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Convergys ist ein international führendes Unternehmen im Bereich Mitarbeiter- und Kundenbeziehungsmanagement. Als Anbieter von Dienstleistungen für das Outsourcing von Geschäftsprozessen ermöglicht die Firma Kunden in über 70 Ländern die Optimierung ihrer Interaktionen im Personalwesen und im Marketing. Doch die Handhabung der komplexen ein- und ausgehenden Kommunikation für Kunden durch 80 Betriebsstätten auf der ganzen Welt erwies sich als kaum zu bewältigende Aufgabe.
Convergys stand vor dem folgenden Problem:
- Eine Standardisierung der Dokumente zur Bewältigung von über 100 verschiedenen Dokumententypen und 1000 Versionen war erforderlich.
- Die Prozesse zur Bearbeitung von ein- und ausgehender Kommunikation mussten verbessert werden. Außerdem musste ein umfassender Dokumenten-Workflow für die Formulare und Prozesse des Personalwesens entwickelt werden.
- Das Supportmodell für internationale Kunden musste vereinfacht und die Betriebskosten mussten gesenkt werden.
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Xerox bildete fünf Projekt-Subteams zur Entwicklung einer umfassenden Dokumentenservice-Lösung, die auf die Bedürfnisse von Convergys im Hinblick auf Mitarbeiter und Kunden abgestimmt ist. Hierbei standen die folgenden Bereiche im Vordergrund:
- Entwicklung einer digitalen Ablage, die alle Dokumentenvorlagen enthält, die dann mit variablen Kundendaten zusammengeführt werden
- Rationelle Verarbeitung von Formularen des Personalwesens durch DataGlyph zum schnelleren Speichern und Abrufen und zur Verbesserung der Prozessintegration
- Outsourcing der Ablageverwaltung und Bereitstellung von standortferner Scankapazität für hohe Volumen zur Unterstützung von Call-Center-Mitarbeitern und Gewährleistung der Einhaltung regulatorischer Vorschriften
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Erwartete Vorteile für Convergys:
- Einfacheres Anfordern und Ausfüllen von Formularen und Fulfillment
- Automatisches Weiterleiten von Dokumenten an einen gemeinsamen Ablagebereich bzw. ein Archiv und Anbindung an Backoffice-Systeme
- Reduzierte Prozesszeiten und Gesamtprozesskosten
- Verkürzte Time-to-Revenue bei der Neukundenbereitstellung
- Fähigkeit, die Lösung auf internationale Unternehmenszweige auszudehnen.
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