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Die Universität Calgary gehört zu den Top-Universitäten/Forschungsinstituten Kanadas. An der Universität sind knapp 28.000 Studenten (Vollzeitäquivalente) aus fast 90 Ländern eingeschrieben und die Universität beschäftigt rund 5.000 Mitarbeiter in Lehre und Forschung. Die Universität kämpfte damit, die 72 Millionen Seiten Papier, die sie jedes Jahr produzierte, effektiv zu verwalten.
Die Universität Calgary stand vor dem folgenden Problem:
- Es musste eine Lösung zur Kontrolle, Vereinheitlichung und zum Zugriff auf die Informationen in 16 verschiedenen Einrichtungen und 100 Instituten gefunden werden
- Es musste eine Lösung gefunden werden, die auch für eine noch größere Studentenzahl (35.000 bis zum Jahr 2010) tragbar wäre
- Es musste eine Lösung für den Übergang von einer papierintensiven Umgebung zu einer digitalen Umgebung gefunden werden
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Das Xerox-Team implementierte zusammen mit der Universität Calgary das Projekt IMAGinE (ein strategisches Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem). Hierbei standen die folgenden drei Bereiche im Vordergrund:
- Dokumentenmanagement von der Erstellung zur Ausgabe mit Xerox Document Advisor Services
- Bewertung, Optimierung und Verwaltung aller Drucker, Kopierer, Faxgeräte und Scanner von Xerox und anderen Herstellern mit Xerox Office Services
- Zentralisierung und Straffung von Druckservices mit Xerox Document Production and Publishing Services
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Vorteile für die Universität Calgary:
- Voraussichtliche Einsparungen von ca. 13,8 Millionen kanadischen Dollar (ca. 8,6 Millionen Euro [Juli 2008]) über sieben Jahre
- Aktualisierte Multifunktionstechnologie auf dem gesamten Universitätscampus
- Durch die Einsparungen werden Dokumentenmanagementinitiativen finanzierbar
- Optimierter Zugriff auf Informationen für Studenten und Mitarbeiter
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