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A Universidade de Calgary é uma das principais instituições de investigação e de ensino superior do Canadá, com cerca de 28.000 estudantes a tempo inteiro, de cerca de 90 países, e 5.000 membros docentes e não docentes. A universidade fazia um grande esforço para gerir os 72 milhões de documentos em papel produzidos por ano.
Entre os desafios da Universidade de Calgary, encontravam-se:
- a definição de controlo, consistência e acesso a informações, em 16 unidades autónomas e 100 departamentos;
- oferta aos estudantes de uma experiência a nível mundial, com base numa população com um crescimento projectado para 35.000 estudantes em 2010;
- transição de um ambiente educativo com elevado volume de papel para um ambiente digital.
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A equipa Xerox trabalhou em conjunto com a Universidade de Calgary para implementar o projecto IMAGinE, um sistema de gestão estratégica de documentos e um sistema de gestão de registos. A solução estava baseada em três áreas principais:
- gestão de documentos, da criação à produção, através dos serviços de consultoria documental da Xerox;
- avaliação, optimização e gestão de todos os equipamentos de impressão, cópia, fax e digitalização, incluindo o equipamento de outros fabricantes, através dos Office Services da Xerox;
- centralização e optimização dos serviços de impressão, através dos serviços de produção documental e publishing da Xerox.
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A solução Xerox proporcionou à Universidade de Calgary uma série de vantagens essenciais:
- apoiou uma economização esperada de cerca de 13,8 milhões de dólares (CAN), em sete anos;
- actualizou a tecnologia multifunções em todos os gabinetes do campus;
- originou economias para apoiar iniciativas de gestão documental;
- melhorou o acesso de estudantes e de funcionários à informação, criando uma experiência académica de nível superior.
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