Das Ministerium für Arbeit und Altersversorgung (Department for Work and Pensions, DWP) ist eines der größten Ministerien der britischen Regierung. Es bedient täglich über 20 Millionen Bürger und zahlt jährlich Leistungen im Wert von über 500 Mio. US$ aus. Das bedeutet die Verwaltung einer enormen Menge von Unterlagen und Transaktionen unter Einhaltung strengster Anforderungen im Hinblick auf Genauigkeit und Datenschutz.
Das Problem
DWP stand vor den folgenden Aufgaben:
Überarbeitung und Verbesserung der dokumentenbezogenen Abläufe, um den Bürgern Großbritanniens klare Informationen leichter zugänglich zu machen
Verwaltung der Rechnungsbearbeitung
Verbesserung der Effizienz angesichts zunehmender Überprüfungsmaßnahmen durch die Regierung
Vermeidung von Doppelarbeit durch Integration der Dokumentenservices über mehr als 1000 Büros hinweg
Die Lösung
Xerox gründete iON, einen Konsortium aus führenden Unternehmen, um die fragmentierten Lieferkettenabläufe, von Bestellung über Beschaffung, Produktion und Lagerung bis zur Lieferung, nach einem integrierten Modell umzustellen. Die Lösung umfasste Strategien zum:
Implementieren einer einheitlichen Service-Management-Infrastruktur für die Kernanforderungen des DWP beim Drucken von Dokumenten und zugehörigen Abläufen
Einrichtung eines speziellen Kontaktzentrums und eines Lagers mit einer Fläche von über 7400 m², damit Bestellung und Versand von dokumentenbezogenen Artikeln über eine Quelle erfolgen können.
Das Ergebnis
Vorteile für das DWP:
Bedeutende Gesamteinsparungen entsprechend den Vorgaben der britischen Regierung, Maßnahmen zur Effizienzsteigerung einzuführen
Umstellung der Dokumentenservices von DWP
Verbesserte Qualität und Effektivität der dokumentenbasierten Kommunikation mit Bürgern
Ein Kontaktpunkt für alle geschäftlichen Drucksachen und Marketingmaterialien
