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L'université de Calgary est l'un des meilleurs établissements d'enseignement supérieur et de recherche qui compte près de 28 000 étudiants équivalents temps plein dans presque 90 pays et de 5 000 membres de faculté et de personnel. L'université se démenait pour gérer les 72 millions de pages qu'elle produit par année.
L'université de Calgary devait s'attaquer à un certain nombre de défis, à savoir :
- établir le contrôle, l'uniformité et l'accès relativement à l'information parmi un groupe de 16 installations distinctes et une centaine de départements;
- fournir une expérience de première qualité à la clientèle d'étudiants dont le nombre devrait grimper à 35 000 d'ici 2010;
- faire la transition d'un environnement d'éducation à fort volume de papier à un environnement numérique.
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L'équipe de Xerox a travaillé avec l'université de Calgary pour mettre en œuvre le projet IMAGinE, système de gestion stratégique des documents et des dossiers. La solution se concentrait sur trois principaux aspects :
- Gérer les documents, de la création à la sortie, au moyen des Services conseils en matière de documents Xerox;
- Évaluer, optimiser et gérer tous les appareils d'impression, de reprographie, de télécopie et de numérisation, y compris le matériel d'autre marque, au moyen des Services de bureau Xerox;
- Centraliser et rationaliser les services d'impression au moyen des Services de production et de publication de documents de Xerox.
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La solution Xerox a procuré maints avantages notables à l'université de Calgary :
- Réalisation d'économies prévues d'environ 13,8 millions de dollars (CAD) sur une période de sept ans;
- Valorisation de la technologie multifonction dans l'ensemble des bureaux des campus;
- Financement des initiatives de gestion des documents au moyen des économies réalisées;
- Amélioration de l'accès à l'information par les étudiants et le personnel, proposant une meilleure expérience universitaire.
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