Hoeveel geeft uw bedrijf uit aan het creeren, delen, afdrukken en opslaan van documenten?
Hoe kunt u uw documentprocessen en uw kosten onder controle krijgen?
Xerox Office Services helpt uw organisatie de processen en kosten voor documentuitvoer onder controle te krijgen. Wij beheren al uw kantoorafdrukapparatuur, zoals printers, kopieer- en faxapparaten. Het maakt niet uit van welke fabrikant of welk model het is. Uw productiviteit en kostenbesparingen blijven toenemen terwijl we samen met u de optimale omgeving en processen voor documentuitvoer ontwerpen en implementeren.
Met de Lean Six Sigma-methodologieën van Xerox en beproefde toepassingen voor het analyseren van uw huidige processen, resulteerd in een 'dashboard' voor op feiten gebaseerde beslissingen en voortdurende verbeteringen.
Workflowoptimalisatie
Ons team van Office Service specialisten ontwerpt en implementeert een oplossing die op maat is gemaakt voor uw organisatie, en die door documentengedreven processen automatiseert en integreert.
Beheer van afdrukapparatuur van meerdere leveranciers
Xerox beheert al uw documentoutput apparatuur, verbruiksartikelen, onderhoud en nieuwe technologie en garandeert besparingen en serviceniveaus.
Beheer op één punt: We beheren al uw kantooroutputapparatuur en de verbruiksartikelen, waarbij het niet uitmaakt welk merk uw organisatie gebruikt.
Inkoop en distributie van verbruiksartikelen: Wij helpen u bij het beheren en consolideren van de inkoop en de distributie van alle merken verbruiksartikelen via onze gecombineerde inkoopkracht, technologie en ervaring.
Leverancierprestaties: Ons team zorgt ervoor dat uw huidige leveranciers voldoen aan afgesproken serviceniveaus.
Helpdesk services
Onze callcenters over de hele wereld ondersteunen alle apparutuur in uw kantooroutputomgeving, ongeacht waar ze zich bevinden:
Helpdesk-professionals: Onze speciaal opgeleide en klantgerichte personeelsleden gebruiken hun uitstekende kennis van de producten en de techniek om problemen snel te identificeren.
Support-centers: Onze support-centers verwerken elke dag duizenden telefoontjes. Het door ons gebruikte systeem sluit zich nadloos aan bij uw eigen IT-helpdesk en processen waarmee uw gebruikers worden ondersteund.
Preventieve ondersteuning: De vaardigheid van ons team om op problemen te anticiperen en snel een oplossing te vinden helpt uw organisatie bij het voorkomen hiervan voordat ze het crisispunt bereiken.
End-user services
Onze professionals in Office Services zijn gespecialiseerd in het transformeren van documentoutputomgevingen:
Xerox Serviceportaal: We stellen onze specialistische kennis beschikbaar aan uw werknemers via ons webportal.
Handige informatie: Onze eenvoudige tips en antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ's) helpen uw eindgebruikers om problemen zelf op te lossen.
Zakelijke toepassingen
Xerox Office Services biedt een gebalanceerde, uitgebreide methode voor het beheren van documentoutput, waarmee elk jaar blijvende resultaten worden behaald. We richten ons op verschillende aandachtsvelden:
Activabeheer
Uw bedrijf heeft flink wat kapitaal geïnvesteerd in bestaande printers, kopieerapparaten en multifunctionele apparaten. Onze hulpmiddelen en technieken zijn speciaal ontwikkeld om geïntegreerd te kunnen functioneren binnen de huidige kantooroutputomgeving in uw organisatie. Hiermee profiteert u van eerdere apparatuurinvesteringen.
Controle en serviceniveaus van uitvoerapparaten
We helpen u bij het beheren van al uw outputapparatuur ongeacht van welke fabrikant en van het door uw leverancier overeengekomen serviceniveau. Om aan uw veranderende eisen te kunnen voldoen, bieden we schaalbare, flexibele diensten.
Kantooromgeving met meerdere leveranciers
Uw documentoutputomgeving bestaat uit apparaten van meerdere fabrikanten. Met meer dan 1,5 miljoen niet-Xerox-apparaten onder contract, weten we hoe we alle aspecten van een omgeving met meerdere leveranciers moeten beheren. Daarbij zijn helpdesk, reparaties, serviceniveau-overeenkomsten, verbruiksartikelen en inkoop inbegrepen.
Zichtbaarheid van activa
We zorgen ervoor dat u de besparingen die we voor uw organisatie hebben gegenereerd, duidelijk kunt zien. We brengen onze diensten in rekening zoals een nutsbedrijf dat zou doen: u weet precies waarvoor u betaalt en betaalt alleen voor wat u gebruikt. Wij houden de kosten van elke uitgevoerde pagina bij.
Een bewezen benadering
Ter optimalisering van uw kantooroutputomgeving en voor het maken van substantiële, blijvende, en gegarandeerde kostenbesparingen, heeft Xerox een bewezen methode ontwikkeld bestaande uit vier hoofdstappen.
Totale eigendomskosten vastleggen
Het vastleggen van uw daadwerkelijke totale eigendomskosten is de sleutel als u wilt weten of besparingen echt zijn en een bijdrage kunnen leveren aan uw bedrijfsresultaten. We voeren al sinds halverwege de jaren '90 onderzoek uit naar outputomgevingen binnen bedrijven, met invloed op meer dan 85.000 werknemers in verschillende organisaties wereldwijd. Voor een grondige evaluatie van uw omgeving passen we de Lean Six Sigma-methodologieën toe. Het vaststellen van de totale eigendomskosten voor uw bedrijf betreft onder andere het berekenen van harde en zachte kosten, het uitvoeren van gebruikersonderzoeken en het analyseren van de workflow in uw documentomgeving.
We laten u zien wat uw kantoorafdrukken nu precies kosten voor uw organisatie, waar de verspilling ligt en hoe u daarmee kunt afrekenen. U zult precies ontdekken wat het per keer kost als u op 'afdrukken' klikt, welke apparaten onvoldoende (of te intensief) worden gebruikt, waar het geld blijft en wat uw bedrijf eraan kan doen.
Ontwerp de optimale kantooroutputomgeving ter ondersteuning van uw bedrijfsdoelstellingen
Als ons Office Services team eenmaal de eisen van uw organisatie, de gebruikers en de benodigde gespecialiseerde toepassingen begrijpt, werken we samen met u aan het ontwerp van de ideale documentoutputomgeving. Als de juiste apparaten op de juiste plek worden gezet, stellen we eindgebruikers in staat om de juiste functies op de juiste tijden te gebruiken.
Omdat uw eisen veranderen, gebruiken we een gefaseerde methode voor het wijzigen van uw documentomgeving en voeren we voortdurend aanpassingen uit, zodat u gegarandeerd kostenbesparingen maakt.
Overgang naar uw nieuwe omgeving met weinig onderbreking of investering
Het optimaliseren van de kantooroutputinfrastructuur in een grote organisatie is meestal een gigantisch project, waarvoor een stapsgewijze overgang nodig is. U kunt ervoor kiezen om de apparatuur van andere leveranciers te houden, zodat er zo min mogelijk onderbreking voor eindgebruikers is en om op voorhand gemaakte kapitaalinvesteringen te verlagen. Dit versnelt de financiële opbrengsten uit het project.
Wij nemen de verantwoordelijkheid op ons voor het bijhouden van activa, het beheren van alle MACD-activiteiten (Move Add Change Dispose) en het leveren van helpdeskdiensten die met afdrukken te maken hebben. Hierdoor blijft het transitieproces op schema en wordt uw interne team niet lastig gevallen met extra taken.
Beheer uw kantoordocumentomgeving en maak geleidelijke verbeteringen
Om ervoor te zorgen dat de voordelen blijvend zijn, gebruikt Xerox geoptimaliseerde outputbeheerhulpmiddelen en software in combinatie met een centraal ondersteunings- en managementteam.
Onze methode voor het beheren van uw apparaten dekt alle aspecten van de afgesproken serviceniveaus, waaronder:
Proactieve apparaatbewaking en -beheer
Aanvullen van verbruiksartikelen
Reparatiediensten
Meertalige helpdeskdiensten
MACD-controle (Move, Add, Change, Dispose)
Eén enkele, geconsolideerde factuur per land
Uitgebreide managementrapportage
Voordelen voor de klant
Het optimaliseren van uw documentoutputomgeving met Xerox Office Services biedt aan aantal belangrijke voordelen voor uw organisatie:
Contractueel gegarandeerde kostenbesparingen*
Verminder uw afdrukkosten met ongeveer $ 250 (VS) per kantoormedewerker per jaar
Controle, duurzame en nauwkeurige kostentoewijzing in overeenstemming met het gebruik van het afdrukapparaat
Maak contant geld vrij door nieuwe activa buiten uw balans te houden
Verbeterde tevredenheid en productiviteit voor eindgebruikers
Transformeer uw kantooromgeving met de juiste apparatuur, op de juiste plaatsen en met de juiste toegankelijkheid tot functies voor eindgebruikers
Profiteer van een totale kantooroutputbeheer die hoge up-time en verminderde tussenkomst van medewerkers garandeert
Verbeterde efficiëntie in belangrijke bedrijfsgebieden
IT (helpdesk en ondersteuning): Xerox beheert 100% van de telefoontjes die met afdrukapparatuur te maken hebben, zodat uw IT-personeel tijd heeft om de efficiëntie en serviceniveau in andere belangrijke gebieden, zoals servers, desktops en applicaties, te leveren.
Financiën (debiteurenadministratie): Het terugbrengen van vele duizenden factuurtransacties tot slechts een kwart daarvan per land, biedt uw bedrijf aanzienlijk meer efficiëntievoordelen.
* Gegarandeerde besparingen
Via Xerox Office Servicessverplichten wij ons contractueel om binnen uw organisatie gegarandeerd kosten te besparen. We meten eerst de zgn. total cost of ownership voor alle documentoutputapparaten in uw kantooromgeving. Vervolgens bieden we u een hoogwaardig servicevoorstel, waarbij we contractueel gegarandeerde resultaten en besparingen aanbieden. Daadwerkelijke besparingen variëren, afhankelijk van de vereisten, contractuele voorwaarden en oplossingsdoelstellingen.
Meetbaar succes
Waarom weten we zo zeker dat Xerox Office Services zoveel voordelen voor uw bedrijf kan opleveren? We hebben vele andere organisaties met succes geholpen. Bekijk een paar voorbeelden van meetbare prestatieresultaten die we hebben geleverd:
Intercontinental Hotels Group, een wereldwijd bedrijf, bespaarde alleen al in het eerste jaar kosten ter waarde van $ 1,2 miljoen, verhoogde het oplossingsniveau van de helpdesk en beperkte de gemiddelde tijd voor het oplossen van een probleem met meer dan de helft.
Sun Microsystems EMEA, een vooraanstaand technologisch bedrijf, legde de afdruk- en documentkosten met ongeveer 10% aan banden en verminderde 3000 facturen per kwartaal in heel Europa tot slechts één factuur per land per maand.
Microsoft, een vooraanstaand bedrijf in software en oplossingen, gebruikte een uitgebreid onderzoek naar de kantoordocumenten om manieren te vinden voor het verbeteren van medewerkersstevredenheid met documentoutput en tegelijkertijd het beperken van kosten.
Xerox ontdekte bij hun eerste diepgaande beoordeling een aantal kansen voor ons. Toen onze eisen veranderden, konden ze met de relevante inzichten en diensten reageren. Het is geweldig om hun hulp te hebben bij onze overgang naar betere processen
—
Kent Wiley, Vice-president, Training and Support, Dillard's Inc.
Met behulp van de Lean Six Sigma-methodologie hielp Xerox de Intercontinental Hotels Group in het eerste jaar kosten te besparen ter waarde van $ 1,2 miljoen en in het tweede jaar $ 1,4 miljoen. Xerox verhoogde het oplossingsniveau van de helpdesk en beperkte de gemiddelde tijd voor het oplossen van een probleem met meer dan de helft.
Bedrijven die effectief devicebeheer implementeren, kunnen 10 tot 30 procent op hun afdrukkosten besparen. Maar er kunnen nog veel meer kansen worden benut via een meer holistisch aanpak van de outputomgeving.
Xerox ontdekte bij hun eerste diepgaande beoordeling een aantal kansen voor ons. Toen onze eisen veranderden, konden ze met de relevante inzichten en diensten reageren. Het is geweldig om hun hulp te hebben bij onze overgang naar betere 