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Sun Microsystems ist weltweit führend bei Server- und Speichertechnologie, Software und Dienstleistungen für Computernetzwerke. Eine strategische Initiative des Unternehmens sah vor, die Betriebsausgaben zu senken und die Verantwortung gegenüber der Umwelt noch stärker wahrzunehmen. Sun hatte jedoch mit steigenden Kosten für Druck, Beschaffung und internen Support zu kämpfen. Zudem gingen in jedem Quartal Tausende von Lieferantenrechnungen ein, für die es keinen zentral zuständigen Ansprechpartner gab.
Sun Microsystems stand vor folgenden Aufgaben:
- Senken der Betriebskosten
- Regulierung der Rechnungsbearbeitung
- Integration der Druck-Infrastruktur zweier kürzlich übernommener Firmen
- Implementierung ökologisch verantwortungsvoller Lösungen und Services.
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Um Sun bei der Bewältigung dieser Aufgaben zu unterstützen, beschloss das Xerox Team, Offices Services für die folgenden Maßnahmen hinzuzuziehen:
- Erstellung einer ausführlichen Analyse sämtlicher Bürodruckgeräte von Sun an allen Standorten weltweit. So sollte ein deutliches Bild des Gesamtkostenaufwands für das Drucken – ausgedrückt in Zeit, Geld und Produktivität – gewonnen werden.
- Optimierung der Druck-Infrastruktur auf regionaler Grundlage bei gleichzeitiger Gewährleistung von Flexibilität, um auf veränderte Anforderungen reagieren zu können.
- Bereitstellung eines einzigen Ansprechpartners und Realisierung einheitlicher Servicestufen.
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Die Xerox Lösung bot Sun Microsystems eine Reihe wichtiger Vorteile:
- Der Rechnungseingang konnte von tausenden eingehender Rechnungen pro Quartal auf je eine Rechnung pro Monat und Land reduziert werden.
- Dank durchdachter Bürodimensionierung wurde das Verhältnis der Mitarbeiter je Gerät von 7:1 auf 20:1 verbessert.
- Die weltweiten Druckkosten wurden um über 25 % gesenkt.
- Die Zufriedenheit und Produktivität der Endanwender stieg.
- Das Papieraufkommen, der Bedarf an dokumentenbezogenem Verbrauchsmaterial und die Energiekosten sanken.
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