 | | | | |
Park University on vuonna 1875 perustettu riippumaton yleissivistävä oppilaitos Yhdysvalloissa. Saatuaan yliopisto-statuksen tammikuussa 2000, Park University on laajentanut kurssitarjontaansa 21 000 opiskelijalleen. Kun opiskelijamäärä kasvoi 18 % Park Universityn 40 toimipisteessä, ja etäopiskelijoiden määrä kasvoi 48 %, yliopistolla oli vaikeuksia pysyä mukana kasvuvauhdissa.
Park Universityn haasteina olivat mm. seuraavat tarpeet:
- työprosessien yhdistäminen ja automatisointi 40 toimipaikassa 20 eri osavaltiossa
- hakemusten käsittelyn tehostaminen – käsittely kesti aiemmin jopa 30 päivää
- opiskelijoille tarjottavien palvelujen parantaminen tarjoamalla heille ajankohtaista tietoa
- uuden infrastruktuurin ja työnkulun kehittäminen, sekä olemassaolevien opiskelijatietojärjestelmien hyväksikäyttö.
|
Xeroxin tiimi aloitti yhteistyön Park Universityn kanssa kartoittamalla toimintaa ja sen mittakaavoja. Kun parannuksia kaipaavat alueet oli tunnistettu, Xerox laati strategian, jolla:
- luotiin koko oppilaitoksen kattava keskitetty asiakirjasäilö opiskelijoita koskeville asiakirjoille, ja se yhdistettiin aiempaan opiskelijatietojärjestelmään
- yhdistettiin asiakirjanhallintajärjestelmään eForms-sovellus
- toteutettiin asiakirjojen sähköinen työnkulku paperiasiakirjojen sijaan.
|
Park University sai monia merkittäviä etuja Xeroxin ratkaisulla:
- hakemuslomakkeiden käsittely helpottui ja tiedot tallennettiin automaattisesti opiskelijatietojärjestelmään
- tuottomahdollisuudet kasvoivat, kun uudella infrastruktuurilla voidaan selvitä opiskelijamäärän kolminkertaistumisesta
- kustannukset laskivat, kun paperiasiakirjojen tallennusta, sekä postitus- ja faksauskuluja vähennettiin siirtymällä sähköisiin asiakirjoihin
- opiskelijoille tarjottava palvelu parantui.
|
| |
