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Die Park University wurde 1875 als unabhängige Institution für Bildende Künste im Mittleren Westen der USA gegründet. Seitdem die Universität im Januar 2000 Universitätsstatus erlangt hat, wurden Schritte zur Erweiterung des Kursangebots für die 21.000 Studenten der Universität unternommen. Als die Universität dann allerdings einen 18%igen Anstieg der Studentenzahl für ihre Präsenzstudiengänge in ihren 40 Campus-Centern und einen 48%igen Anstieg der Studentenzahl für ihre Online-Studiengänge erlebte, hatte die Universität Schwierigkeiten, der Nachfrage nachzukommen.
Die Park University stand vor dem folgenden Problem:
- Die Arbeitsprozesse von 40 Campus-Universitäten in 20 US-Bundesstaaten mussten konsolidiert und automatisiert werden
- Die Bearbeitung neuer Immatrikulationsanträge, die bisher bis zu 30 Tage dauerte, musste gestrafft werden
- Services für Studenten mussten verbessert werden, um aktuelle Informationen sofort zur Verfügung zu stellen
- Es musste eine neue Infrastruktur und ein neuer Arbeitsablauf entwickelt werden, während gleichzeitig die vorhandenen Informationssysteme für Studenten weiterhin genutzt werden sollten
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Das Xerox-Team organisierte zusammen mit der Park University einen "Scoping"-Workshop. Nachdem die verbesserungswürdigen Bereiche identifiziert worden waren, entwickelte Xerox eine Strategie, mit der folgende Ziele erreicht werden konnten:
- Einrichtung eines universitätsweiten zentralen Dokumentenablagebereichs für Studenten-Dokumente, der eng mit dem Informationssystems für Studenten verkoppelt ist
- Integration von e-Formularen in das Dokumentenmanagementsystem
- Implementierung eines elektronischen Dokument-Workflows anstelle eines Papier-Workflows
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Vorteile für Park University:
- Formulare können jetzt leichter für die automatische Ablage im Informationssystem für Studenten bearbeitet werden
- Höheres Umsatzpotenzial durch eine Infrastruktur und Workflow-Prozesse, die es ermöglichen, 300 % mehr Immatrikulationsanträge zu bearbeiten
- Senkung von Kosten durch einen elektronischen Workflow, der Papier und Porto spart und Faxgebühren reduziert
- Studenten/Kunden erhalten einen besseren Service
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