DWP, het Department for Work and Pensions (het Britse ministerie voor werkgelegenheid en pensioenen) is het grootste ministerie in het Verenigd Koninkrijk, dat rechtstreeks meer dan 20 miljoen burgers bedient en ieder jaar meer dan 500 miljoen dollar aan uitkeringen uitbetaalt. Dit vraagt om het beheer van een enorm groot aantal records en transacties waarbij een hoog niveau van nauwkeurigheid en beveiliging is vereist.
De uitdaging
DWP zag zich genoodzaakt om onder andere:
de toeleveringsketen voor documentatie te herzien om informatie duidelijker en toegankelijker te maken voor de Britse burger.
factuurverwerking te beheren
de doelmatigheid te verbeteren om zo gelijke tred te kunnen houden met steeds kritischer wordende beoordelingen van de overheid
dubbel werk te voorkomen door documentdiensten in meer dan 1000 kantoren te integreren.
De oplossing
Onder de naam iON bracht Xerox een aantal toonaangevende bedrijven bij elkaar om gezamenlijk de gehele, versnipperde toeleveringsketen te ransformeren - van bestelling tot inkoop, productie, (opslag in) magazijnen en ten slotte ook de levering. Deze oplossing behelsde strategieen om:
een managementinfrastructuur voor één enkele dienst te implementeren voor alle essentiële afdrukvereisten en verwante vereisten van DWP
een speciaal contactcentrum alsmede een magazijn van zo'n 7500 vierkante meter in gebruik te nemen om bestelling en verzending van alle documentafhankelijke onderdelen vanuit één bron mogelijk te maken.
De resultaten
De oplossing van Xerox bood een aantal essentiële voordelen voor DWP:
aanzienlijke besparingen, waarmee de doelen voor doelmatigheid die de Britse overheid had gesteld werden gerealiseerd
transformatie van documentdiensten van DWP
verbeterde kwaliteit en effectiviteit van op document gebaseerde communicatie met de burger
één contactpunt voor al het drukwerk en marketingmateriaal van het bedrijf.
