Größere Effizienz, verkürzte Einnahmevorlaufzeiten und imponierte Kunden durch bewährtes Dokumenten-Outsourcing und bewährte Dokumentendienstleistungen
Wie hoch sind in Ihrem Unternehmen die Kosten für die Erstellung, die Nutzung, den Druck und die Speicherung von Dokumenten?
Wie lassen sich Ihre Dokumentprozesse und -kosten unter Kontrolle bringen?
Xerox Office Services verhilft Ihrem Unternehmen dazu, die Dokumentausgabe sowie die damit verbundenen Kosten in den Griff zu bekommen. Wir betreuen den gesamten Bestand Ihrer Bürogeräte, Drucker, Kopierer sowie Faxgeräte, ob von Xerox oder anderen Herstellern. In Kooperation mit Ihren Mitarbeitern entwickeln und realisieren wir die Prozesse und Konzepte für die Druckausgabe in Ihrem Unternehmen, die für kontinuierliche Produktivitäts- und Rentabilitätssteigerungen sorgen.
Die derzeitigen Prozesse werden mithilfe der erprobten Qualitätssicherungsmethoden von Lean-Six-Sigma analysiert, sodass Sie über ein Instrumentarium verfügen, mit dem Sie faktenorientierte Entscheidungen treffen und dauerhafte Verbesserungen erzielen können.
Workflow-Optimierung
Unser Beraterteam konzipiert und implementiert eine Lösung, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und für die Automatisierung und Integration der dokumentabhängigen Prozesse sorgt.
Xerox übernimmt das komplette Management Ihrer Geräte, Verbrauchsmaterialien und Servicemaßnahmen sowie die technologische Erneuerung, und zwar unter Vereinbarung garantierter Einsparungen und festgelegter Serviceleistungen.
Zentrale Verwaltungsstelle: Wir sind für alle Bürodruckgeräte und Verbrauchsmaterialien verantwortlich, gleichgültig, von welchem Hersteller Ihr Unternehmen diese bezieht.
Verbrauchsmaterialbeschaffung und -verteilung: Wir bringen unsere Kaufkraft, unser technologisches Know-how und unsere Erfahrung ein, um Sie bei Einkauf und Verteilung aller Verbrauchsmaterialien sowie bei Kontrolle und Bestandssicherung zu unterstützen.
Zuliefererkontrolle: Wir gewährleisten, dass Ihre Zulieferer die vereinbarten Serviceleistungen erfüllen.
Helpdesk-Leistungen
Der Support für alle Geräte Ihrer Druckumgebung erfolgt, egal an welchem Ort, von unseren internationalen Callcentern aus:
Helpdesk-Profis: Unsere hochqualifiziertes, kundenorientiertes Helpdesk-Team besteht aus produkterfahrenen, technisch versierten Mitarbeitern, deren Know-how eine rasche Problemanalyse und -beseitigung gewährleistet.
Support-Center: Über unsere Support-Center werden täglich Tausende von Anrufen abgewickelt und wir passen uns Ihrem IT-Helpdesk und Ihren Kundendienstverfahren an.
Präventivhilfe: Unser Team ist in der Lage, Problembereiche vorzeitig zu identifizieren und zu diagnostizieren, sodass Abhilfe geleistet werden kann bevor Probleme sich zu Krisen auswachsen können.
Endnutzerbetreuung
Unsere Expertenteams sind auf die Umstrukturierung von Dokumentproduktionsprozessen spezialisiert:
Xerox Service-Portal: Wir stellen unseren enormen Wissenspeicher Ihren Mitarbeitern über ein Internetportal zur Verfügung.
Nützliche Informationen: Unsere praktischen Tipps und FAQs bieten effektive Hilfe zur Selbsthilfe.
Anwendung im Unternehmen
Xerox Office Services bietet ein ausgewogenes, umfassendes Konzept zur Dokumentenausgabe mit dem Jahr für Jahr nachhaltige Ergebnisse erzielt werden. Wir richten unser Augenmerk vor allem auf folgende Kernbereiche:
Bestandsmanagement
In Ihrem Unternehmen ist beträchtliches Kapital in Form von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten gebunden. Unsere Techniken und Methoden sind darauf angelegt, diese Investitionen maximal zu nutzen.
Geräte- und Dienstleistungsüberwachung
Wir überwachen sämtliche Ausgabegeräte - unabhängig vom Hersteller - sowie die mit Ihren Zulieferern vereinbarten Serviceleistungen. Unser Service passt sich bedarfsgerecht und flexibel Ihren Anforderungen an.
Herstellerneutralität
In Ihren Arbeitsbereichen werden Geräte verschiedenster Hersteller eingesetzt. Für uns spielt es keine Rolle, wer der Gerätehersteller ist, wir decken auch in Fremdherstellerumgebungen (derzeit haben wir über 1,5 Mio. Xerox-fremder Geräte unter Vertrag) sämtliche Aspekte des Bürodrucks ab, von der Beschaffung über Verbrauchsmaterial, Servicevereinbarungen und Reparaturen bis zur Helpdesk-Leitung.
Kostentransparenz
Wir legen die von uns für Ihr Unternehmen erwirtschafteten Einsparungen offen dar. Wir stellen unsere Dienstleistungen wie ein Versorgungsunternehmen in Rechnung: Sie wissen jederzeit genau, wie viel wir Ihnen berechnen und Sie zahlen nur für erbrachte Leistungen. Die Kosten werden akribisch auf Seitenbasis erfasst.
Ein bewährter Ansatz
Um Ihre Bürodruckumgebung zu optimieren und substanzielle, garantierte und nachhaltige Kosteneinsparungen zu erzielen, hat Xerox ein vielfach bewährtes, vierstufiges Verfahren entwickelt.
Ermittlung der tatsächlichen Gesamtkosten
Der echte Nachweis für Einsparungen ist der Vergleich mit den tatsächlichen Gesamtkosten, und darüber hinaus sind sie der Schlüssel für die Endgewinne Ihres Unternehmens. Xerox hat bereits seit Mitte der 90er Jahre Erfahrung mit der Evaluierung von Bürodruckumgebungen und hat seither weltweit Büros mit insgesamt 85000 Mitarbeitern begutachtet. Wir analysieren Ihre Umgebung mit anerkannten Six-Sigma-Methoden und untersuchen dabei unter anderem Fixkosten und variable Kosten, Benutzerverhalten und Arbeitsabläufe.
Wir zeigen Ihnen, wie viel Sie tatsächlich für die Dokumentenproduktion ausgeben, wo Einsparmöglichkeiten bestehen und wie sie genutzt werden können. Sie erfahren genau, wie viel es Ihr Unternehmen kostet, wenn einer Ihrer Mitarbeiter auf “Drucken” klickt, welche Geräte ungenügend ausgelastet oder überlastet sind, wofür Ihr Geld ausgegeben wird und wie Sie diese Ausgaben minimieren können.
Konzeption der optimalen Bürodruckumgebung für Ihre Geschäftsanforderungen
Eine klare Definition der Anforderungen des Unternehmens, der Anwender und spezieller Anwendungen ist die Grundlage, auf der wir die ideale Umgebung für Ihre Anwender konzipieren. Wir achten darauf, dass die richtigen Geräte dort stehen, wo sie wirklich benötigt werden und Ihre Anwender darauf zugreifen können.
Da Ihre Anforderungen sich mit der Zeit ändern können, planen wir den Übergang in mehreren Phasen und nehmen während der Realisierung die notwendigen Anpassungen vor, damit die garantierten Kosteneinsparungen erzielt werden.
Umstellung auf die neue Druckumgebung ohne Unterbrechung oder Investitionsaufwand
Die Optimierung der Bürodruckumgebung ist in der Regel ein großes Projekt. Die Umstellung muss in mehreren Phasen durchgeführt werden. Dies kann bedeuten, dass Ihre vorhandenen Geräte von verschiedenen Herstellern beibehalten werden, damit die Endbenutzer nicht umdenken müssen, keine umfangreichen Anfangsinvestitionen erforderlich sind und sich die Maßnahmen schneller rentieren.
Xerox kümmert sich um die zentrale Verwaltung der Geräte und die Durchführung aller gerätegebundenen Aktivitäten (Umstellen, Zukaufen, Ändern, Entsorgen) und die Helpdesk-Services rund um den Bürodruck. So ist gewährleistet, dass die Umstellung planmäßig durchgeführt wird und Ihr internes Team nicht durch zusätzliche Aufgaben belastet wird.
Nachhaltige Kontrolle Ihrer Bürodruckumgebung und weitere Verbesserungen
Um sicherzustellen, dass sich die Vorteile nachhaltig auswirken, setzt Xerox für das Druckmanagement branchenführende Tools und Anwendungen ein. Zuständig ist ein zentrales Support- und Management-Team.
Unser Konzept für das Management Ihrer Geräte umfasst alle Aspekte der vereinbarten Serviceleistungen wie:
vorbeugende Geräteüberwachung und -verwaltung
Verbrauchsmaterialaufstockung
Reparatur- und Wartungsdienst
mehrsprachiger Helpdesk
Betreuung beim Umstellen, Zukaufen, Modifizieren und Entsorgen von Geräten
einzelne, konsolidierte Rechnung pro Land
ausführliche Berichte über die Leistungen
Kundenvorteile
Die Optimierung des Dokumentausgabeumfelds mit Xerox Office Services bietet eine Reihe von entscheidenden Vorteilen:
Vertraglich garantierte Kosteneinsparungen*
Reduzierung der Bürodruckkosten um ca. €170 pro Büromitarbeiter und Jahr
Nachhaltige und präzise Kostenkontrolle und Kosteneinteilung auf der Basis der Gerätenutzung
Freisetzung von Geldmitteln durch Ausklammerung neuer Geräte von der Bilanz
Größere Endnutzerzufriedenheit und -produktivität
Schaffung einer harmonischen Büroumgebung durch die richtigen Geräte am richtigen Ort mit der für die Endnutzer richtigen Funktionalität
Nutzung einer Gesamtdruckumgebung bei maximaler Verfügbarkeit der Geräte und minimaler Beanspruchung der Anwender
Effizienzsteigerungen in wichtigen Geschäftsbereichen
IT (Helpdesk und Support): Xerox übernimmt die Serviceeinsätze in der Druckumgebung zu 100 %. So haben Ihre IT-Experten zusätzliche Kapazitäten, um Effizienz und Serviceleistung in anderen wichtigen Bereichen zu verbessern - z.B. Server, Arbeitsplatzrechner, Anwendungen usw.
Finanzen (Kreditorenbuchhaltung): Die Reduzierung Hunderter oder Tausender von Rechnungstransaktionen pro Quartal auf eine einzige bringt eine beträchtliche Effizienzoptimierung in der Kreditorenbuchhaltung mit sich.
* Garantierte Einsparungen
Xerox verpflichtet sich vertraglich, garantierte Einsparungen für Ihr Unternehmen mithilfe von Office Services zu erbringen. Wir stellen zunächst die tatsächlichen Gesamtkosten für die Dokumentendienste in Ihrem Unternehmen fest, und machen Ihnen dann ein vertraglich verpflichtetes Angebot mit garantierten Ergebnissen und Einsparungen. Die tatsächlichen Einsparungen hängen von den jeweiligen Anforderungen, den Vertragsvereinbarungen und den Zielsetzungen ab.
Messbarer Erfolg
Woher wissen wir, dass Xerox Office Services für Ihr Unternehmen relevant ist? Wir haben vielen anderen Unternehmen zum Erfolg verholfen. Hier sind einige Beispiele, überzeugen Sie sich selbst:
Intercontinental Hotels Group, ein internationales Unternehmen, konnte allein im ersten Jahr Kosteneinsparungen in Höhe von 1,2 Mio. US-Dollar verzeichnen, die Helpdesk-Abschlussquoten steigern und die durchschnittlich benötigte Zeit zur Problembeseitigung um mehr als die Hälfte kürzen.
Sun Microsystems EMEA, ein Branchenführer, konnte seine Druck- und Dokumentenkosten um ca. 10 % senken, und 3000 Rechnungen pro Quartal europaweit auf eine Rechnung pro Land und Monat reduzieren.
Microsoft, branchenführend bei Software und Lösungen, erhielt eine umfassende Bürodokumentenanalyse mit Empfehlungen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichzeitiger Kostensenkung.
Xerox wies uns in der detaillierten Erstbeurteilung auf eine Reihe von Gelegenheiten hin. Xerox reagierte auf die weiteren Entwicklungen in unserem Unternehmen mit den entsprechenden Erkenntnissen und Dienstleistungen. Wir schätzen Xerox als unseren Begleiter auf unserem weiteren Prozessoptimierungsweg.
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Kent Wiley, Vice President, Training and Support, Dillard's Inc.
Dank der Lean-Six-Sigma-Methode von Xerox konnte Intercontinental Hotels Group Kosteneinsparungen in Höhe von 1,2 Mio. US-Dollar im ersten und 1,4 Mio. Dollar im zweiten Jahr verzeichnen, die Helpdesk-Abschlussquoten steigern und die durchschnittlich benötigte Zeit zur Problembeseitigung um mehr als die Hälfte kürzen.
In Unternehmen, in denen eine effektive Geräteverwaltung Anwendung findet, können 10 bis 30 Prozent an Druckkosten eingespart werden, und darüber hinaus weitere Vorteile aus einem ganzheitlichen Ansatz im Bereich der Druckausgabe gewonnen werden.
Xerox wies uns in der detaillierten Erstbeurteilung auf eine Reihe von Gelegenheiten hin. Xerox reagierte auf die weiteren Entwicklungen in unserem Unternehmen mit den entsprechenden Erkenntnissen und Dienstleistungen. Wir schätzen Xerox als unseren Begleiter auf unserem weiteren 