 | | | | |
Park University a été fondée en 1875 à titre d'établissement d'enseignement privé des arts libéraux dans le Mid West américain. Depuis qu'elle a obtenu le titre d'université en janvier 2000, Park a pris des mesures pour élargir l'éventail de cours offerts afin de mieux servir ses 21 000 étudiants. Cependant, lorsque la Park University a connu une hausse de 18 pour cent des inscriptions faites sur place à ses 40 campus et de 48 pour cent des inscriptions effectuées en ligne, les bureaux de l'université peinaient pour suivre le rythme.
La Park University devait s'attaquer à un certain nombre de défis, à avoir :
- regrouper et automatiser les méthodes de travail dans 40 campus répartis dans 20 États américains;
- rationnaliser le traitement des demandes d'admission, pouvant atteindre jusqu'alors 30 jours;
- améliorer les services aux étudiants en rendant instantanément disponible l'information à jour;
- mettre au point une nouvelle infrastructure et un nouveau flux de travaux en misant sur les systèmes informatiques actuels de renseignements sur les étudiants.
|
L'équipe de Xerox a amorcé le travail avec la Park University en menant un atelier d'«orientation». Une fois que les points à améliorer ont été cernés, Xerox a mis au point une stratégie en plusieurs étapes pour :
- créer un dépôt central universitaire des documents des étudiants qui est étroitement associé au système informatique de renseignements sur les étudiants;
- incorporer des formulaires électroniques dans le système de gestion des documents;
- mettre en œuvre un flux de travail électronique pour les documents, en remplacement du flux de travail papier.
|
La solution Xerox a procuré plusieurs avantages notables à la Park University :
- Simplification du traitement des formulaires de manière à en assurer le stockage automatique dans le système informatique de renseignements sur les étudiants;
- Augmentation des possibilités de rentrées financières par la mise en place d'une infrastructure et de flux de travail capables de soutenir une hausse de 300 pour cent des inscriptions;
- Diminution des coûts grâce à un flux de travail électronique qui réduit le stockage de documents papier ainsi que les frais de poste et d'interurbain pour l'envoi de télécopie;
- Amélioration du service aux étudiants ou clients.
|
| |
