres, holdes nede og fordeles nøyaktig etter bruk
Det føres ikke lenger opp nye aktiva i balansen, noe som frigjør kontanter for organisasjonen
Økt produktivitet og kundetilfredshet
Ditt optimale kontor designes med rett utstyr på rett sted og med riktig tilgang til funksjoner for sluttbrukerne
Kontoransatte kan glede seg over en total utskriftsstyringstjeneste som sikrer en høy oppetid, samtidig som den sikrer lav innsats fra deres side
Bedre effektiviteten på viktige forretningsområder
IT (helpdesk og brukerstøtte): Når Xerox håndterer 100 % av de skriverrelaterte samtalene, får IT-avdelingen tid til å effektivisere og høyne servicenivået innenfor andre viktige områder - f.eks. servere, desktop, applikasjoner osv.
Økonomi (utbetalinger): Ved å redusere de mange hundre, eventuelt tusenvis av faktureringstransaksjonene til bare én i kvartalet, vil gi dere betydelige fordeler i utbetalingsprosessen.
* Garanterte innsparinger
Xerox bruker innovative kontrakter for å garantere innsparinger for virksomheten gjennom tjenestebasert utskrift. Først finner vi ut av de totale eierkostnadene for alle dokumentenhetene på kontoret. Deretter kommer vi med et verdifullt servicetilbud, som inneholder kontraktsfestede garantier for resultater og innsparinger. Faktiske besparelser vil variere avhengig av krav, kontraktsvilkår og løsningene.
Målbar suksess
Hvordan vet vi at Xerox Office Services kan endre bedriften din betraktelig? Fordi vi har hjulpet mange andre organisasjoner med å lykkes. Nedenfor følger noen eksempler på målbare resultater vi har oppnådd:
Intercontinental Hotels Group, et globalt hotellselskap, reduserte kostnadene med USD 1,2 millioner bare det første året, økte helpdeskens oppklaringsprosent og mer enn halverte problemløsingstiden.
Sun Microsystems EMEA, har kuttet utskrifts- og dokumentkostnadene sine med rundt 10 % og har redusert 3 000 fakturaer i kvartalet til én faktura per land i måneden for hele Europa.
Microsoft, apekte en omfattende analyse av dokumentbruk på kontoret, på hva som kunne gjøres for å gjøre de ansatte mer fornøyd, samtidig som kostnadene kuttes.
Xerox avdekket en rekke ulike muligheter for oss i sin innledende og inngående analyse. Etterhvert som behovene våre har utviklet seg, har de håndtert det med riktige råd og tjenester. Vi er veldig fornøyd med å ha dem med oss på denne prosessforbedringsreisen.
—
Kent Wiley, Visepresident, Opplæring og brukerstøtte, Dillard's Inc.
Ved hjelp av Lean Six Sigma-metoden hjalp Xerox Intercontinental Hotels Group med å redusere kostnadene med USD 1,2 millioner i løpet av det første året, økte helpdeskens oppklaringsprosent og mer enn halverte problemløsingstiden.
Selskaper som implementerer en effektiv enhetsadministrasjon, kan spare mellom 10 og 30 prosent av sine utskriftskostnader, men det kan oppstå mange flere muligheter ved å innta en mer helhetlig tilnærming til utskriftsmiljøet.
Xerox avdekket en rekke ulike muligheter for oss i sin innledende og inngående analyse. Etterhvert som behovene våre har utviklet seg, har de håndtert det med riktige råd og tjenester. Vi er veldig fornøyd med å ha dem med oss på denne 