Är ert företags affärsinformation enkel att både hitta och dela?
Är snabb och enkel åtkomst till information en strategisk fördel för er?
Med Xerox Imaging and Document Management Services kan ni skräddarsy dokumentarbetsflödet och uppnå maximal kostnadseffektivitet och omedelbar åtkomst. Vårt team tillhandahåller en total dokumentlösning, från inläsning och konvertering till digital dokumenthantering och lagring. Ingen mer tid behöver slösas bort på att leta efter information, och inga mer pengar behöver slösas bort på ett fysiskt dokumentlager. Omedelbar åtkomst till information ger ert företag en klar konkurrensfördel.
Våra dokumentexperter följer dokumenten genom hela digitaliseringsprocessen och ser till att de har de bästa förutsättningarna för inläsning.
Digitalisering
Vi utnyttjar digitaliseringsteknik och resurser av världsklass i varje steg av processen.
Indexering
Vi anpassar möjligheterna för dokumentsökning efter era behov.
Lagringstjänster
Vi erbjuder effektiv dokumenthantering och dokumentlagring i era lokaler eller i en säker lokal som Xerox tillhandahåller
Förvaring och avyttring av dokument
Vi erbjuder förvaring av era pappersdokument tills det är dags att avyttra dem.
Jobbloggning
Vi garanterar hög kvalitet via kontroller och serviceavtal med specificerade kriterier och krav.
Affärstillämpningar
Xerox Imaging and Document Management Services hjälper er att digitalisera dokument och rationalisera rutiner och därigenom öka effektiviteten och sänka kostnaderna. Vi fokuserar på ett flertal affärstillämpningar:
Inköp och betalning
Rationalisering av ekonomirutinerna genom automatisering av dokumentflödet. Resultat: mer lättillgängliga dokument för granskning/godkännande samt integration med befintliga ERP-system (resursplaneringssystem).
Stöd vid kontraktsskrivning och rättstvister
Vi hanterar processerna för skapande, granskning, godkännande och övervakning av företagets avtal med tredje part, samt bistår vid rättstvister i alla dess stadier.
Behandling av ansökningar
Omfattande och arbetsflödesintensiva transaktioner och processer som involverar dokument effektiviseras och snabbas upp. Exempelvis processer för elevintagningar, klagomål/returer och låneansökningar.
Uppfyllande av regler, bestämmelser och säkerhet (arkivering)
Riskminimering tack vare ett proaktivt och grundligt uppfyllande av krav, på regler och bestämmelser med avseende på verifiering och rapportering.
Personalfrågor
Säker miljö för förvaring samt översikt över både aktiva och inaktiva personalregister och annan dokumentation.
Bevisat fungerande arbetssätt
Xerox erbjuder ett flertal lösningar för dokumentdigitalisering och innehållshantering. Vi tillhandahåller allt ni behöver för att rationalisera affärsprocesserna för viktiga dokument så att ni får ökad kontroll, snabbare åtkomst och högre säkerhet.
Förberedelse
Mottagning, incheckning, sortering och gruppering av dokument
Identifiering av dokumenttyper samt flaggning för prioritet, undantag eller annan specialbehandling
Borttagning av kantremsa, pappersutslätning
Konvertering av elektroniska filer till vanligt förekommande digitala format
Strategi för specialhantering
Kvalitetssäkring (QA)
Digitalisering
Inläsning av dokumentsidor
Filimport
100 procent kvalitetssäkring
Märkning för inläsning på nytt
Konvertering
Förbättring och retuschering av digitaliserade dokument
Automatisk upprätning
Automatisk fläckborttagning
Automatisk radering av tomma sidor
Automatisk sidorientering
Optisk teckenigenkänning (OCR)
Filkonvertering
Användning av Xerox komprimeringsteknik (SILX)
100 procent kvalitetssäkring (QA)
Indexering
Nyckelordssökning
Streckkod, OMR/IMR
Databasutvinning
Kvalitetssäkring (QA)
Återmontering och överlåtelse
Digitaliserade och indexerade dokument levereras via valfritt media, FTP eller förvaras externt
Förvaring eller avyttring enligt era önskemål
Ursprungliga pappersdokument återmonteras och returneras
Säkerhet
Dokument och arbetsorder registreras på ett säkert sätt i processen (med Xerox Production Imaging Manager)
Fördelar för kunderna
Digitalisering och bearbetning med Xerox Imaging and Document Management Services ger ert företag flera viktiga affärsfördelar:
Ökad produktivitet
Rationalisera företagets processer genom att läsa in viktig affärsinformation så tidigt som möjligt i framställningen. Möjligheten att söka efter dokument förbättras, och genom att koppla samman dokument som hör ihop kan ni lättare hitta nyckelinformation.
Sänkta förvaringskostnader
Genom att digitalisera era dokument elimineras kostnaderna för förvaring av alla typer av pappersdokument; från personalformulär till marknadsföringsmaterial.
Effektivisering
Säker förvaring och hantering, samt automatiserad omdirigering av information som hör samman med viktiga verksamhetsrutiner gör att ni undviker de flaskhalsar som ofta bildas i brist på viktig information som antingen saknas eller försvunnit.
Kortare ledtider
När dokumenten har digitaliserats har ni omedelbar åtkomst till dem – från alla datorer i nätverket.
Korrekt rapportering
Med digitaliserade dokument blir genomloppstiden för informationsintensiva processer kortare, och dokumentation som hämtar sitt innehåll från flera olika källor får dessutom högre kvalitet.
Engagemang och ansvar
Xerox affärs- och tjänsteresurser ger er tillgång till avancerad teknik som ger er verksamhet strategiska fördelar.
Mätbara resultat
Hur kan vi vara så säkra på att Xerox Imaging and Document Management Services gör skillnad för er verksamhet? Vi har sett att det fungerar för många andra företag. Här är några exempel på mätbara resultat från våra tjänster:
Manitoba Hydro, ett stort kanadensiskt företag, sparade årligen 13 miljoner kronor på minskade personalkostnader. Dessutom ökade den tekniska produktiviteten liksom säkerheten för de anställda.
Dillard's, en ledande återförsäljare, sparade 10 miljoner kronor genom att effektivisera företagets alla arbetsrutiner och utskriftsbehov.
Brewin Dolphin, ett stort brittiskt bolag inom finansområdet, säkerställde att regler och bestämmelser uppfylldes och förbättrade sin kunddatabas.
Enterprise Rent-A-Car, ledande amerikansk biluthyrare, minskade sina driftskostnader genom att lägga upp 1,7 miljoner dokument på företagets intranät varje månad.
Ett företag inom hälsovårdssektorn gjorde besparingar på 15 miljoner kronor under det första året, med utsikter om ökad avkastning.
En ledande Internetbank uppnådde 40 procent kortare inkasseringstid.
We provide data accessibility that is timely, accurate, and secure. Period.
—
Douglas Helmink, Vice President and General Manager, Business Process Services
Enterprise Rent-A-Car, ledande amerikansk biluthyrare, anlitade Xerox för att skapa företagsspecifika och regionala utskriftscentra, slå samman kontorsutrustning och digitalisera och arkivera sina dokument, vilket resulterade i dramatiska kostnadsminskningar och effektivare rutiner.
Att strategiskt införa sunda regler, rutiner och tekniker för arkivhantering minskar riskerna med arkivering. Potentiellt kostsamma konsekvenser undviks vilket kan generera en omedelbar avkastning på investerade pengar.
We provide data accessibility that is timely, accurate, and secure. 