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Convergys est un leader mondial en gestion de relations d'employés et de clients. En tant que fournisseur de services d'impartition de processus d'affaires, la firme permet aux clients, dans plus de 70 pays, d'optimiser ses interactions avec les Ressources humaines et le marketing. Toutefois, la gestion complexe des communications internes et externes pour les clients dans 80 installations dans le monde a démontré être un défi de taille.
Le défi de Convergys comprenait les besoins suivants :
- normaliser les documents pour gérer plus de 100 types de documents différents et 1000 versions différentes
- améliorer la gestion des communications internes et externes et concevoir de nouveau un flux complet de production de documents concernant les formulaires et les processus des Ressources humaines
- simplifier la stratégie de soutien pour les clients internationaux et réduire les coûts d'exploitation.
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Xerox a formé cinq sous-équipes de projet pour mettre en place une solution de services complets de gestion de documents qui soutient les employés de Convergys et répond aux besoins de leurs clients. La solution portait sur les principaux secteurs suivants :
- concevoir une réserve numérique qui contient tous les modèles de formulaires à données variables, lesquels fusionnent avec les données des clients
- concevoir des formulaires des Ressources humaines des « documents intelligents » en utilisant un DataGlyph® pour inclure l'information critique qui permet d'améliorer le stockage, la récupération et l'intégration des processus
- envoyer en impartition la gestion des dossiers et fournir une numérisation à volume élevé à l'extérieur pour apporter un soutien aux représentants du centre d'appels et répondre aux exigences réglementaires.
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La solution Xerox devrait amener un certain nombre d'avantages importants pour Convergys :
- formulaires et passations de commandes simplifiés
- acheminement automatique de documents vers un référentiel/archivage et un lien aux systèmes administratifs
- réduction du temps de cycle et des coûts de revient en production
- moins de temps pour les nouveaux clients à générer des revenus
- habileté d'élargir la solution aux unités commerciales de l'entreprise.
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