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Allegiance Health est un établissement régional de 411 lits situé dans le centre sud du Michigan. Comme tous les hôpitaux, Allegiance Health dépend des formulaires pour gérer ses activités et garantir sa conformité réglementaire. Mais l'hôpital avait de la difficulté à stocker et imprimer ses formulaires et à les maintenir à jour. Les membres du personnel attendaient souvent des semaines pour recevoir les nouveaux formulaires après avoir passé des commandes. Le manque de cohérence des brochures et des autres documents nuisait à l'image de marque de l'établissement.
Pour régler ses problèmes, Allegiance Health devait :
- gérer ses formulaires et leur conception pour accroître la productivité, contrôler son image de marque et demeurer conforme à la réglementation
- réduire ses coûts d'impression et d'entreposage
- pouvoir facilement mettre à jour ses formulaires
- améliorer les délais d'exécution pour la commande et l'impression des formulaires
- convertir la technologie d'impression interne pour réduire les frais d'impression externes.
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L'équipe Xerox a effectué une évaluation approfondie des formulaires et des processus d'impression de formulaires d'Allegiance Health et a élaboré une solution comprenant les mesures clés suivantes :
- la mise en oeuvre d'une solution d'impression sur demande abordable
- l'affectation d'un conseiller en gestion des documents à temps plein sur place pour remanier les formulaires, gérer le processus de création de formulaires et aider Allegiance Health à optimiser son budget d'impression
- la gestion en sous-traitance d'un atelier d'impression interne, doté d'appareils d'impression numérique rapides de grande qualité
- la mise en oeuvre d'un portail Web intuitif pour rationaliser la commande et la gestion des formulaires.
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La solution Xerox a produit des avantages clés pour Allegiance Health :
- le remaniement de 1 200 formulaires en seulement trois mois
- un délai d'exécution, une qualité d'impression, une image de marque et une conformité améliorés
- la productivité accrue des employés
- des économies annuelles de plus de 20 000 $ sur les frais d'impression
- une meilleure sécurité de l'information, conformité réglementaire et productivité.
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