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La Universidad de Calgary es una de las principales instituciones de enseñanza superior e investigación de Canadá. Cuenta con casi 28.000 alumnos equivalentes a tiempo completo de casi 90 países y con 5000 profesores y miembros del personal. La universidad pasaba apuros para gestionar los 72 millones de documentos que produce cada año.
Entre los retos de la Universidad de Calgary se incluía la necesidad de:
- controlar y uniformizar la información, así como facilitar el acceso a la misma desde 16 instalaciones distintas y 100 departamentos
- elevar la experiencia de los estudiantes a un nivel de primer orden, pues se prevé que la población aumente hasta los 35.000 estudiantes en 2010
- facilitar la transición de un entorno educativo basado en el papel o uno digital.
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El equipo de Xerox colaboró con la Universidad de Calgary para implementar el proyecto IMAGinE, un sistema de gestión de documentos estratégicos y de gestión de expedientes. La solución abordaba tres áreas principales:
- gestionar documentos desde su creación hasta su producción con los servicios de asesoría documental de Xerox (Xerox Document Advisor Services)
- asesorar, optimizar y gestionar todos los dispositivos de copia, fax y escaneado, incluidos los equipos de otros fabricantes, con los servicios para oficina de Xerox (Xerox Office Services)
- centralizar y agilizar los servicios de impresión con los servicios de producción y publicación de documentos de Xerox (Xerox Document Production and Publishing Services)
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La solución de Xerox benefició a la Universidad de Calgary de la siguiente manera:
- permitió ahorrar aproximadamente 13,8 millones de dólares canadienses durante siete años
- actualizó la tecnología multifunción en todas las oficinas del campus
- generó ahorro para apoyar iniciativas de gestión de documentos
- perfeccionó el acceso de los alumnos y el personal a la información, mejorando la experiencia académica
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