L'expertise de l'externalisation et des services document pour une meilleure efficacité, des revenus plus rapides et une plus grande satisfaction du client
Vos informations d'entreprise critiques sont-elles faciles à obtenir et à partager ?
L'accès simple et rapide aux informations constitue-t-il un avantage stratégique pour vous ?
Les Dématérialisation et archivage des documents rationalisent les workflows documentaires à des fins de rentabilité et de réactivité optimales. Notre équipe propose des fonctionnalités complètes, depuis la numérisation et la conversion des documents jusqu'au stockage et à la gestion des documents électroniques. Vous ne passez plus de temps à rechercher des informations et ne dépensez plus d'argent en stockage de papier. Vous accédez instantanément aux informations, ce qui donne une bonne longueur d'avance à votre entreprise.
Notre équipe utilise les outils Lean Six Sigma pour analyser vos processus métier existants et découvrir les possibilités d'amélioration.
Optimisation du workflow
Nos experts conçoivent et mettent en place des solutions qui automatisent et intègrent des processus documentaires alignés sur les mesures de performance de votre entreprise.
Nos experts document gèrent la réception et le suivi des documents tout au long du processus de numérisation d'images et préparent les documents à la numérisation afin d'en garantir la qualité.
Numérisation des documents
Nous fournissons des technologies et ressources de numérisation de documents de niveau international tout au long de votre workflow.
Indexation
Nos services assurent un accès précis et total aux informations là où vous en avez besoin.
Services de référentiels
Nous proposons un stockage et une gestion efficaces du contenu et des enregistrements sur votre propre site ou un site Xerox sécurisé.
Entreposage et élimination des documents
Nous organisons le stockage des documents papier jusqu'à leur élimination.
Suivi des commandes de travaux
Nous garantissons la qualité par des contrôles appropriés et des contrats d'engagement de service garantis.
Applications business
Dématérialisation et archivage des documents aident les entreprises à numériser les documents et à rationaliser leurs processus afin d'améliorer leur efficacité et de réduire les coûts. Nous nous concentrons sur plusieurs applications :
Services comptables et financiers
Rationalisez les processus financiers de votre entreprise en automatisant le flux des documents. Résultat : meilleure accessibilité pour les fonctions de révision/approbation et intégration dans les applications ERP (Enterprise Resource Planning) existantes.
Services contentieux
Gérez la création, la révision, l'approbation et la surveillance des contrats et accords de l'entreprise avec des tiers ainsi que les litiges depuis leur origine jusqu'à leur clôture.
Traitements applicatifs
Accélérez et augmentez l'efficacité des transactions et processus documentaires à grand volume, tels que les admissions d'étudiants, le traitement des réclamations et les prêts immobiliers.
Conformité aux réglementations (conservation des actes)
Réduisez les risques de l'entreprise grâce à une réponse proactive et complète aux exigences des réglementations en vigueur (conformité, traçabilité).
Ressources humaines
Créez un environnement sûr pour le stockage et le contrôle des dossiers du personnel (actifs et archives) et de la documentation afférente.
Une approche éprouvée
Xerox propose toute une gamme de solutions de numérisation de documents et de gestion de contenu. Nous fournissons tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser vos processus métier critiques faisant un usage intensif de documents afin d'en améliorer le contrôle, l'accès et la sécurité.
Préparation
Réception, extraction, tri et regroupement de documents
Identification du type de document et indication de la priorité, du caractère exceptionnel ou du traitement spécial selon les besoins
Suppression des reliures, déroulement et défroissage
Conversion des fichiers électroniques dans des formats numériques courants
Acheminement pour le traitement spécial
Assurance qualité
Numérisation des documents
Numérisation de pages
Importation de fichiers
Images 100 % conformes à l'assurance qualité
Tag pour la renumérisation
Conversion
Amélioration et nettoyage des images
Redressement automatique
Suppression automatique des taches
Suppression automatique des pages vierges
Orientation automatique des pages
Reconnaissance optique de caractères (ROC)
Conversion de fichiers
Utilisation de la technologie de compression de Xerox (SILX)
Conformité totale à l'assurance qualité
Indexation
Saisie manuelle facilitant les recherches par mots clés
Code barres, reconnaissance optique de marques
Extraction de bases de données
Assurance qualité
Réassemblage et remise
Remise des images et métadonnées d'index via des supports, sites FTP, versions de données ou stockage dans un référentiel hébergé sécurisé
Stockage ou destruction selon les indications du client
Réassemblage des documents papier d'origine et retour au client
Sécurité
Suivi sécurisé des documents et bons de travail tout au long du processus (gestionnaire de numérisation de production Xerox)
Avantages pour les clients
La numérisation et le traitement des documents à l'aide des Dématérialisation et archivage des documents offrent plusieurs avantages significatifs à votre entreprise :
Meilleure productivité
Rationalisez vos processus métier en capturant les informations d'entreprise critiques au point d'origine. En améliorant votre faculté à rechercher et récupérer des documents, tout en reliant les informations connexes entre elles, vous pouvez trouver les informations dont vous avez besoin à tout moment.
Coûts de stockage réduits
La numérisation des documents élimine les coûts liés au stockage des documents papier, depuis les formulaires des ressources humaines jusqu'aux supports publicitaires des points de vente.
Rationalisation des processus
Supprimez les goulets d'étranglement dus à la perte ou au manque d'informations, grâce à une gestion et un stockage sûrs, ainsi qu'à l'acheminement automatique des informations vers les processus métier critiques.
Amélioration des délais de mise sur le marché
Une fois que votre entreprise numérise ses documents, vous pouvez offrir un accès instantané aux informations à partir de n'importe quel poste de travail.
Reporting précis
Les documents numérisés permettent de stimuler la capacité de traitement des processus à usage intensif d'informations et d'améliorer la qualité de la documentation dont le contenu est extrait de plusieurs sources.
Engagement et responsabilité
Les fonctionnalités de livraison et les activités de Xerox vous donnent accès à des technologies de pointe, afin de mieux répondre aux exigences de votre entreprise.
Succès démontrés
Comment savons-nous que la numérisation des documents à l'aide des Dématérialisation et archivage des documents peut véritablement transformer votre entreprise ? Nous avons constaté son efficacité dans de nombreuses autres entreprises. Voici quelques exemples des résultats mesurables que nous avons obtenus :
Manitoba Hydro, une importante société d'électricité et de gaz canadienne, a économisé 2 millions de dollars par an en matière de coût du travail, a augmenté l'ingénierie et la productivité technique et a réduit les risques liés à la sécurité des employés.
Dillard's, l'un des plus grands détaillants américains, a économisé 1,6 million de dollars en rationalisant les processus métier de toute l'entreprise ainsi que les besoins d'impression.
Brewin Dolphin, une importante entreprise de services financiers britannique, a assuré sa mise en conformité avec les exigences réglementaires et amélioré sa base de connaissances clients.
Enterprise Rent-A-Car, le premier loueur de voitures américain, a réduit ses coûts d'exploitation en plaçant 1,7 million de documents sur l'intranet de l'entreprise chaque mois.
Une entreprise du secteur médical a économisé 2,3 millions de dollars au cours de la première année et s'attend à une nouvelle augmentation des bénéfices.
Une banque en ligne de renom a réduit de 40 % son délai de recouvrement.
Xerox nous a permis d'accéder plus rapidement aux dessins adéquats qui sont essentiels dans le cadre de notre activité.
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Larry Valka, Chef de projet du service informatique, Manitoba Hydro
Enterprise Rent-A-Car, le premier loueur de voitures en Amérique du Nord, a collaboré avec Xerox afin de créer des centres d'impression nationaux et régionaux, de regrouper les équipements de bureau et de mettre en place des services de numérisation et d'archivage, ce qui lui a permis de réduire considérablement ses coûts et d'augmenter l'efficacité de ses processus.
La mise en place de politiques, procédures et technologies judicieuses de gestion des enregistrements vous aidera à atténuer les risques liés à l'utilisation d'enregistrements, à éviter les conséquences potentiellement coûteuses et à générer un retour immédiat sur votre investissement.
Xerox nous a permis d'accéder plus rapidement aux dessins adéquats qui sont essentiels dans le cadre de notre 