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Park University se fundó en 1875 como una institución de humanidades independiente en el medio oeste de EE.UU. Desde que adquirió la categoría de universidad en enero de 2000, Park ha tomado medidas para ampliar sus ofertas de cursos con la finalidad de dar mejor servicio a sus 21.000 estudiantes. Sin embargo, cuando Park experimentó un aumento del 18% en las matriculaciones en sus 40 centros de campus y un aumento del 48% en las matriculaciones en línea, las oficinas de la universidad pasaron auténticos apuros.
Entre los retos de Park University se incluía la necesidad de:
- consolidar y automatizar los procesos de trabajo en 40 campus en 20 estados
- agilizar el procesamiento de las solicitudes, que anteriormente duraba hasta 30 días
- mejorar los servicios para los estudiantes poniendo a su disposición la información actualizada de forma instantánea
- desarrollar una infraestructura y un flujo de trabajo nuevos aprovechando los sistemas de información existentes para los estudiantes.
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El equipo de Xerox se puso a colaborar con Park University realizando un taller de "acotamiento". Una vez identificadas las áreas de mejora, Xerox desarrolló una estrategia en varias fases para:
- crear un depósito de documentos central para toda la universidad con documentos de los estudiantes estrechamente unido al sistema de información para estudiantes
- incorporar eForms en el sistema de gestión de documentos
- implementar el flujo de trabajo electrónico para los documentos en lugar del flujo de papel.
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La solución de Xerox proporcionó a Park University diversas ventajas:
- proceso de formularios simplificado para su almacenamiento automático en el sistema de información para estudiantes
- mayor potencial de ingresos con procesos de flujo de trabajo e infraestructura en funcionamiento para dar soporte a un aumento del 300% en las matriculaciones
- reducción de costes con un flujo de trabajo electrónico que reduce los gastos de almacenamiento de papel, envío postal y fax de larga distancia
- mejora en el servicio de atención a estudiantes/clientes.
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