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Park University est un établissement d'enseignement supérieur privé du Midwest américain fondé en 1875. Depuis qu'il a acquis le statut d'université en janvier 2000, cet établissement développe son offre d'enseignement pour mieux répondre aux attentes de ses 21 000 étudiants. Il n'empêche que lorsque les inscriptions ont augmenté de 18 % sur les sites de ses 40 campus et de 48 % sur son service d'inscription en ligne, les services administratifs de l'université ont traversé une période de forte turbulences.
Pour faire face à la situation, plusieurs défis devaient être relevés :
- regrouper et automatiser les processus de travail sur les 40 campus de l'université, répartis dans 20 états
- rationaliser le traitement des demandes d'inscription qui pouvaient prendre jusqu'à 30 jours auparavent
- améliorer les services aux étudiants en rendant les informations disponibles instantanément dès leur mise à jour
- développer une nouvelle infrastructure et un nouveau workflow tout en exploitant les systèmes d'information existants
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Pour démarrer sa collaboration avec Park University, l'équipe Xerox a dirigé un atelier destiné à déterminer l'étendue du projet. Lorsque les domaines à améliorer ont été identifiés, Xerox a mis au point une stratégie multi-phase visant à :
- créer un référentiel documentaire centralisé couvrant l'ensemble de l'université et destiné à stocker les documents provenant des étudiants, étroitement lié au système d'information étudiants déjà en place
- intégrer des formulaires électroniques au système de gestion documentaire
- mettre en œuvre un workflow électronique pour les documents plutôt qu'un flux papier
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Pour Park University, la solution Xerox offre nombres d'avantages significatifs :
- traitement simplifié des formulaires pour stockage automatique dans le système d'information étudiants
- augmentation potentielle des recettes grâce à la mise en place d'une infrastructure et de processus de workflow capables de prendre en charge une augmentation de 300 % des inscriptions
- diminution des coûts grâce au workflow électronique qui réduit les frais de stockage, d'affranchissement et de télécopies longue distance
- amélioration du service aux étudiants/aux clients
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