L'expertise de l'externalisation et des services document pour une meilleure efficacité, des revenus plus rapides et une plus grande satisfaction du client
Services d'imagerie et de gestion de documents de Xerox
Vos renseignements commerciaux cruciaux sont-ils faciles à trouver et à partager?
L'accès rapide et facile à l'information représente-t-il un avantage stratégique pour vous?
Services d'imagerie et de gestion de documents de Xerox rationalisent vos flux de production de documents afin d'obtenir une rentabilité et un temps de réponse optimaux. Notre équipe assure l'ensemble des fonctions, de la numérisation et de la conversion des documents à la gestion et au stockage des documents électroniques. Plus besoin de consacrer du temps à la recherche de renseignements, ni de dépenser de l'argent pour l'entreposage du papier. Obtenez l'accès instantané à l'information qui procure à votre entreprise un avantage concurrentiel.
Notre équipe utilise la méthodologie Lean Six Sigma pour analyser vos processus d'affaires actuels et découvrir les possibilités d'amélioration.
Optimisation du flux de production
Nos experts conçoivent et mettent en œuvre des solutions qui automatisent et intègrent des processus axés sur les documents en harmonie avec vos critères d'évaluation des affaires.
Capacités d'impartition de la gestion des documents
Nos experts en gestion des documents gèrent la réception et le suivi des documents tout au long du processus d'imagerie et préparent le document pour une numérisation optimale afin d'en garantir la qualité.
Imagerie documentaire
Nous offrons une technologie de numérisation de documents et des ressources de classe mondiale pour l'ensemble de votre flux de production.
Indexation
Nos services offrent un accès exact et complet à l'information là où le besoin se manifeste.
Services de référentiel
Nous offrons des services efficaces de stockage et de gestion du contenu et des dossiers à votre emplacement ou à une installation sécurisée de Xerox.
Entreposage et élimination des documents
Nous prenons les dispositions nécessaires pour l'entreposage des documents papier jusqu'à ce que ceux-ci soient mis au rebut.
Suivi des commandes de travaux
Nous assurons la qualité au moyen de contrôles appropriés et de contrats de niveau de service garantis.
Applications d'affaires
Services d'imagerie et de gestion de documents de Xerox aident les entreprises à numériser leurs documents et à rationaliser leurs processus afin d'améliorer leur efficacité et de réduire leurs coûts. Nous mettons l'accent sur plusieurs applications commerciales :
Achats et paiements
rationalisation des processus financiers de votre entreprise par l'automatisation du flux des documents, avec pour résultat une meilleure accessibilité des fonctions d'évaluation/approbation et l'intégration aux progiciels de gestion intégrée existants.
Contrat légal et soutien juridique
gestion de l'établissement, de la révision, de l'approbation et du suivi des contrats et des conventions de votre entreprise passés avec des tiers et soutien juridique, de la communication préalable à la clôture.
Traitement des demandes
accroissement de la rapidité et de l'efficacité des transactions et des processus portant sur de très nombreux documents générant un flux de production important, et des processus comme l'admission des étudiants, le traitement des réclamations et les prêts hypothécaires.
Sécurité et conformité aux règlements (conservation des documents)
réduction au minimum des risques encourrus par votre entreprise grâce à une réponse proactive et précise aux exigences réglementaires et de conformité de validation et de production de rapports.
Ressources humaines
environnement sécurisé pour l'entreposage et le contrôle des dossiers et des pièces justificatives des employés actifs et inactifs.
Une approche reconnue
Xerox offre un éventail de solutions de numérisation de documents et de gestion de contenu. Nous offrons tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser vos processus d'affaires cruciaux générant de nombreux documents afin d'obtenir un meilleur contrôle, un accès plus rapide et une sécurité accrue.
Préparation
Réception, vérification, tri et traitement de documents par lot
Établissement du type de document et signalement des priorités, exceptions ou traitements spéciaux le cas échéant
Élimination des reliures, déroulement et lissage
Conversion des fichiers électroniques en formats numériques courants
Acheminement pour traitement spécial
Assurance de la qualité (AQ)
Imagerie documentaire
Numérisation de pages
Importation de fichiers
Image avec assurance de la qualité (AQ) – 100 %
Étiquetage pour renumérisation
Conversion
Amélioration et nettoyage de l'image
Correction automatique du désalignement
Élimination automatique du chatoiement
Suppression automatique des pages vierges
Orientation automatique des pages
Reconnaissance optique de caractères (ROC)
Conversion des fichiers
Utilisation de la technologie de compression de Xerox (SILX)
Assurance de la qualité (AQ) – 100 %
Indexation
Saisie manuelle facilitant les recherches par mot clé
Codes à barres, OMR/IMR
Extraction des données d'une base de données
Assurance de la qualité (AQ)
Réassemblage et impression
Livraison des images et métadonnées indexées sur médias électroniques, par FTP, par communication de données, par stockage dans un référentiel sécurisé
Stockage ou destruction selon les directives du client
Réassemblage du document papier original et retour au client
Sécurité
Suivi sécurisé des documents et des bons de commande tout au long du processus (gestionnaire d'imagerie de production de Xerox)
Avantages pour le client
La numérisation et le traitement des documents au moyen des Services d'imagerie et de gestion de documents de Xerox présentent de nombreux avantages appréciables pour votre entreprise.
Productivité accrue
rationalisation de vos processus d'affaires par la capture de renseignements commerciaux cruciaux à la source. En améliorant votre capacité de recherche et de récupation de documents tout en établissant des liens entre des renseignements connexes, vous pouvez trouver des renseignements essentiels chaque fois que vous en avez besoin.
Coûts de stockage réduits
La numérisation de vos documents élimine les coûts d'entreposage des documents papier, des formulaires des ressources humaines aux enseignes de vente au détail, en passant par les factures.
Processus rationalisés
Élimination des goulots d'étranglement associés aux renseignements perdus ou manquants grâce à des moyens sécurisés d'archivage, de gestion et d'acheminement automatique des renseignements qui font partie de vos processus d'affaires cruciaux.
Plus court délai de mise sur le marché
Dès que votre entreprise numérise les documents, vous pouvez assurer un accès instantané à l'information à partir de tous les postes de travail.
Production de rapports exacts
Les documents numérisés augmentent le débit des processus générant un volume d'information important et améliorent la qualité de la documentation tirant son contenu de sources multiples.
Engagement et responsabilité
Les capacités commerciales et les capacités d'exécution de Xerox vous donnent accès à des technologies de pointe; elles génèrent de la valeur pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Réussite mesurable
Comment savons-nous si la numérisation des documents au moyen des Services d'imagerie et de gestion de documents de Xerox peut faire une différence appréciable pour votre entreprise? Nous les avons vus à l'œuvre dans de nombreuses autres entreprises. Voyez quelques-uns des exemples de résultats quantifiables que nous avons obtenus quant au rendement :
Manitoba Hydro, une importante société canadienne de services publics, a économisé deux millions de dollars en main-d'œuvre annuellement, augmenté la productivité de l'ingénierie et des services techniques et réduit les risques pour la santé des employés.
Dillard's, un important détaillant, a réalisé des économies de 1,6 million de dollars en rationalisant ses processus de travail et ses besoins d'impression à l'échelle de l'entreprise.
Brewin Dolphin, un important fournisseur de services financiers du Royaume-Uni, a assuré la conformité aux règlements et amélioré sa base de connaissances clients.
Enterprise Rent-A-Car, la plus importante entreprise de location d'automobiles aux États-Unis, a réduit ses coûts d'exploitation en déplaçant 1,7 million de documents sur l'intranet de l'entreprise à chaque mois.
Une entreprise en soins de santé a réalisé des économies de 2,3 millions de dollars la première année, et prévoit un rendement accru.
Une importante banque sur Internet a réduit de 40 % le délai d'encaissement.
Xerox a accéléré le processus recherche/accès aux dessins essentiels à nos opérations.
—
Larry Valka, Directeur de projet de TI, Manitoba Hydro
Enterprise Rent-A-Car, la plus importante entreprise de location d'automobiles en Amérique du Nord, a travaillé avec Xerox afin de créer des centres d'impression central et régionaux, regrouper du matériel de bureau et mettre en œuvre des services d'imagerie numérique et d'archivage avec, pour résultat, des réductions de coûts importantes et un processus efficace.
La mise en œuvre de politiques, de procédures et de technologies de gestion des dossiers saines et judicieuses vous aidera à atténuer vos plus importants risques relatifs aux dossiers, à éviter des conséquences qui peuvent s'avérer coûteuses et à rentabiliser immédiatement votre investissement.
Xerox a accéléré le processus recherche/accès aux dessins essentiels à nos 