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A Universidade de Calgary é uma das instituições de ensino superior mais importantes do Canadá, com cerca de 28.000 alunos de quase 90 países, em turno integral, além de 5.000 funcionários e membros do corpo docente. A universidade tinha dificuldades para gerenciar os 72 milhões de folhas de papel que produz a cada ano.
Os desafios da Universidade de Calgary incluíam a necessidade de:
- manter o controle, a consistência e o acesso a informações em todos os seus 16 prédios e 100 departamentos
- oferecer uma experiência global de primeira linha ao estudante para uma população que deve atingir 35.000 alunos em 2010
- fazer a transição de um ambiente educacional com um alto fluxo de papel para um ambiente digital.
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A equipe da Xerox trabalhou com a Universidade de Calgary para implementar o Projeto IMAGinE; um sistema de gerenciamento estratégico de documentos e registros. A solução concentrou-se em três áreas principais:
- gerenciar documentos, desde a criação até a impressão, com o Xerox Document Advisor Services
- avaliar, otimizar e gerenciar todos os dispositivos de impressão, cópia, fax e digitalização, incluindo equipamentos de outros fabricantes, com o Xerox Office Services
- centralizar e simplificar os serviços de impressão com o Xerox Document Production and Publishing Services.
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A solução da Xerox gerou inúmeros benefícios essenciais para a Universidade de Calgary:
- permitiu a economia esperada de aproximadamente US$ 13,8 milhões (CAD) em sete anos
- atualizou a tecnologia multifuncional nos escritórios do campus
- gerou economias para financiar iniciativas de gerenciamento de documentos
- melhorou o acesso de alunos e funcionários às informações, criando uma experiência acadêmica superior.
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