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L'Université de Calgary est l'un des établissements d'enseignement supérieur et de recherche les plus prestigieux du Canada. Fréquentée par quelque 28 000 étudiants à temps plein venus de près de 90 pays, elle emploie 5 000 personnes, tout personnel confondu. Pour l'université, la gestion des 72 millions de documents produits chaque année devenait un véritable casse-tête.
Pour résoudre ce problème, plusieurs défis devaient être relevés :
- mettre en place un système cohérent de création, gestion et accès aux informations sur l'ensemble des 16 sites de l'Université et de ses 100 départements
- proposer une expérience de premier ordre à la population étudiante qui devrait atteindre 35 000 personnes d'ici 2010
- passer d'un environnement éducatif gourmand en papier à un environnement numérique
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L'équipe Xerox et l'Université de Calgary se sont associées pour élaborer le projet IMAGinE, un système stratégique de gestion documentaire combiné à un système de gestion d'enregistrements. La solution s'attache à trois domaines essentiels :
- la gestion des documents, depuis leur création jusqu'à leur production, avec les services de Management global des moyens et processus documentaires
- l'évaluation, l'optimisation et la gestion du parc de périphériques de bureau (scanners, télécopieurs, copieurs et imprimantes - quel qu'en soit le constructeur), avec les services de Gestion des processus et moyens d'impression bureautiques
- la centralisation et la rationalisation des services d'impression avec les services de Production documentaire
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Pour l'Université de Calgary, la solution Xerox offre de nombreux avantages :
- des économies attendues d'environ 13,8 millions de dollars canadiens sur les sept prochaines années
- une mise à niveau technologique de tous les équipements multifonctions utilisés dans tous les bureaux du campus
- des économies réinvesties dans des programmes de gestion documentaire
- un meilleur accès à l'information pour les étudiants et le personnel, et donc une expérience universitaire de très grande qualité
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