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A Park University foi fundada em 1875 como um instituto de artes liberais independente meio-oeste dos EUA. Desde que alcançou o status de universidade, em janeiro de 2000, a instituição tem tentado aumentar as ofertas de cursos para melhor atender aos seus 21.000 alunos. Quando a Park obteve um aumento de 18% nas inscrições de seus 40 centros e um aumento de 48% nas inscrições online, as secretarias da universidade começaram a ter dificuldades para manter o ritmo.
Os desafios da Park University incluíam a necessidade de:
- consolidar e automatizar os processos de trabalho dos 40 campi em 20 estados
- agilizar o processamento de inscrições, que antes levava até 30 dias
- melhorar os serviços aos alunos, disponibilizando informações atualizadas instantaneamente
- desenvolver uma nova infra-estrutura e um novo workflow, fazendo uso dos sistemas existentes de informações dos alunos.
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A equipe da Xerox começou a trabalhar em conjunto com a Park University para realizar um workshop sobre "escopo". Quando foram identificadas as áreas que necessitavam de melhorias, a Xerox desenvolveu uma estratégia composta por várias etapas para:
- criar um repositório central de documentos para toda a universidade, para integração completa dos documentos de alunos e do sistema de informação
- incorporar o eForms ao sistema de gerenciamento de documentos
- implementar um workflow eletrônico para documentos, e não um fluxo de papéis.
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A solução da Xerox gerou inúmeros benefícios importantes para a Park University:
- processamento simplificado de formulários para um armazenamento automático no sistema de informações do aluno
- aumento no potencial de renda com a organização dos processos de workflow e infra-estrutura, para dar conta de um aumento de 300% nas inscrições
- diminuição de gastos com workflow eletrônico para redução de armazenamento de papel, serviços postais e de custos de fax a longa distância
- melhora nos serviços aos alunos/clientes.
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