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La empresa Dow Chemical, con una facturación anual de 40.000 millones de dólares, lidera el sector científico y tecnológico con 43.000 empleados. Proporciona productos y servicios químicos, plásticos y agrícolas a clientes de más de 175 países. Una de las claves del éxito de Dow Chemical es la capacidad de gestionar y compartir la información entre los miembros del equipo de I+D.
Dow Chemical afrontaba diversos retos, entre los que se incluía la necesidad de:
- conservar los documentos de hasta 70 años de antigüedad para mejorar la legibilidad y la accesibilidad
- establecer un plan de recuperación tras un siniestro que fuera rentable para el desarrollo de productos irreemplazables y documentos tecnológicos
- aprovechar los activos intelectuales de las fusiones y adquisiciones integrándolos en la base de conocimiento centralizada de Dow
- agilizar los procesos de I+D globales y mejorar el tiempo de comercialización.
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El equipo de Xerox escaneó 5,5 millones de páginas de documentos de Dow Chemical, recompuso informes, mejoró imágenes e inspeccionó todos los archivos PDF para garantizar su calidad e integridad. Para satisfacer las necesidades de Dow tuvimos que:
- identificar problemas y desarrollar procesos por adelantado
- garantizar la seguridad de las operaciones y realizar un seguimiento de todas las páginas en tiempo real durante el proceso de digitalización
- preparar un cálculo detallado de los documentos recibidos que formaban parte de las fusiones y adquisiciones
- gestionar muchos tipos distintos de papeles para la digitalización documental, entre los que se incluían notas manuscritas, mimeografías y cianotipos.
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Los servicios de digitalización y gestión de documentos de Xerox (Imaging and Document Management Services) proporcionaron diferentes ventajas a Dow Chemical:
- se mejoró el tiempo de comercialización proporcionando acceso transparente y en línea a todos los documentos de I+D importantes
- se cuadruplicó el acceso a la colección de documentos de Dow por parte de los científicos de I+D y los socios estratégicos en todo el mundo
- se integraron rápidamente los conocimientos adquiridos a través de las fusiones y adquisiciones
- se protegieron los activos intelectuales irreemplazables con un plan de recuperación tras un siniestro rentable
- se mejoraron la calidad de imagen y la legibilidad de los documentos técnicos más antiguos y preciados de Dow
- se eliminó la multiplicidad de colecciones, se redujeron los costes de almacenamiento y se facilitó la reasignación del personal a tareas más productivas.
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