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A Park University foi fundada em 1875 como uma instituição independente de artes liberais, no Midwest dos Estados Unidos. Desde que obteve o estatuto de universidade em Janeiro de 2000, a Park adoptou medidas para alargar as ofertas de cursos, no sentido de servir melhor os seus 21.000 estudantes. Contudo, quando a Park observou um aumento de 18% nas taxas de inscrição, nos 40 centros do seu campus, e um aumento de 48% das inscrições online, os gabinetes da universidade esforçaram-se por dar resposta a estes aumentos.
Entre os desafios da Park University, encontrava-se a necessidade de:
- consolidar e automatizar os processos de trabalho dos 40 campus, em 20 Estados;
- optimizar o processamento de candidaturas, que levava, anteriormente, até 30 dias;
- melhorar os serviços prestados aos estudantes, colocando imediatamente à disposição informações actualizadas;
- desenvolver uma nova infra-estrutura e um workflow, optimizando, simultaneamente, os sistemas de informação para estudantes existentes.
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A equipa da Xerox começou a trabalhar com a Park University, realizando uma sessão de "cobertura". Depois de identificar áreas para melhoria, a Xerox desenvolveu uma estratégia multifaseada para:
- criar um repositório de documentos central em toda a universidade para os documentos dos estudantes, devidamente inter-relacionada com o seu sistema de informação para estudantes;
- integrar eForms no sistema de gestão de documentos;
- implementar um workflow electrónico de documentos, em vez de um workflow de papel.
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A solução Xerox proporcionou à Park University um número de vantagens significativo:
- processamento simplificado de formulários para armazenamento automático no sistema de informação dos estudantes;
- aumento do potencial de lucro, através da implementação de processos de workflow e infra-estruturas, para apoiar o aumento de 300% das taxas de inscrição;
- diminuição dos custos, através de um workflow electrónico, que permite reduzir as despesas de armazenamento de papel, postais e de fax interurbanas;
- optimização do apoio a estudantes/clientes.
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