Größere Effizienz, verkürzte Einnahmevorlaufzeiten und imponierte Kunden durch bewährtes Dokumenten-Outsourcing und bewährte Dokumentendienstleistungen
Sind Ihre zentralen Geschäftsdaten leicht zugänglich?
Ist ein schneller, einfacher Zugriff auf Daten für Sie von strategischem Vorteil?
Xerox Imaging and Document Management Services ist ein Dienstleistungsangebot für die Optimierung des Dokumenten-Workflows durch größtmögliche Kosteneffizienz und bestmögliche Reaktionszeit. Unsere Leistungen reichen von der Dokumentdigitalisierung und -konvertierung bis zur elektronischen Dokumentenverwaltung und -ablage. Eine zeitaufwändige Suche nach Informationen und eine kostenintensive Papierlagerung gehören der Vergangenheit an. Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, indem Sie Ihre Informationen immer und unmittelbar zur Hand haben.
Unser Team analysiert Ihre Geschäftsprozesse mithilfe von Lean-Six-Sigma und zeigt Verbesserungspotenzial auf.
Workflow-Optimierung
Unsere Experten entwickeln und implementieren Lösungen zur Automatisierung und Integration dokumentenintensiver Prozesse anhand Ihrer Geschäftsparameter.
Wir übernehmen die Entgegennahme und Verfolgung der Dokumente über den gesamten Ablauf und bereiten die Dokumente so vor, dass eine optimale Scan- und Bildqualität gewährleistet ist.
Digitalisierung
Wir stellen Ihnen Scantechniken und -ressourcen der Spitzenklasse zur Verfügung.
Katalogisierung
Unsere Dienstleistungen liefern punktgenauen, kompletten und bedarfsgerechten Zugang zu den Informationen.
Ablagedienste
Wir bieten Inhalts- und Datensatzspeicherung und -verwaltung vor Ort oder bei einer sicheren Xerox-Einrichtung.
Dokumentenlagerung und -entsorgung
Wir organisieren die Lagerung der papiernen Dokumente bis zum Entsorgungszeitpunkt.
Auftragsbestellverfolgung
Wir gewährleisten Qualität durch entsprechende Kontrollen und garantierte Leistungsverträge.
Anwendung im Unternehmen
Xerox Imaging and Document Management Services ist ein Dienstleistungsangebot für die Optimierung und Digitalisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse mit größerer Effizienz und zu niedrigeren Kosten. Wir richten unser Augenmerk vor allem auf folgende Anwendungsbereiche:
Verbindlichkeiten und Außenstände
Straffung der Finanzprozesse Ihres Unternehmens durch automatisierten Dokumentenfluss gewährleistet besseren Zugang für die Überprüfung und Genehmigung und leichtere Integration mit vorhandenen ERP-Anwendungen.
Betreuung von Verträgen und Betreuung bei Gerichtsverfahren
Betreuung der von Ihnen mit Drittanbietern geschlossenen Verträge und Vereinbarungen in Entwurfs-, Überprüfungs-, Genehmigungs- und Überwachungsphasen und Betreuung bei Gerichtsverfahren wegen schließungsbedingter Offenlegung.
Anwendungsverarbeitung
Schnellere und bessere Handhabung von hochvolumigen, arbeitsablaufintensiven Dokumentenvorgängen wie Studentenzulassungen, Schadensersatzbearbeitung und Hypothekenvergabe.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsvorschriften (Aufbewahrung von Akten)
Risikoeingrenzung durch direkte und gründliche Reaktion auf erforderliche Gesetzeskonformitäts- und Berichterstellungansprüche.
Personalabteilung
Gewährleistung einer sicheren Umgebung für die Ablage und Kontrolle der Akten derzeitiger und ehemaliger Mitarbeiter sowie zugehöriger Informationen.
Ein bewährter Ansatz
Xerox bietet eine Reihe von Imaging- und Content-Management-Lösungen, mit denen die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse gesteuert, manipuliert und gesichert werden können.
Vorbereitung
Empfang, Einchecken, Sortieren und Stapelverarbeitung der Dokumente
Ermittlung der Dokumentart- und -kennung zur Vorzugs-, Ausnahme- oder Sonderbehandlung
Entfernen der Bindung, Aufrollen und Glätten
Konvertierung der Dateien in allgemein gebräuchliche Digitalformate
Umleitung bei Sonderverarbeitung
Qualitätssicherung
Scannen
Scannen der Seiten
Importieren der Dateien
100-prozentige Bildqualität
Markierung für erneuten Scanvorgang
Konvertierung
Bildoptimierung und -bereinigung
Auto-Entzerrung
Auto-Fleckentfernung
Auto-Leerseitenlöschung
Auto-Seitenausrichtung
OCR (optische Zeichenerkennung)
Dateikonvertierung
Xerox-Komprimierungstechnik (SILX)
100-prozentige Qualitätssicherung
Katalogisierung
Manuelle Tastatureingabe zur Schlüsselwortsuche
Balkencode, OMR/IMR
Datenbankextrahierung
Qualitätssicherung
Neustrukturierung und Freigabe
Bild- und Katalogisierungsmetadaten über Datenträger, FTP, Datenfreigabe oder sichere Datenablagebereiche
Speichern oder Löschen je nach Anforderung
Zusammenfügen des Originaldokuments und Rückgabe an den Kunden
Sicherheit
Prozessübergreifende, sichere Verfolgung der Dokumente und Aufträge (Xerox Production Imaging Manager)
Kundenvorteile
Die mit Xerox Imaging and Document Management Services betriebene Dokumentenerfassung und -verarbeitung bietet eine Reihe von entscheidenden Vorteilen:
Erhöhte Produktivität
Eine gut strukturierte Dokumentablage, bei der die Daten direkt am Entstehungsort erfasst und Dokumente gesucht, aufgerufen und miteinander verknüpft werden können, gewährleistet, dass Dokumente jederzeit an jedem Ort präsent sind.
Reduzierte Ablagekosten
Ob Personalbögen, Rechnungen oder Verkaufsschilder, digitale Dokumente sparen teure Aktenablagekosten.
Rationalisierte Schlüsselprozesse
Die sichere Speicherung und Verwaltung von Daten für entscheidende Geschäftsvorgänge sowie deren automatisierte Verteilung verhindert Engpässe, die durch verloren gegangene oder fehlende Informationen entstehen können.
Verbessertes Time-to-Market
Sobald die Dokumente digitalisiert sind, sind sie von jedem Desktop aus sofort abrufbar.
Präzise Berichterstellung
Bei der Zusammenstellung von Projektdokumentation, deren Inhalt aus verschiedenen Quellen stammt, können die auf digitaler Technik beruhenden Prozesse durchsatzoptimierend und qualitätsverbessernd wirken.
Engagement und Verantwortung
Unsere laufenden Investitionen in unser Gewerbe und unsere Lieferkapazitäten gereichen Ihnen zum Vorteil, indem sie Ihnen Zugang zu neuesten Technologien und strategischen Wert für Ihre Unternehmensanforderungen verschaffen.
Messbarer Erfolg
Woher wissen wir, dass Xerox Imaging and Document Management Services Ihrem Unternehmen zum Vorteil gereichen wird? Wir haben den Unterschied bei anderen Unternehmen gesehen. Hier sind einige Beispiele, überzeugen Sie sich selbst:
Manitoba Hydro, ein großes kanadisches Energieunternehmen, hat jährlich Arbeitskosten von 2 Mio. US-Dollar eingespart, Herstellungs- und technische Leistungen verbessert sowie Sicherheitsrisiken gesenkt.
Dillard's, ein führendes Kaufhaus, sparte durch Rationalisierung seiner unternehmensweiten Arbeitsprozesse und Druckforderungen 1,6 Mio. US-Dollar.
Brewin Dolphin, ein großer britischer Finanzdienstleister, gewährleistete die Einhaltung gesetzlicher Verordnungen und Bestimmungen und verbesserte seine Kunden-Wissensdatenbank.
Enterprise Rent-A-Car, einer der größten Autovermieter in den USA, konnte seine Betriebskosten senken, indem jeden Monat 1,7 Mio. Dokumente auf das Intranet des Unternehmens verschoben wurden.
Ein US-Healthcare-Unternehmen sparte 2,3 Mio. US-Dollar im ersten Jahr mit voraussichtlichen höheren Erträgen in den nächsten Jahren.
Die Durchlaufzeiten (Time-to-Cash) einer führenden Internetbank konnten um 40 % gesenkt werden.
Suche von und Zugriff auf Zeichnungen, die für unseren Betrieb absolut wichtig sind, wurden schneller gestaltet.
Der US-amerikanische Autovermieter Rent-A-Car rief mit Unterstützung durch Xerox nationale und regionale Druckzentren ins Leben, konsolidierte die Büromittelausrüstung und implementierte digitale Imaging- und Archivierungsdienste mit dem Ergebnis dramatischer Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen.
Durch die Umsetzung solider Datenverwaltungsrichtlinien, -verfahren und -techniken können Sie Ihre größten datenspezifischen Risiken eindämmen, potenziell kostspielige Konsequenzen vermeiden und unmittelbare Rentabilität erzielen.