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Park University fue fundada en 1875 como una institución independiente de artes liberales en la zona central de los EE. UU. Desde que se la clasificó como universidad en enero de 2000, Park ha tomado medidas para expandir sus ofrecimientos de cursos para servir mejor a sus 21 000 alumnos. Pero cuando Park tuvo un aumento del 18% en las inscripciones en sus 40 campus y un aumento del 48% en la inscripción en línea, las oficinas de la universidad tuvieron dificultades para enfrentar el aumento en la demanda.
Los desafíos de Park University incluían la necesidad de:
- Consolidar y automatizar procesos de trabajo en 40 campus, en 20 estados.
- Optimizar el procesamiento de las solicitudes de inscripción, que antes demoraba hasta 30 días.
- Mejorar los servicios a los estudiantes haciendo que la información estuviera disponible instantáneamente.
- Desarrollar una nueva infraestructura y un nuevo flujo de trabajo y, a la vez, aprovechar los sistemas existentes de información de alumnos.
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El equipo de Xerox comenzó a trabajar con Park University con la organización de un taller de trabajo para determinar el alcance del proyecto. Una vez que se identificaron las áreas que se debían mejorar, Xerox desarrolló una estrategia en varias fases para:
- Crear un depósito central de documentos para toda la universidad para los documentos de los alumnos que estuviera estrechamente vinculado con el sistema de información de alumnos existente.
- Incorporar eForms en el sistema de administración de documentos.
- Implementar un flujo de trabajo electrónico para los documentos en lugar de utilizar un flujo de papel.
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La solución de Xerox produjo una variedad de beneficios importantes para Park University:
- Simplificación del procesamiento de formularios para el almacenamiento automático en el sistema de información de alumnos.
- Aumento del potencial de ingresos con la implementación de una infraestructura y procesos de flujo de trabajo que permitían un aumento del 300% en la inscripción.
- Reducción de costos con un flujo de trabajo electrónico que reduce los gastos de almacenamiento en papel, envío postal y envío de faxes de larga distancia.
- Mejor atención a los estudiantes/clientes.
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