 | | | | |
Park University is opgericht in 1875 als een onafhankelijk liberal arts college in het midwesten van de VS. Het verwierf de status van universiteit in januari 2000 en heeft sindsdien actie ondernomen om het cursusaanbod uit te breiden om de 21.000 studenten beter van dienst te zijn. Toen Park echter een toename van 18% in het aantal inschrijvingen aan de 40 aangesloten instellingen zag, plus een groei van 48% in de online inschrijvingen, konden de verscheidene administraties het niet meer bolwerken.
Park University zag zich genoodzaakt om onder andere:
- werkprocessen te consolideren en automatiseren op 40 vestigingen in 20 staten
- de verwerking van inschrijvingen te stroomlijnen, hetgeen vroeger 30 dagen in beslag nam
- de dienstverlening aan studenten te verbeteren door actuele informatie direct beschikbaar te stellen
- een nieuwe infrastructuur en workflow te ontwikkelen door gebruik te maken van de beschikbare studentinformatiesystemen.
|
Het team van Xerox begon de samenwerking met Park University met een workshop. Nadat de knelpunten waren vastgesteld, ontwikkelde Xerox een strategie met verscheidene fasen om:
- een centrale documentopslagplaats voor de hele universiteit in te stellen voor studentendocumenten en deze opslagplaats te koppelen aan het studentinformatiesysteem
- eForms ofwel elektronische formulieren op te nemen in het documentbeheersysteem
- een elektronische workflow voor documenten in te stellen in plaats van een workflow met papieren documenten.
|
De oplossing van Xerox bood een aantal beduidende voordelen voor Park University:
- vereenvoudigde formulierenverwerking voor automatische opslag in het studenteninformatiesysteem
- groter inkomstenpotentieel met infrastructurele- en workflowprocessen die een inschrijvingstoename van 300 procent ondersteunen
- lagere kosten met een elektronische workflow waarmee de kosten voor papieropslag, post en faxen over lange afstanden worden beperkt
- verbeterde service voor studenten/klanten
|
| |
