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Park University è stata fondata nel 1875 come un'istituzione indipendente di studi umanistici nel Midwest (U.S.A). Una volta ottenuto lo stato di università nel gennaio del 2000, si è adoperata al fine di espandere l'offerta dei corsi per servire meglio i suoi 21.000 studenti. Tuttavia, dinanzi a un aumento delle iscrizioni pari al 18% nei suoi 40 centri del campus e a un aumento del 48% delle iscrizioni online, gli uffici dell'università hanno avuto difficoltà a far fronte alle richieste.
Le sfide che Park University era chiamata ad affrontare comportavano la necessità di:
- consolidare e automatizzare i processi di lavoro in 40 campus attraverso 20 stati
- semplificare il processo delle domande di ammissioni, che precedentemente richiedeva 30 giorni
- migliorare i servizi agli studenti rendendo immediatamente disponibili informazioni aggiornate
- sviluppare una nuova infrastruttura e un nuovo flusso di lavoro sfruttando i sistemi esistenti di informazioni sugli studenti.
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Il team Xerox ha iniziato a lavorare al fianco di Park University conducendo un workshop di valutazione. Una volta identificate le aree di miglioramento, Xerox ha sviluppato una strategia multifase per:
- creare un archivio centrale (a livello di tutta l'università) di documenti degli strumenti strettamente correlato al sistema di informazioni sugli studenti
- integrare moduli elettronici nel sistema di gestione documenti
- implementare un flusso di lavoro elettronico per i documenti anziché un flusso cartaceo.
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La soluzione Xerox ha apportato vantaggi significativi consentendo a Park University di:
- semplificare l'elaborazione dei moduli per l'archiviazione automatica nel sistema di informazioni sugli studenti
- aumentare le possibilità di reddito con infrastrutture e processi di flusso di lavoro per favorire un aumento delle iscrizioni del 300%
- abbattere i costi grazie a un flusso di lavoro elettronico che riduce l'archiviazione di documenti cartacei, nonché i costi postali e delle trasmissioni via fax a lunga distanza
- migliorare il servizio per studenti/clienti.
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